5.3 Udvalgsprocesser

Udvalgene bør regelmæssigt aflægge rapport til ledelsesorganet i dets tilsynsfunktion.

Udvalgene bør fungere i samspil med hinanden i det omfang, det er relevant. Med forbehold af punkt 51 kunne et sådant samspil være i form at krydsdeltagelse, således at formanden eller et medlem af et udvalg ligeledes kan være medlem af et andet udvalg.

Udvalgsmedlemmerne bør indgå i åbne og kritiske diskussioner, hvor afvigende synspunkter drøftes på en konstruktiv måde.

Udvalgene bør dokumentere dagsordenerne for udvalgsmøderne og de vigtigste resultater og konklusioner heraf.

Risikoudvalget bør som minimum:

• a. have adgang til alle relevante oplysninger og data, der er nødvendige for at varetage sin rolle, herunder oplysninger og data fra relevante stabs- og kontrolfunktioner, f.eks. i henseende til retlige anliggender, økonomi, menneskelige ressourcer, IT, intern revision, risiko og efterlevelse, herunder oplysninger om AML/CTF-compliance og aggregerede oplysninger om indberetninger af mistænkelige transaktioner og ML/TF-risikofaktorer
• b. modtage regelmæssige rapporter, ad hoc-oplysninger, meddelelser og udtalelser fra ansvarlige for interne kontrolfunktioner vedrørende investeringsselskabets nuværende risikoprofil, dets risikokultur og risikogrænser samt om eventuelle væsentlige overtrædelser¹⁶ , der måtte have fundet sted, med detaljerede oplysninger om og anbefalinger til korrigerende foranstaltninger, der er truffet, skal træffes eller er foreslået med henblik på at afhjælpe dem, regelmæssigt gennemgå og træffe beslutning om indholdet, formatet og hyppigheden af de oplysninger om risici, der skal indberettes til det, og
• c. når det er nødvendigt, sikre passende inddragelse af de interne kontrolfunktioner og andre relevante funktioner (menneskelige ressourcer, retlige anliggender og økonomi) inden for deres respektive ekspertiseområder og/eller søge ekstern ekspertrådgivning.

¹⁶ Hvad angår alvorlige overtrædelser inden for AML/TF henvises der også til de retningslinjer, der skal udstedes i henhold til artikel 117, stk. 6, i direktiv 2013/36/EU, hvori det præciseres, hvordan samarbejdet og informationsudvekslingen mellem de myndigheder, der er omhandlet i stk. 5 i denne artikel, skal foregå, navnlig i forbindelse med grænseoverskridende koncerner og i forbindelse med identifikation af grove overtrædelser af reglerne om bekæmpelse af hvidvaskning af penge.