5.3 Procédures des comités

Les comités devraient faire rapport régulièrement à l’organe de direction dans sa fonction de surveillance.

Les comités devraient interagir entre eux, en tant que de besoin. Sans préjudice du point 51, cette interaction pourrait prendre la forme d’une participation croisée, de sorte que le président ou un membre d’un comité puisse également être membre d’un autre comité.

Les membres des comités devraient participer à des discussions ouvertes et analytiques, au cours desquelles les différences d’opinion sont discutées de manière constructive.

Les comités devraient documenter l’ordre du jour de leurs réunions, ainsi que leurs principaux résultats et conclusions.

Le comité des risques devrait, à tout le moins:

• a. avoir accès à toutes les informations et données pertinentes dont il a besoin pour accomplir sa mission, y compris celles fournies par les fonctions d’entreprise et de contrôle pertinentes (par exemple les services juridique, des finances, des ressources humaines, informatique, de l’audit interne, de la gestion des risques et de la vérification de la conformité, y compris des informations sur la conformité aux règles de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme et des informations agrégées sur les déclarations de transactions suspectes et les facteurs de risque liés au blanchiment de capitaux et au financement du terrorisme);
• b. recevoir des rapports réguliers, des informations ad hoc, des communications et des opinions de la part des responsables des fonctions de contrôle interne concernant le profil de risque actuel de l’entreprise d’investissement, sa culture du risque et ses limites de risque, ainsi que toute violation significative¹⁶ pouvant être survenue, accompagnés d’informations détaillées et de recommandations sur les mesures correctives prises, à prendre ou proposées en vue de leur examen, ainsi que réexaminer périodiquement et déterminer le contenu, le format et la fréquence des informations sur les risques devant lui être communiquées; et
• c. en tant que de besoin, garantir la participation adéquate des fonctions de contrôle interne et autres fonctions pertinentes (ressources humaines, juridique et finances) dans leur domaine d’expertise respectif et/ou solliciter les conseils d’experts externes.

¹⁶ En ce qui concerne les infractions graves dans le domaine de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, veuillez vous référer également aux orientations devant être émises en vertu de l’article 117, paragraphe 6, de la directive 2013/36/UE, qui précisent les modalités de la coopération et de l’échange d’informations entre les autorités visées au paragraphe 5 dudit article, en particulier en ce qui concerne les groupes transfrontières et dans le contexte de la détection des violations graves des règles de lutte contre le blanchiment de capitaux.