12 Politique en matière de conflits d’intérêts pour le personnel

L’organe de direction devrait être responsable de la mise en place, de l’approbation et de la supervision de la mise en œuvre et du maintien de politiques efficaces visant à détecter, évaluer, gérer et atténuer ou éviter les conflits avérés et potentiels entre les intérêts de l’établissement et les intérêts privés du personnel, y compris des membres de l’organe de direction, qui pourraient avoir une incidence défavorable sur l’exercice de leurs attributions et responsabilités. Un établissement consolidant devrait tenir compte des intérêts dans le cadre d’une politique en matière de conflits d’intérêts à l’échelle du groupe sur base consolidée ou sous-consolidée.

La politique devrait viser à détecter les conflits d’intérêts du personnel, y compris les intérêts des membres de leur famille les plus proches. Les établissements devraient tenir compte du fait que des conflits d’intérêts peuvent naître non seulement de relations personnelles ou professionnelles actuelles mais également de relations personnelles ou professionnelles antérieures. Lorsqu’un conflit d’intérêts survient, les établissements devraient évaluer son importance et définir puis mettre en œuvre des mesures d’atténuation appropriées.

En ce qui concerne les conflits d’intérêts susceptibles de résulter de relations antérieures, les établissements devraient fixer une période appropriée durant laquelle ils souhaitent que le personnel déclare de tels conflits d’intérêts, au motif que ceux-ci peuvent encore avoir une incidence sur le comportement du personnel et influencer la prise de décisions.

La politique devrait couvrir à tout le moins les situations ou relations suivantes dans lesquelles des conflits d’intérêts peuvent survenir :

• a. intérêts économiques (par exemple actions, autres droits de propriété et participations, participations financières et autres intérêts économiques dans des clients commerciaux, droits de propriété intellectuelle, prêts accordés par l’établissement à une société appartenant à un membre du personnel, participation dans un organe ou propriété d’un organe ou d’une entité ayant des intérêts conflictuels) ;
• b. relations personnelles ou professionnelles avec les détenteurs de participations qualifiées dans l’établissement ;
• c. relations personnelles ou professionnelles avec des membres du personnel de l’établissement ou d’entités incluses dans le périmètre de consolidation prudentielle (par exemple les relations familiales) ;
• d. autre emploi et emploi antérieur dans le passé récent (par exemple cinq ans) ;
• e. relations personnelles ou professionnelles avec des parties prenantes externes (par exemple une association avec des fournisseurs, des consultants ou d’autres prestataires de services d’importance significative) ; et
• f. influence politique ou relations politiques.

Nonobstant ce qui précède, les établissements devraient tenir compte du fait que la qualité d’actionnaire d’un établissement ou de titulaire de comptes privés ou d’emprunteur ou d’utilisateur d’autres services d’un établissement ne devrait pas mener à une situation où le membre du personnel concerné est considéré comme présentant un conflit d’intérêts, dès lors qu’il demeure en-deçà d’un seuil de minimis approprié.

La politique devrait énoncer les procédures de déclaration et de communication à la fonction responsable au titre de la politique. Les membres du personnel concernés devraient être tenus de déclarer sans délai à l’établissement toute situation susceptible de créer un conflit d’intérêts ou ayant déjà causé un conflit d’intérêts.

La politique devrait opérer une distinction entre les conflits d’intérêts qui persistent et qui doivent être gérés de manière permanente et les conflits d’intérêts qui surviennent de manière inattendue dans le cadre d’un événement unique (par exemple une transaction, la sélection d’un prestataire de services, etc.) et peuvent généralement être maîtrisés au moyen d’une mesure ponctuelle. Dans tous les cas, l’intérêt de l’établissement devrait être l’élément déterminant pour la prise de décisions.

La politique devrait énoncer les procédures, les mesures, les éléments de documentation et les responsabilités concernant la détection et la prévention de conflits d’intérêts en vue d’évaluer leur importance et de prendre des mesures d’atténuation. Ces procédures, éléments, responsabilités et mesures devraient inclure ce qui suit:

• a. confier les activités ou transactions conflictuelles à des personnes différentes ;
• b. empêcher que des membres du personnel exerçant également une activité en-dehors de l’établissement aient une influence inappropriée au sein de l’établissement en rapport avec ces autres activités ;
• c. imposer aux membres de l’organe de direction la responsabilité de s’abstenir lors d’un vote sur tout sujet engendrant ou susceptible d’engendrer un conflit d’intérêts ou pour lequel leur objectivité ou leur capacité à remplir correctement leurs obligations envers l’établissement pourraient être compromises de toute autre manière ;
• d. empêcher les membres de l’organe de direction de détenir des directorats dans des établissements concurrents, à moins qu’il s’agisse d’établissements faisant partie du même système de protection institutionnel, tel que visé à l’article 113, paragraphe 7, du règlement (UE) nº 575/2013, d’établissements de crédit affiliés de manière permanente à un organisme central, tels que visés à l’article 10 du règlement (UE) nº 575/2013, ou d’établissements entrant dans le périmètre de consolidation prudentielle.

La politique devrait couvrir spécifiquement le risque de conflits d’intérêts au niveau de l’organe de direction et fournir suffisamment d’orientations concernant la détection et la gestion de conflits d’intérêts susceptibles d’entraver la capacité des membres de l’organe de direction à adopter des décisions objectives et impartiales visant à répondre au mieux aux intérêts de l’établissement. Les établissements devraient tenir compte du fait que les conflits d’intérêts peuvent avoir une incidence sur l’indépendance d’esprit des membres de l’organe de direction³¹ .

³¹ Voir également les orientations communes de l’ESMA et de l’ABE sur l’évaluation de l’aptitude des membres de l’organe de direction et des titulaires de postes clés au titre de la directive 2013/36/UE et de la directive 2014/65/UE.

Pour atténuer les conflits d’intérêts détectés parmi les membres de l’organe de direction, les établissements devraient documenter les mesures prises, y compris les arguments démontrant l’efficacité de ces mesures, afin de garantir des prises de décisions objectives.

Les conflits d’intérêts avérés ou potentiels qui ont été déclarés à la fonction responsable au sein de l’établissement devraient être dûment évalués et gérés. Si un conflit d’intérêts concernant un membre du personnel est détecté, l’établissement devrait documenter la décision prise, notamment si le conflit d’intérêts et les risques y afférents ont été acceptés, et, si le conflit d’intérêts a été accepté, la manière dont il a été atténué ou résolu de manière satisfaisante.

Tous les conflits d’intérêts avérés ou potentiels au niveau de l’organe de direction devraient être, individuellement et collectivement, dûment documentés, communiqués à l’organe de direction et discutés, donner lieu à une décision et être dûment gérés par l’organe de direction.