5.3 Komiteoiden menettelyt

Komiteoiden tulee säännöllisesti raportoida toiminnastaan valvontatehtäväänsä hoitavalle ylimmälle hallintoelimelle.

Komiteoiden tulee tarpeen mukaan olla vuorovaikutuksessa toistensa kanssa. Vuorovaikutuksen perustana voi olla ristiin osallistuminen siten, että komitean puheenjohtaja tai jäsen voi olla jäsenenä myös toisessa komiteassa, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 51 kohdan soveltamista.

Komiteoiden jäsenten tulee osallistua avoimiin ja kriittisiin keskusteluihin, joiden aikana eriävistä näkemyksistä keskustellaan rakentavasti.

Komiteoiden tulee pitää kirjaa komitean kokousten asialistoista ja tärkeimmistä lopputulemista ja päätelmistä.

Mikäli riskikomitea on perustettu, sen tulee vähintään

• a. saada kaikki oleellinen tieto, jota tarvitaan sen tehtävien suorittamiseen, kuten asianmukaisista yritystä koskevista toiminnoista ja valvontatoiminnoista saatava tieto (esim. lakiasiat, rahoitus, henkilöstöasiat, tietotekniikka, sisäiset tarkastukset, riskienhallinta, säännösten noudattamisen valvonta, mukaan lukien tiedot rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa koskevien säännösten noudattamisesta ja kootut tiedot epäilyttäviä liiketoimia koskevista ilmoituksista, sekä rahanpesua ja terrorismin rahoitusta koskevat riskitekijät);
• b. saada säännöllisiä raportteja, tapauskohtaisia tietoja, tiedonantoja ja lausuntoja sisäisten valvontatoimintojen päälliköiltä sijoituspalveluyrityksen senhetkisestä riskiprofiilista, sen riskikulttuurista ja riskirajoista sekä kaikista mahdollisista olennaisista laiminlyönneistä¹⁶ , mukaan lukien yksityiskohtaiset tiedot ja suositukset tehdyistä, suunnitelluista tai ehdotetuista korjaavista toimenpiteistä; säännöllisesti uudelleenarvioida sille toimitettavien riskitietojen sisältöä, muotoa ja ilmoitusväliä sekä tehdä niitä koskevia päätöksiä; ja
• c. varmistaa tarvittaessa sisäisten valvontatoimintojen ja muiden asiaan liittyvien toimintojen (henkilöstö, lakiasiat ja rahoitus) asianmukainen osallistuminen niiden asiantuntemusalan mukaisesti ja/tai hakea ulkopuolista asiantuntija-apua.

¹⁶ Rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjunnan alaan liittyvät vakavat laiminlyönnit. Ks. myös direktiivin 2013/36/EU 117 artiklan 6 kohdan mukaisesti annettavat ohjeet, joissa määritellään kyseisen artiklan 5 kohdassa tarkoitettujen viranomaisten välisen yhteistyön ja tietojenvaihdon tavat erityisesti rajat ylittävien ryhmien osalta ja rahanpesun torjuntaa koskevien sääntöjen vakavien rikkomisten tunnistamiseksi.