12 Politika dwar il-kunfl itt ta’ interess għall -persunal

L- istituzzjonijiet għandhom jieħdu, skont l - arranġamenti organizzazzjonali u amministrattivi tagħhom, miżuri adegwati biex jiġi evitat li l - kunflitti ta’ interess ikollhom effett negattiv fuq l - interessi tal- klijenti tagħhom.

Il- miżuri tal - istituzzjonijiet għall - ġestjoni jew, fejn xieraq għall -mitigazzjoni ta’ kunflitti ta’ intere ss għandhom ikunu dokumentati u għandhom jinkludu, fost oħrajn:

• a. segregazzjoni xierqa tad - dmirijiet, eż. persuni differenti jiġu fdati b’attivitajiet kunfliġġenti fl - ipproċessar ta’ tranżazzjonijiet jew fl - għoti ta’ servizzi lil persuni differenti, jew pers uni differenti jiġu fdati b’responsabbiltajiet superviżorji u ta’ rapportar ta’ attivitajiet kunfliġġenti;
• b. l- istabbiliment ta’ ostakli għall - informazzjoni, eż. permezz tas - separazzjoni fiżika ta’ ċerti linji jew unitajiet operatorji.

Il- korp ta’ ġestjoni għandu jkun responsabbli mill -istabbiliment, mill-approvazzjoni u mis-sorveljanza tal- implimentazzjoni u taż - żamma ta’ politiki effettivi għall -identifikazzjoni, il-valutazzjoni, il- ġestjoni u l -mitigazzjoni ta’ kunflitti ta’ interess attwali u potenzjali bejn l-interessi tal-istituzzjoni u l-interessi privati tal- persunal, inkluż tal -membri tal- korp ta’ ġestjoni, li jistgħu jinfluwenzaw ħażin it - twettiq tad -doveri u tar- responsabbiltajiet tagħhom. Isti tuzzjoni konsolidanti għandha tqis l - interessi fi ħdan politika ta’ kunflitt ta’ interess għall - grupp kollu fuq bażi konsolidata jew subkonsolidata.

L- għan tal - politika għandu jkun li jiġu identifikati kunflitti ta’ interess tal - persunal, inkluż l - interessi tal- eqreb membri tal - familja tagħhom. L - istituzzjonijiet għandhom jieħdu inkunsiderazzjoni l- fatt li kunflitti ta’ interess ma jinħolqux biss minn relazzjonijiet professjonali jew personali attwali iżda anke minn dawk passati. Fejn jitfaċċaw kunflitti ta ’ interess, l-istituzzjonijiet għandhom jivvalutaw il - materjalità tagħhom u jiddeċiedu u jimplimentaw miżuri ta’ mitigazzjoni, kif xieraq.

Fir- rigward ta’ kunflitti ta’ interess li jistgħu jirriżultaw minn relazzjonijiet passati, l - istituzzjonijiet għandhom jistabbilixxu perjodu ta’ żmien xieraq li għalih jixtiequ li l -persunal jirrapporta tali kunflitti ta’ interess, fuq il - bażi li dawn xorta jista’ jkollhom impatt fuq l - imġiba u fuq il - parteċipazzjoni tal -persunal fit- teħid ta’ deċiżjonijiet.

Il-politika għandha tkopri tal - anqas is -sitwazzjonijiet jew ir- relazzjonijiet li ġejjin fejn jista’ jkun hemm kunflitti ta’ interess:

• a. interessi ekonomiċi (eż. ishma, drittijiet ta’ sjieda u sħubiji oħra, parteċipazzjoni finanzjarja u interessi ekonomiċi oħra fi klijenti kummerċjali, drittijiet ta’ proprjetà intellettwali, self mogħti mill - istituzzjoni lil kumpanija proprjetà ta’ persunal, sħubija f’korp jew sjieda ta’ korp jew ta’ entità b’interessi kunfliġġenti);
• b. relazzjonijiet personali jew professjonali mas- sidien ta’ parteċipazzjonijiet azzjonarji kwalifikanti fl-istituzzjoni;
• c. relazzjonijiet personali jew professjonali mal-persunal tal-istituzzjoni jew tal-entitajiet inklużi fil - kamp ta’ applikazzjoni ta’ konsolidazzjoni prudenzjali (eż. relazzjonijiet familjari);
• d. impjieg ieħor u impjiegi preċedenti fil - passat riċenti (eż. ħames snin);
• e. relazzjonijiet personali jew professjonali ma’ partijiet ikkonċernati esterni rilevanti (eż. assoċjazzjoni ma’ fornituri materjali, konsulenzi jew fornituri ta’ servizzi oħ ra); u
• f. influwenza politika jew relazzjonijiet politiċi.

Minkejja dak li ntqal hawn fuq, l - istituzzjonijiet għandhom iqisu l -fatt li jekk membru tal-persunal ikun azzjonist ta’ istituzzjoni jew ikollu kontijiet privati jew self ma’ istituzzjoni oħra jew juża servizzi oħra ta’ istituzzjoni, dan ma għandux iwassal għal sitwazzjoni fejn il -persunal jitqies li għandu kunflitt ta’ interess jekk jibqa’ fi ħdan limitu de minimis xieraq.

Il- politika għandha tistabbilixxi l - proċessi għar -rapportar u għall -komunikazzjoni lill-funzjoni responsabbli taħt il -politika. Il- persunal għandu jkollu d - dmir li jiżvela minnufih internament kwalunkwe kwistjoni li tista’ tirriżulta, jew li tkun diġà rriżultat, f’kunflitt ta’ interess.

Il- politika għandha tiddistingwi bejn kunflitti ta’ interess li jippersistu u li jeħtieġ li jiġu ġestiti b’mod permanenti u kunflitti ta’ interess li jseħħu mingħajr ma jkun mistenni fir -rigward ta’ avveniment uniku (eż. tranżazzjoni, l - għażla ta’ fornitur ta’ servizz, eċċ.) u li ġeneralment jistgħu jiġu ġestiti b’miżura ta’ darba. F’kull ċirkostanza, l -interess tal- istituzzjoni għandu jkun ċentrali għad - deċiżjonijiet meħuda.

Il- politika għandha tistabbilixxi proċeduri, miżuri, elementi ta’ dokumentazzjoni u responsabbiltajiet għall -ide ntifikazzjoni u għall - prevenzjoni ta’ kunflitti ta’ interess, għall - valutazzjoni tal- materjalità tagħhom u għat - teħid ta’ miżuri mitiganti. Tali proċeduri, elementi, responsabbiltajiet u miżuri għandhom jinkludu:

• a. li attivitajiet jew tranżazzjonijiet kunfliġġenti jiġu fdati lil persuni differenti;
• b. li persunal li jkun attiv ukoll barra mill- istituzzjoni ma jitħalliex ikollu influwenza mhux xierqa fl -istituzzjoni fir-rigward ta’ dawk l- attivitajiet oħra;
• c. li tiġi stabbilita r -responsabbiltà tal-membri tal-korp ta’ ġestjoni biex jastjenu milli jivvotaw dwar kwalunkwe kwistjoni fejn membru għandu jew jista’ jkollu kunflitt ta’ interess jew meta l- oġġettività tal -membru jew il- kapaċità tiegħu li jwettaq sew id - dmirijiet lejn l-istituzzjoni tista’ tkun kompromessa b ’xi mod ieħor;
• d. li l-membri tal- korp ta’ ġestjoni ma jitħallewx iżommu direttorati f’istituzzjonijiet kompetituri, sakemm ma jkunux fi ħdan istituzzjonijiet li jappartjenu għall -istess skema ta’ protezzjoni istituzzjonali, kif imsemmi fl-Artikolu 113(7) tar-Regolament (UE) Nru 575/2013, istituzzjonijiet ta’ kreditu affiljati b’mod permanenti ma’ korp ċentrali, kif imsemmi fl-Artikolu 10 tar-Regolament (UE) Nru 575/2013, jew istituzzjonijiet fil-kamp ta’ applikazzjoni ta’ konsolidazzjoni prudenzjali.

Il-polit ika għandha tkopri b’mod speċifiku r -riskju ta’ kunflitti ta’ interess fil-livell tal-korp ta’ ġestjoni u tipprovdi biżżejjed gwida dwar l -identifikazzjoni u l- ġestjoni ta’ kunflitti ta’ interess li jistgħu jfixklu l - kapaċità tal -membri tal- korp ta’ ġestjoni li jieħdu deċiżjonijiet oġġettivi u imparzjali fl- aħjar interessi tal -istituzzjoni. L- istituzzjonijiet għandhom iqisu l -fatt li kunflitti ta’ interess jista’ jkollhom impatt fuq l -indipendenza tal- ħsieb tal -membri tal- korp ta’ ġestjoni³¹ .

³¹ Ara wkoll il- linji gwida konġunti tal -ESMA u tal-EBA dwar il-valutazzjoni tal-idoneità tal-membri tal- korp ta’ ġestjoni u tad-detenturi ta’ funzjonijiet ewlenin skont id-Direttiva 2013/36/UE u d-Direttiva 2014/65/UE.

Meta jimmitigaw il-kunflitti ta’ interess identifikati tal-membri tal- korp ta’ ġestjoni, l - istituzzjonijiet għandhom jiddokumentaw il - miżuri meħuda, inkluż ir - raġunament dwar kif dawn huma effettivi biex jiżguraw teħid ta’ deċiżjonijiet oġġettivi.