12 Politik for interessekonflikter blandt medarbejdere

Institutternes foranstaltninger til at håndtere eller i givet fald afhjælpe interessekonflikter bør dokumenteres og bl.a. omfatte:

• a. en hensigtsmæssig funktionsadskillelse, f.eks. ved at overlade modstridende aktiviteter inden for behandlingen af transaktioner eller ved levering af tjenesteydelser til forskellige personer eller overdrage tilsyns- eller indberetningsansvar for modstridende aktiviteter til forskellige personer
• b. etablering af informationsbarrierer, f.eks. gennem fysisk adskillelse af visse forretningsområder eller enheder.

Ledelsesorganet bør være ansvarligt for at fastsætte, godkende og føre tilsyn med gennemførelsen og opretholdelsen af effektive politikker til at identificere, vurdere, håndtere og afhjælpe eller forebygge faktiske og potentielle konflikter mellem instituttets interesser og medarbejdernes private interesser, herunder medlemmer af ledelsesorganet, som kunne indvirke negativt på varetagelsen af deres opgaver og ansvar. Et konsoliderende institut bør tage hensyn til interesser inden for en koncernpolitik for interessekonflikter på konsolideret og delkonsolideret grundlag.

Politikken bør tilsigte at identificere interessekonflikter blandt medarbejdere, herunder deres nærmeste familiemedlemmers interesser. Institutterne bør tage højde for, at interessekonflikter ikke kun kan opstå i forbindelse med nuværende, men også tidligere personlige eller faglige relationer. Hvis der opstår interessekonflikter, bør institutterne vurdere, hvor væsentlige de er, og efter behov vedtage og gennemføre afhjælpende foranstaltninger.

Med hensyn til interessekonflikter, der kan opstå som følge af tidligere forbindelser, bør institutterne fastsætte en passende tidsramme, for hvilken de ønsker, at medarbejderne skal rapportere sådanne interessekonflikter, på grundlag af, at disse stadig kan have indvirkning på medarbejdernes adfærd og deltagelse i beslutningstagningen.

Politikken bør som minimum omfatte følgende situationer eller forbindelser, hvor der kan opstå interessekonflikter:

• a. økonomiske interesser (f.eks. aktier, andre ejerskabsinteresser og medlemskaber, kapitalinteresser og andre økonomiske interesser i erhvervskunder, intellektuelle ejendomsrettigheder, lån ydet af instituttet til en virksomhed ejet af en medarbejder, medlemskab af et organ eller ejerskab af et organ eller en enhed med modstridende interesser)
• b. personlige eller professionelle forbindelser til ejerne af kvalificerede andele i instituttet
• c. personlige eller faglige relationer til medarbejdere i instituttet eller enheder inden for konsolideringsreglernes anvendelsesområde (f.eks. familierelationer)
• d. anden ansættelse og tidligere ansættelse inden for den senere tid (f.eks. fem år)
• e. personlige eller faglige relationer til relevante eksterne interessenter (f.eks. tilknytning til væsentlige leverandører, konsulentvirksomheder eller andre tjenesteudbydere) og
• f. politisk indflydelse eller politiske forbindelser.

Uanset ovenstående bør institutterne tage højde for, at det forhold, at medarbejdere er aktionær i et institut eller har private konti eller lån hos et institut eller anvender andre af instituttets tjenester, bør ikke føre til en situation, hvor medarbejderne anses for at have en interessekonflikt, hvis de holder sig inden for en passende minimumstærskel.

Politikken bør fastsætte processerne for rapportering og kommunikation til den funktion, der er ansvarlig på grundlag af politikken. Medarbejderne bør være forpligtet til internt straks at oplyse om et hvilket som helst forhold, der kan give, eller har givet, anledning til en interessekonflikt.

Politikken bør sondre mellem interessekonflikter, der varer ved og skal håndteres permanent, og interessekonflikter, der opstår uventet med hensyn til en enkelt begivenhed (f.eks. en transaktion, udvælgelse af tjenesteudbyder osv.) og normalt kan afhjælpes ved hjælp af en engangsforanstaltning. Under alle omstændigheder bør instituttets interesse være af central betydning for de beslutninger, der træffes.

Politikken bør fastsætte procedurer, foranstaltninger, dokumentationskrav og ansvarsområder med hensyn til identifikation og forebyggelse af interessekonflikter, vurdering af, om de er væsentlige, og med henblik på at træffe afhjælpende foranstaltninger. Sådanne procedurer, elementer, ansvarsområder og foranstaltninger bør omfatte:

• a. overladelse af modstridende aktiviteter eller transaktioner til forskellige personer
• b. forhindring af, at medarbejdere, der også er aktive uden for instituttet, får uhensigtsmæssig indflydelse inden for instituttet vedrørende disse andre aktiviteter
• c. godtgørelse af ansvaret for ledelsesorganets medlemmer for at afholde sig fra at deltage i en afstemning om noget forhold, hvor et medlem har eller kan have en interessekonflikt, eller hvor medlemmets objektivitet eller evne til fuldt ud at varetage sine opgaver over for instituttet på anden måde kan blive kompromitteret
• d. forhindring af, at medlemmer af ledelsesorganet har direktør- og bestyrelsesposter i konkurrerende institutter, medmindre de er inden for institutter, der tilhører samme institutsikringsordning, jf. artikel 113, stk. 7, i forordning (EU) nr. 575/2013, institutter, som er fast tilknyttet et centralt organ, jf. artikel 10 i forordning (EU) nr. 575/2013, eller institutter inden for konsolideringsreglernes anvendelsesområde.

Politikken bør specifikt omfatte risikoen for interessekonflikter i ledelsesorganet og indeholde tilstrækkelig vejledning vedrørende identifikation og håndtering af interessekonflikter, som kan hindre ledelsesorganets medlemmers mulighed for at træffe objektive og upartiske beslutninger, der tager sigte på at varetage instituttets bedste interesser. Institutterne bør tage højde for, at interessekonflikter kan have indvirkning på ledelsesorganets medlemmers uafhængighed³¹ .

³¹ Jf. også ESMA's og EBA's fælles retningslinjer vedrørende vurdering af egnetheden af medlemmer af ledelsesorganet og personer med nøglefunktioner i henhold til direktiv 2013/36/EU og direktiv 2014/65/EU.

Når institutter afbøder identificerede interessekonflikter hos medlemmer af ledelsesorganet, bør de dokumentere de trufne foranstaltninger, herunder begrundelsen for, hvordan disse er effektive med hensyn til at sikre objektiv beslutningstagning.

Faktiske eller potentielle interessekonflikter, som den ansvarlige funktion inden for instituttet har fået underretning om, bør vurderes og håndteres hensigtsmæssigt. Hvis en interessekonflikt identificeres i forbindelse med en medarbejder, bør instituttet dokumentere den trufne beslutning, navnlig om interessekonflikten og de dermed forbundne risici er blevet anerkendt, og hvis den er blevet anerkendt, hvordan denne interessekonflikt er blevet mindsket eller afhjulpet på tilfredsstillende vis.