12.2 Dokumentering av lån till ledningsorganets ledamöter och deras närstående parter samt ytterligare information

För att säkra efterlevnad av sina policyer om intressekonflikter bör instituten säkerställa att alla relevanta interna kontrollförfaranden tillämpas fullt ut på lån och andra transaktioner med ledningsorganets ledamöter eller deras närstående parter och att det finns ett lämpligt ramverk för uppsikt över ledningsorganets nivå i dess tillsynsfunktion.

Vid tillämpning av artikel 88.1 i direktiv 2013/36/EU bör instituten korrekt dokumentera uppgifter om lån³⁴ till ledningsorganets ledamöter och deras närstående parter, inklusive åtminstone följande:

• a. Namnet på gäldenären och gäldenärens status (dvs. ledamot i ledningsorganet eller närstående part) och vid lån till en närstående part den ledamot i ledningsorganet som parten är närstående till och uppgifter om partens relation till ledamoten.
• b. Lånets typ/karaktär och lånebeloppet.
• c. Villkor som tillämpas på lånet.
• d. Datumet för godkännande av lånet.
• e. Namnet på den person eller det organ (inklusive sammansättning av organet) som har fattat beslutet om godkännande av lånet och de tillämpliga villkoren.
• f. Huruvida lånet har beviljats i enlighet med marknadsvillkoren (ja/nej). EBA Regular Use
• g. Huruvida lånet har beviljats i enlighet med villkor som finns tillgängliga för hela personalen (ja/nej).

³⁴ Se även EBA:s riktlinjer om låneutgivning, som finns tillgängliga på https://eba.europa.eu/regulation-and-policy/credit-risk/guidelines-on-loan-origination-and-monitoring

Instituten bör säkerställa att dokumentationen om alla lån till ledningsorganets ledamöter och deras närstående parter är fullständig och uppdaterad och att institutet vid begäran utan dröjsmål kan tillhandahålla hela dokumentationen till behöriga myndigheter i ett lämpligt format.