5.3 Postopki odborov in komisij

Odbori in komisije bi morale redno poročati upravljalnemu organu v nadzorni funkciji.

Kjer je primerno, bi morali odbori in komisije med seboj sodelovati. Brez poseganja v odstavek 51 bi bilo lahko tako sodelovanje vzpostavljeno v obliki navzkrižnega članstva, tako da bi bil predsednik ali član odbora in komisije lahko tudi član drugega odbora in komisije.

Člani odborov in komisij bi morali sodelovati v odprtih in kritičnih razpravah, v katerih bi konstruktivno razpravljali o različnih mnenjih.

Odbori in komisije bi morali dokumentirati dnevne rede svojih sestankov ter njihove glavne rezultate in sklepne ugotovitve.

Odbor za tveganja bi moral vsaj:

• a. imeti dostop do vseh pomembnih informacij in podatkov, potrebnih za opravljanje svoje vloge, vključno z informacijami in podatki ustreznih korporativnih in kontrolnih funkcij (npr. na področju prava, financ, človeških virov, IT, notranje revizije, tveganj in skladnosti poslovanja, vključno z informacijami o skladnosti s predpisi za preprečevanje pranja denarja in financiranja terorizma in zbirnimi informacijami o poročilih o sumljivih transakcijah, ter dejavnikov tveganja za pranje denarja in financiranje terorizma);
• b. redno prejemati poročila, ad hoc informacije, sporočila in mnenja vodij funkcij notranjih kontrol v zvezi s trenutnim profilom tveganosti investicijskega podjetja, njegovo kulturo tveganj in limiti tveganj ter vsemi morebitnimi pomembnimi kršitvami¹⁶ , ki so se morda zgodile, s podrobnimi informacijami o njih ter priporočili glede korektivnih ukrepov, ki so bili sprejeti, jih je treba sprejeti ali so bili predlagani za obravnavo; redno pregledovati vsebino, obliko in pogostost informacij, ki so povezane s tveganjem in jih je treba sporočati odboru za tveganja, ter odločati v zvezi z vsebino, obliko in pogostostjo teh informacij; ter
• c. po potrebi zagotoviti ustrezno vključevanje funkcij notranjih kontrol in drugih zadevnih funkcij (kadrovskih, pravnih in finančnih) v okviru njihovih strokovnih področij in/ali zahtevati zunanje strokovno svetovanje.

¹⁶ V zvezi s hudimi kršitvami na področju preprečevanja pranja denarja in financiranja terorizma glej tudi smernice, ki se izdajo v skladu s členom 117(6) Direktive 2013/36/EU ter določajo način sodelovanja in izmenjave informacij med organi iz odstavka 5 tega člena, zlasti v zvezi s čezmejnimi skupinami in v okviru ugotavljanja hudih kršitev pravil o preprečevanju pranja denarja.