5.3 Proċessi tal -kumitati

Il- kumitati għandhom jirrapportaw regolarment għand il - korp maniġerjali fil -funzjoni superviżorja tiegħu.

Il- kumitati għandhom jinteraġixxu ma’ xulxin skont kif ikun xieraq. Mingħajr preġudizzju għall - paragrafu 51, din l- interazzjoni tista’ tieħu l - forma ta’ parteċipazzjoni reċiproka sabiex il - president jew membru ta’ kumitat jista’ jkun ukoll membru ta’ kumitat ieħor.

Il-membri tal- kumitati għandhom jidħlu f’diskussjonijiet miftuħa u kritiċi, li matulhom fehmiet diverġenti jiġu diskussi b’mod kostruttiv.

Il- kumitati għandhom jiddokumentaw l - aġendi tal - laqgħat tal -kumitati u r- riżultati u l - konklużjonijiet ewlenin tagħhom.

Il-kumitat tar- riskju għandu tal - inqas:

• a. ikollu aċċess għall -informazzjoni u d- data rilevanti kollha meħtieġa biex iwettaq ir -rwol tiegħu, inkluż informazzjoni u data minn funzjonijiet korporattivi u ta’ kontroll rilevanti (eż. legali, finanzi, riżorsi umani, IT, awditjar intern, riskju u konformità, inkluż informazzjoni dwar il-konformità mal-AML/CTF u informazzjoni aggregata dwar rapporti ta’ tranżazzjonijiet suspettużi, u fatturi ta’ riskju ML/TF);
• b. jirċievi rapporti regolari, informazzjoni ad hoc, komun ikazzjonijiet u opinjonijiet mill-kapijiet ta’ funzjonijiet ta’ kontroll intern dwar il-profil tar-riskju attwali tad-ditta tal-investiment, il-kultura tar- riskju tagħha u l -limiti tar- riskju tagħha, kif ukoll dwar kwalunkwe ksur materjali¹⁶ li seta’ seħħ, b’informazzjoni dettaljata u rakkomandazzjonijiet għal miżuri korrettivi meħuda, li għandhom jittieħdu jew suġġeriti biex dan jiġi indirizzat; perjodikament jirrieżamina u jiddeċiedi dwar il - kontenut, il-format u l-frekwenza tal-informazzjoni dwar ir- riskji li għandha tiġi rrapportata lilu; u
• c. fejn meħtieġ, żgura l - involviment xieraq tal -funzjonijiet ta’ kontroll intern u ta’ funzjonijiet rilevanti oħra (tar - riżorsi umani, legali, tal - finanzi) fi ħdan l - oqsma ta’ kompetenza rispettivi tagħhom u/jew itlob parir espert estern.

¹⁶ Fir-rigward ta’ ksur serju fil- qasam tal - AML/TF, jekk jogħġbok irreferi wkoll għal - linji gwida li għandhom jinħarġu skont l-Artikolu 117(6) tad-Direttiva 20 13/36/UE, li jispeċifikaw il -mod ta’ kooperazzjoni u skambju ta’ informazzjoni bejn l-awtoritajiet imsemmija fil-paragrafu 5 ta’ dan l-Artikolu, b’mod partikolari fir-rigward ta’ gruppi transfruntiera u fil-kuntest tal-identifikazzjoni ta’ ksur serju tar-regoli kontra l- ħasil tal -flus.