5.3 Kommittéernas förfaranden

Kommittéerna ska regelbundet rapportera till ledningsorganet i dess tillsynsfunktion.

Kommittéerna ska samverka med varandra när så är lämpligt. Utan att det påverkar tillämpningen av punkt 51 kan sådan samverkan ske i form av korsvist deltagande, dvs. att ordföranden eller en ledamot i en kommitté också kan vara ledamot i en annan kommitté.

Kommittéledamöterna ska föra öppna och kritiska diskussioner, och avvikande åsikter ska diskuteras på ett konstruktivt sätt.

Kommittéerna ska dokumentera dagordningarna för kommittémöten samt mötenas huvudsakliga resultat och slutsatser.

Riskkommittén ska som minst

• a. ha tillgång till all relevant information och alla relevanta data som krävs för att den ska kunna fullgöra sin uppgift, inbegripet information och data från relevanta företags- och kontrollfunktioner (t.ex. juridik, ekonomi, personal, it, internrevision, risk och regelefterlevnad, inklusive information om efterlevnad av reglerna för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och sammanställda uppgifter från rapporter om misstänkta transaktioner och riskfaktorer för penningtvätt och finansiering av terrorism),
• b. erhålla regelbundna rapporter, ad hoc-information, meddelanden och synpunkter från cheferna för de interna kontrollfunktionerna gällande värdepappersföretagets aktuella riskprofil, dess riskkultur och riskgränser, samt alla eventuella väsentliga överträdelser¹⁶ som kan ha inträffat, med detaljerad information och rekommendationer om korrigerande åtgärder som vidtagits, ska vidtas eller som föreslås för att hantera dessa; kommittén ska även periodiskt se över och fatta beslut om innehållet, formatet och frekvensen för den riskinformation som ska rapporteras till den,
• c. se till, när så är nödvändigt, att de interna kontrollfunktionerna och andra relevanta funktioner (personal, juridik och ekonomi) involveras på lämpligt sätt inom deras respektive kompetensområden och/eller söka extern experthjälp.

¹⁶ När det gäller allvarliga överträdelser på området bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, se även de kommande riktlinjerna enligt artikel 117.6 i direktiv 2013/36/EU som specificerar hur samarbetet och informationsutbytet ska ske mellan de myndigheter som nämns i punkt 5 i den artikeln, i synnerhet vad gäller gränsöverskridande koncerner och inom ramen för identifiering av allvarliga överträdelser av regler om bekämpning av penningtvätt.