14. De procedure voor risicoafstemming

De procedure voor risicoafstemming omvat de procedure voor de meting van prestaties en risico’s (deel 14.1); de toekenningsprocedure (deel 14.2) en de procedure voor uitbetaling (hoofdstuk 15). In iedere fase van de procedure voor risicoafstemming moet de variabele beloning worden aangepast aan alle bestaande en toekomstige risico’s die worden aangegaan. Beleggingsondernemingen behoren ervoor te zorgen dat stimulansen om risico’s te nemen in evenwicht zijn met stimulansen om risico’s te beheersen.

Beleggingsondernemingen dienen de tijdshorizon van de meting van risico’s en prestaties in overeenstemming te brengen met hun bedrijfscyclus in een meerjarig kader. Beleggingsondernemingen dienen een passende duur vast te stellen voor de opbouwperiode en de uitbetaalperioden voor beloning en maken daarbij onderscheid tussen beloning die direct wordt betaald en beloning die wordt betaald na uitstel- en retentieperioden. Bij het bepalen van de opbouw- en uitbetaalperioden dient rekening te worden gehouden met de bedrijfsactiviteit en de positie van de categorie aangewezen personeelsleden of, in uitzonderingsgevallen, van een individueel aangewezen personeelslid.

Binnen de procedure voor risicoafstemming moet in alle fasen een passende combinatie van kwantitatieve en kwalitatieve criteria in de vorm van absolute en relatieve criteria worden gebruikt om te waarborgen dat alle risico’s, prestaties en noodzakelijke risicoaanpassingen worden weerspiegeld. De beleggingsonderneming dient absolute prestatiemaatstaven vast te stellen op basis van haar strategie, met inbegrip van haar risicoprofiel en risicobereidheid. Relatieve prestatiemaatstaven dienen te worden vastgesteld om prestaties te vergelijken met die van collega’s, hetzij “intern” (d.w.z. binnen de organisatie), hetzij “extern” (d.w.z. vergelijkbare beleggingsondernemingen). Kwantitatieve en kwalitatieve criteria en de toegepaste procedures dienen transparant en, voor zover mogelijk, vooraf gedefinieerd te zijn. Zowel bij kwantitatieve als bij kwalitatieve criteria mag deels op eigen inschatting worden afgegaan.

Wanneer een op inschatting gebaseerde aanpak wordt gebruikt, dienen beleggingsondernemingen zorg te dragen voor voldoende transparantie en objectiviteit bij de inschattingen. Daartoe dienen zij:

• a. een duidelijk schriftelijk vastgelegd beleid vaststellen waarin de parameters en de belangrijkste afwegingen worden beschreven waarop de inschatting gebaseerd dient te zijn; EBA Public
• b. een duidelijke en volledige documentatie te verstrekken over het uiteindelijke besluit betreffende de risico- en prestatiemeting of de toegepaste risicoaanpassingen;
• c. relevante controlefuncties bij de procedure te betrekken;
• d. rekening te houden met de persoonlijke prikkels van de personeelsleden die de inschatting maken en met eventuele belangenconflicten;
• e. voor passende controles en waarborgen te zorgen, bijvoorbeeld door aanpassingen vast te stellen in een panel met daarin personeelsleden uit bedrijfseenheden, bedrijfs- en controlefuncties enz.;
• f. de beoordeling goed te keuren die is uitgevoerd door een controlefunctie of op een passend hiërarchisch niveau boven de functie die de beoordeling uitvoert, bv. op het niveau van het leidinggevend orgaan in zijn bestuurs- of toezichthoudende functie of op het niveau van de beloningscommissie.

Beleggingsondernemingen dienen de procedure voor risicoafstemming transparant te maken voor aangewezen personeelsleden, met inbegrip van onderdelen die zijn gebaseerd op persoonlijke beoordeling in plaats van objectieve feiten of gegevens.

Beleggingsondernemingen dienen gedetailleerde informatie te verstrekken aan de beloningscommissie of de toezichthoudende functie ingeval de definitieve uitkomst na toepassing van inschattingselementen significant afwijkt van de aanvankelijke uitkomst op basis van vooraf vastgestelde maatstaven.