22. Corrigerende maatregelen door instellingen

Als bij de beoordeling of herbeoordeling door een instelling wordt geconcludeerd dat een persoon niet geschikt is om te worden benoemd als lid van het leidinggevend orgaan, dient deze persoon niet te worden benoemd. Als het lid al benoemd is, dient de instelling dat lid te vervangen. Met uitzondering van criteria die relevant zijn voor de beoordeling van reputatie, eerlijkheid en integriteit, dient een instelling, als zij bij haar beoordeling of herbeoordeling gemakkelijk te verhelpen tekortkomingen vaststelt in de kennis, vaardigheden of ervaring van het lid, passende corrigerende maatregelen te nemen om deze tekortkomingen tijdig weg te nemen.

Als een instelling bij haar beoordeling of herbeoordeling concludeert dat het leidinggevend orgaan in zijn geheel niet geschikt is, dient de instelling tijdig passende corrigerende maatregelen te nemen.

Wanneer een instelling corrigerende maatregelen neemt, dient zij naar de specifieke situatie en tekortkomingen van een individueel lid of de samenstelling van het leidinggevend orgaan als geheel te kijken. In het geval van de aanvraag van een vergunning door een instelling om haar activiteiten te gaan verrichten, dienen deze maatregelen te worden uitgevoerd voordat de vergunning wordt verleend.²⁴

²⁴ Zie voetnoot 28.

Passende corrigerende maatregelen kunnen zijn, zonder daartoe beperkt te zijn: aanpassing van de verdeling van verantwoordelijkheden over leden van het leidinggevend orgaan; vervanging van bepaalde leden; aanwerving van extra leden; eventuele maatregelen voor het beperken van belangenconflicten; opleiding van individuele leden; of opleiding voor het leidinggevend orgaan in zijn geheel om de individuele en collectieve geschiktheid van het leidinggevend orgaan te waarborgen.

In ieder geval dienen bevoegde autoriteiten onmiddellijk op de hoogte te worden gesteld van eventueel vastgestelde belangrijke tekortkomingen betreffende de leden van het leidinggevend orgaan en de collectieve samenstelling van het leidinggevend orgaan. Significante RKV-instellingen dienen de bevoegde autoriteiten ook op de hoogte te stellen van eventuele tekortkomingen die zijn vastgesteld met betrekking tot hoofden van interne controlefuncties en de CFO, wanneer deze geen deel uitmaken van het leidinggevend orgaan. De informatie dient de maatregelen te omvatten die zijn genomen of gepland om deze tekortkomingen te verhelpen, evenals de tijdsplanning voor de uitvoering daarvan.