12.2 Τεκμηρίωση των δανείων σε μέλη του διοικητικού οργάνου και στα συνδεδεμένα μέρη τους και πρόσθετες πληροφορίες

Οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να θεσπίζουν αποτελεσματικούς και αξιόπιστους μηχανισμούς ώστε να παρέχεται η δυνατότητα στα μέλη του προσωπικού των ιδρυμάτων να καταγγέλλουν στις αρμόδιες αρχές συναφείς δυνητικές ή πραγματικές παραβάσεις κανονιστικών απαιτήσεων, συμπεριλαμβανομένων, μεταξύ άλλων, των απαιτήσεων του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 575/2013 και των εθνικών διατάξεων για τη μεταφορά της οδηγίας 2013/36/ΕΕ. Οι εν λόγω μηχανισμοί θα πρέπει να περιλαμβάνουν τουλάχιστον:

• α. ειδικές διαδικασίες για τη λήψη και την παρακολούθηση καταγγελιών για παραβάσεις, π.χ. ειδικός τομέας, μονάδα ή λειτουργία καταγγελίας παραβάσεων·
• β. κατάλληλη προστασία, όπως αναφέρεται στην Ενότητα 13·
• γ. προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τόσο του φυσικού προσώπου που καταγγέλλει την παράβαση όσο και του φυσικού προσώπου που φέρεται ότι διέπραξε την παράβαση, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 (ΓΠΚΔ) και
• δ. σαφείς διαδικασίες, όπως καθορίζονται στην E νότητα 13.

Με την επιφύλαξη της δυνατότητας καταγγελίας παραβάσεων μέσω των μηχανισμών των αρμόδιων αρχών, οι αρμόδιες αρχές δύνανται να ενθαρρύνουν τα μέλη του προσωπικού να δοκιμάζουν και να επιδιώκουν πρώτα τη χρήση των διαδικασιών εσωτερικής προειδοποίησης των ιδρυμάτων τους.

Τα ιδρύματα θα πρέπει να αναπτύσσουν και να διατηρούν μια νοοτροπία η οποία ενθαρρύνει την υιοθέτηση θετικής στάσης απέναντι στον έλεγχο των κινδύνων και στην κανονιστική συμμόρφωση εντός του ιδρύματος, καθώς και ένα άρτιο και ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου. Σε αυτό το πλαίσιο, οι επιχειρηματικοί τομείς των ιδρυμάτων θα πρέπει να έχουν την ευθύνη για τη διαχείριση των κινδύνων που συνεπάγεται η άσκηση των δραστηριοτήτων τους και να διαθέτουν συστήματα ελέγχου τα οποία αποσκοπούν στη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τις εσωτερικές και τις εξωτερικές απαιτήσεις. Εντός του εν λόγω πλαισίου, τα ιδρύματα θα πρέπει να διαθέτουν λειτουργίες του συστήματος εσωτερικής επιθεώρησης με κατάλληλες και επαρκείς εξουσίες, κύρος και πρόσβαση στο διοικητικό όργανο, ώστε να φέρουν σε πέρας την αποστολή τους, καθώς και ένα πλαίσιο διαχείρισης κινδύνων .