5.3 Διεργασίες των επιτροπών

Οι επιτροπές θα πρέπει να υποβάλλουν αναφορές σε τακτική βάση στο διοικητικό όργανο υπό την εποπτική του αρμοδιότητα.

Οι επιτροπές θα πρέπει να αλληλεπιδρούν μεταξύ τους με κατάλληλο τρόπο. Με την επιφύλαξη της παραγράφου 51, η αλληλεπίδραση αυτή θα μπορούσε να λαμβάνει τη μορφή πολλαπλής συμμετοχής έτσι ώστε ο πρόεδρος ή ένα μέλος μιας επιτροπής να μπορεί επίσης να είναι μέλος μιας άλλης επιτροπής.

Τα μέλη των επιτροπών θα πρέπει να συμμετέχουν σε ανοιχτές συζητήσεις με κριτικό πνεύμα, στο πλαίσιο των οποίων οι αποκλίνουσες απόψεις συζητούνται κατά τρόπο εποικοδομητικό.

Οι επιτροπές θα πρέπει να καταγράφουν τα θέματα της ημερήσιας διάταξης των συνεδριάσεων των επιτροπών, καθώς και τα κυριότερα αποτελέσματα και συμπεράσματά τους.

Η επιτροπή κινδύνου θα πρέπει τουλάχιστον:

• α. να έχει πρόσβαση σε όλες τις σχετικές πληροφορίες και τα δεδομένα που είναι απαραίτητα για την εκτέλεση του ρόλου της, συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών και δεδομένων από συναφή εταιρικά και ελεγκτικά τμήματα (π.χ. νομικό τμήμα, οικονομικό τμήμα, τμήμα ανθρώπινων πόρων, τμήμα ΤΠ, τμήμα εσωτερικού ελέγχου, τμήμα διαχείρισης κίνδυνων, τμήμα συμμόρφωσης, συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών σχετικά με τη συμμόρφωση σε θέματα καταπολέμησης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας και συγκεντρωτικές πληροφορίες σχετικά με ύποπτες αναφορές συναλλαγών και παράγοντες κινδύνου ΝΕΠΔ/ΧΤ),
• β. να λαμβάνει τακτικές εκθέσεις, ad hoc πληροφορίες, ανακοινώσεις και γνωμοδοτήσεις από τους επικεφαλής των τμημάτων του συστήματος εσωτερικού ελέγχου όσον αφορά το υφιστάμενο προφίλ κινδύνου της επιχείρησης επενδύσεων, τη νοοτροπία αντιμετώπισης των κινδύνων και τα όρια κινδύνου της, καθώς και τυχόν σημαντικές παραβάσεις¹⁶ που ενδέχεται να έχουν προκύψει, με λεπτομερείς πληροφορίες και συστάσεις για τα διορθωτικά μέτρα που έχουν ληφθεί, που πρέπει να ληφθούν ή που προτείνονται για την αντιμετώπισή τους. Θα πρέπει περιοδικά να επανεξετάζει και να αποφασίζει σχετικά με το περιεχόμενο, τη μορφή και τη συχνότητα των πληροφοριών αναφορικά με τον κίνδυνο που πρέπει να της κοινοποιείται και
• γ. όπου κρίνεται αναγκαίο, να εξασφαλίζει τη δέουσα συμμετοχή των τμημάτων του συστήματος εσωτερικού ελέγχου και άλλων σχετικών τμημάτων (τμήμα ανθρώπινων πόρων, νομικό τμήμα, οικονομικό τμήμα) εντός των αντίστοιχων πεδίων εμπειρογνωσίας τους ή/και να ζητά συμβουλές από εξωτερικούς εμπειρογνώμονες.

¹⁶ Όσον αφορά σοβαρές παραβιάσεις στον τομέα καταπολέμησης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της καταπολέμησης της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας, ανατρέξτε επίσης στις κατευθυντήριες γραμμές που θα εκδοθούν βάσει του άρθρου 117 παράγραφος 6 της οδηγίας 2013/36/ΕΕ, διευκρινίζοντας τον τρόπο συνεργασίας και ανταλλαγής πληροφοριών μεταξύ των αρχών που αναφέρονται στην παράγραφο 5 του παρόντος άρθρου, ιδίως σε σχέση με τις διασυνοριακές ομάδες και στο πλαίσιο του εντοπισμού σοβαρών παραβιάσεων των κανόνων πρόληψης της νοµιµοποίησης εσόδων από παράνοµες δραστηριότητες.