12.2 Документиране на кредитите за членове на ръководния орган и свързаните с тях лица и допълнителна информация

За да гарантира спазването на своите политики в областта на конфликтите на интереси, институцията следва да гарантира, че всички съответни процедури за вътрешен контрол се прилагат изцяло по отношение на кредити и други сделки с членове на ръководния орган или свързани с тях лица и че на равнището на ръководния орган в контролната му функция е въведена подходяща рамка за контрол.

За целите на член 88, параграф 1 от Директива 2013/36/ЕС институциите следва надлежно да документират данните за кредитите³⁴ за членовете на ръководния орган и свързаните с тях лица, включващи най - малко:

• а. името на длъжника и неговия статут (т.е. член на ръководния орган или свързано лице) и по отношение на кредити към свързано лице, члена на ръководният орган, с когото е свързано лицето, и естеството на отношенията със свързаното лице;
• б. вида/естеството на кредита и сумата;
• в. реда и условията, приложими за кредита ;
• г. датата на одобрение на кредита ;
• д. името на лицето или органа и неговия състав, който взема решението за одобрение на кредита, и приложимите условия;
• е. факта (да/не) дали кредитът е отпуснат при пазарни условия; и
• ж. факта (да/не) дали кредитът е отпуснат или не при условия, достъпни за всички служители.

³⁴ Вж. също насоките на ЕБО относно предоставянето на кредити, достъпни на адрес: https://eba.europa.eu/regulation - and - policy/credit - risk/guidelines -on-loan- origination - and - monitoring

Институцията следва да гарантира, че документацията за всички кредити, отпуснати на членовете на ръководния орган и на свързаните с тях лица, е пълна и актуализирана и че институцията е в състояние да предостави на компетентните органи пълната документация в подходящ формат при поискване без ненужно забавяне.