12 Política de conflitos de interesses dos membros do pessoal

O órgão de administração estabelece, aprova e supervisiona a implementação e manutenção de políticas eficazes para identificar, avaliar, gerir e mitigar ou prevenir os conflitos de interesses atuais e potenciais entre os interesses da instituição e os interesses privados dos membros do pessoal, incluindo os membros do órgão de administração, que possam influenciar negativamente o desempenho das suas funções e responsabilidades. As instituições consolidantes devem considerar os interesses no âmbito de uma política em matéria de conflitos de interesses a nível do grupo em base consolidada ou subconsolidada.

A política deve visar a identificação de conflitos de interesses dos membros do pessoal, incluindo os interesses dos seus familiares mais próximos. As instituições devem ter em consideração que os conflitos de interesses podem resultar de relações pessoais ou profissionais tanto presentes como passadas. Sempre que surjam conflitos de interesses, as instituições devem avaliar a sua materialidade e decidir implementar, se apropriado, medidas de mitigação.

No que respeita aos conflitos de interesses que possam resultar de relações passadas, as instituições devem estabelecer um período temporal adequado para o qual pretendam que

• o pessoal comunique possíveis conflitos de interesses, com o fundamento de que estes ainda possam impactar o comportamento e a participação dos membros do pessoal nos processos de tomada de decisões.

A política deve abranger, pelo menos, as seguintes situações ou relações nas quais podem surgir conflitos de interesses:

• a. Interesses económicos: (p. ex., ações, outros direitos de propriedade e participações, participações financeiras e outros interesses económicos em clientes comerciais, direitos de propriedade intelectual, empréstimos concedidos pela instituição a uma empresa detida por membros do pessoal, participação ou propriedade de um organismo ou entidade com interesses conflitantes);
• b. Relações pessoais ou profissionais com os titulares de participações qualificadas na instituição;
• c. Relações pessoais ou profissionais com membros do pessoal da instituição ou entidades incluídas no perímetro de consolidação prudencial (p. ex., relações familiares);
• d. Outros empregos e empregos anteriores num passado recente (p. ex., cinco anos);
• e. Relações pessoais ou profissionais com partes interessadas externas relevantes (p. ex., estar associado a fornecedores materiais, consultores ou outros prestadores de serviços); e
• f. Influência política ou relações políticas.

Sem prejuízo do acima exposto, as instituições devem ter em consideração que o facto de ser acionista de uma instituição ou deter contas privadas ou empréstimos numa instituição, ou utilizar outros serviços dessa instituição, caso se mantenham num limiar mínimo adequado, não deve significar que os membros do pessoal sejam considerados como estando em situação de conflito de interesses.

A política deve estabelecer os procedimentos para informação e comunicação à função responsável no âmbito da política. Os membros do pessoal devem ter a obrigação de divulgar internamente e de imediato quaisquer questões que possam resultar, ou já tenham resultado, num conflito de interesses.

A política deve distinguir entre conflitos de interesses que persistem e que devem ser geridos de forma permanente e conflitos de interesses que ocorrem inesperadamente em relação a um único evento (p. ex., uma operação, a seleção de um prestador de serviços, etc.) e que podem normalmente ser geridos com uma medida pontual. Em qualquer circunstância, as decisões tomadas devem privilegiar o interesse da instituição.

A política deve definir procedimentos, medidas, requisitos de documentação e responsabilidades pela identificação e prevenção de conflitos de interesses, para efeitos da avaliação da sua materialidade e para a adoção de medidas de mitigação. Tais procedimentos, elementos, responsabilidades e medidas devem incluir:

• a. A atribuição a diferentes pessoas das atividades ou operações que suscitam conflitos de interesses;
• b. Medidas que impeçam que membros do pessoal que também exercem atividades no exterior, exerçam uma influência indevida na instituição relativamente a essas outras atividades;
• c. O estabelecimento da responsabilidade dos membros do órgão de administração de se absterem de participar na votação de quaisquer matérias em que tenham, ou possam ter, conflitos de interesses, ou em relação às quais a sua objetividade ou capacidade para cumprirem adequadamente as suas obrigações para com a instituição possam estar comprometidas;
• d. Medidas que impeçam que os membros do órgão de administração exerçam cargos de direção em instituições concorrentes, a menos que se trate de instituições que integrem o mesmo sistema de proteção institucional, conforme referido no artigo 113.º, n.º 7, do Regulamento (UE) n.º 575/2013, de instituições de crédito associadas de modo permanente a um organismo central, conforme referido no artigo 10.º do mesmo regulamento, ou de instituições incluídas no perímetro de consolidação prudencial.

A política deve abranger especificamente o risco em matéria de conflitos de interesses ao nível do órgão de administração e prestar orientações suficientes sobre a identificação e gestão de conflitos de interesses que possam prejudicar a capacidade dos membros do órgão de administração para tomar decisões objetivas e imparciais que defendam os melhores interesses da instituição. As instituições devem ter em conta que os conflitos de interesses podem prejudicar a independência de espírito dos membros do órgão de administração³¹ .

³¹ Ver também as orientações conjuntas da ESMA e da EBA sobre a avaliação da adequação dos membros do órgão de administração e dos titulares de funções essenciais nos termos da Diretiva 2013/36/UE e da Diretiva 2014/65/UE.

Para efeitos da mitigação dos conflitos de interesses identificados dos membros do órgão de administração, as instituições devem documentar as medidas tomadas, incluindo a fundamentação da sua eficácia para assegurar a objetividade na tomada de decisões.

Os conflitos de interesses reais ou potenciais que tenham sido comunicados à função responsável na instituição devem ser avaliados e geridos de forma adequada. Caso seja identificado um conflito de interesses de um membro do pessoal, a instituição documenta a decisão tomada, nomeadamente se o conflito de interesses e os riscos associados foram aceites, e, se for esse o caso, a forma como o conflito foi satisfatoriamente mitigado ou solucionado.

Todos os conflitos de interesses atuais e potenciais ao nível do órgão de administração, sejam de natureza individual ou coletiva, são devidamente documentados, comunicados ao órgão de administração, e debatidos, decididos e devidamente geridos pelo órgão de administração.