12.2 Dokumentation for lån til medlemmer af ledelsesorganet og deres nærtstående parter og yderligere oplysninger

For at sikre, at deres politikker vedrørende interessekonflikter overholdes, bør institutterne sikre, at alle relevante interne kontrolprocedurer fuldt ud finder anvendelse på lån og andre transaktioner med medlemmer af ledelsesorganet eller deres nærtstående parter, og at der findes en passende tilsynsramme for ledelsesorganet i dets tilsynsfunktion.

Med henblik på artikel 88, stk. 1, i direktiv 2013/36/EU bør institutterne dokumentere data om lån³⁴ til medlemmer af ledelsesorganet og deres nærtstående parter korrekt, herunder mindst:

• a. debitors navn og status (dvs. medlem af ledelsesorganet eller den nærtstående part) og, vedrørende lån til en nærtstående part, det medlem af ledelsesorganet, som parten er tilknyttet, og arten af forholdet til den nærtstående part
• b. lånets type/art og beløbet
• c. de vilkår og betingelser, der gælder for lånet
• d. datoen for godkendelse af lånet
• e. navnet på den person eller det organ og dets sammensætning, der træffer beslutningen om at godkende lånet, og de gældende betingelser
• f. det forhold (ja/nej), om lånet er ydet på markedsvilkår eller ej
• g. det forhold (ja/nej), om lånet er ydet på vilkår, der er til rådighed for alle medarbejdere.

³⁴ Se også EBA's retningslinjer vedrørende lånoptagelse, som findes på: https://eba.europa.eu/regulation-and-policy/credit-risk/guidelines-on-loan-origination-and-monitoring

Institutterne bør sikre, at dokumentationen for alle lån til medlemmerne af ledelsesorganet og deres nærtstående parter er fuldstændig og ajourført, og at instituttet efter anmodning uden unødig forsinkelse kan stille den fuldstændige dokumentation til rådighed for de kompetente myndigheder i et passende format.