5.3 Processen van comités

Comités brengen regelmatig verslag uit aan het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie.

Er is een passende wisselwerking tussen comités. Met inachtneming van punt 51 kan een dergelijke wisselwerking de vorm aannemen van wederzijdse vertegenwoordiging zodat de voorzitter of een lid van een comité ook lid kan zijn van een ander comité.

Leden van comités nemen actief deel aan open en kritische discussies, tijdens welke afwijkende meningen op een constructieve manier worden besproken.

Comités leggen de agenda’s van comitévergaderingen vast, evenals de belangrijkste uitkomsten en conclusies van die vergaderingen.

Het risicocomité dient ten minste:

• a. toegang te hebben tot alle relevante informatie en gegevens die nodig zijn om zijn taak te verrichten, met inbegrip van informatie en gegevens die afkomstig zijn van relevante bedrijfs- en controlefuncties (zoals de afdelingen juridische zaken, financiën, personeelszaken, IT, interne audit, risico en naleving, waaronder ook informatie over naleving van de AML/CTF-voorschriften en geaggregeerde informatie over meldingen van verdachte transacties en de ML/TF-risicofactoren);
• b. regelmatig rapporten, ad-hocinformatie, mededelingen en adviezen van hoofden van interne controlefuncties te ontvangen met betrekking tot het actuele risicoprofiel van de beleggingsonderneming, haar risicocultuur en haar risicolimieten, evenals aangaande eventuele belangrijke inbreuken¹⁶ die mogelijk hebben plaatsgevonden, met gedetailleerde informatie over en aanbevelingen voor corrigerende maatregelen die zijn genomen, moeten worden genomen of worden voorgesteld; de inhoud, het format en de frequentie van de risico-informatie die aan hen wordt gerapporteerd, te onderwerpen aan periodieke evaluatie en besluitvorming; en
• c. waar nodig te zorgen voor voldoende betrokkenheid van de interne controlefuncties en andere relevante functies (personeelszaken, juridische zaken, financiën) binnen de respectieve deskundigheidsgebieden en/of advies van externe deskundigen inwinnen.

¹⁶ Zie met betrekking tot ernstige inbreuken op het gebied van AML/TF ook de uit hoofde van artikel 117, lid 6, van Richtlijn 2013/36/EU uit te brengen richtsnoeren met de nadere regelingen betreffende de wijze van samenwerking en informatie-uitwisseling tussen de in lid 5 van dit artikel bedoelde autoriteiten, met name met betrekking tot grensoverschrijdende groepen en in de context van het vaststellen van ernstige schendingen van de regels ter voorkoming van het witwassen van geld.