12 Zásady týkající se střetu zájmů pro pracovníky

Vedoucí orgán by měl nést odpovědnost za stanovení, schválení a kontrolu provádění a zachovávání účinných zásad pro určení, posouzení, řízení a zmírnění nebo prevenci skutečných a potenciálních střetů mezi zájmy instituce a soukromými zájmy pracovníků, včetně členů vedoucího orgánu, které by mohly negativně ovlivnit plnění jejich povinností a odpovědností. Konsolidující instituce by měla zohlednit zájmy v rámci zásad týkajících se střetů zájmů a platných v celé skupině na konsolidovaném či nekonsolidovaném základě.

Cílem zásad by mělo být určit střety zájmů pracovníků, včetně zájmů nejbližších rodinných příslušníků. Instituce by měly přihlížet k tomu, že střety zájmů mohou vznikat nejen v důsledku současných, ale také dřívějších osobních nebo pracovních vztahů. Dojde - li ke střetu zájmů, instituce by měly posoudit jeho významnost a rozhodnout o vhodných zmírňujících opatřeních a tato vhodná zmírňující opatření zavést.

Pokud jde o střety zájmů, které mohou vzniknout v důsledku dřívějších vztahů, instituce by měly stanovit odpovídající časový rámec, za který mají pracovníci střety zájmů nahlašovat, jestliže takové vztahy mohou mít i nadále vliv na chování pracovníků a na jejich účast na rozhodování.

Zásady by měly zahrnovat alespoň následující situace nebo vztahy, kdy může střet zájmů vznikat:

• a. hospodářské zájmy (např. akcie, jiná vlastnická práva a podíly, finanční účasti a jiné hospodářské zájmy týkající se komerčních klientů, práva duševního vlastnictví, úvěry poskytnuté dotyčnou institucí společnosti, kterou vlastní pracovníci, členství v orgánu nebo vlastnictví orgánu nebo subjektu se zájmy ve střetu);
• b. osobní nebo pracovní vztahy s vlastníky kvalifikovaných účastí v instituci;
• c. osobní nebo pracovní vztahy s pracovníky instituce nebo subjekty zahrnutými do obezřetnostní konsolidace (např. rodinné vztahy);
• d. jiné zaměstnání nebo povolání nebo předchozí zaměstnání nebo povolání v nedávné minulosti (např. během pěti let);
• e. osobní nebo pracovní vztahy s relevantními externími zúčastněnými osobami (např. spojení s důležitými dodavateli, poradenskými firmami nebo jinými poskytovateli služeb) a
• f. politický vliv nebo politické vztahy.

Nehledě na výše uvedené by instituce měly přihlížet k tomu, že by skutečnost, že je pracovník akcionářem jakékoliv instituce nebo má soukromé účty či úvěry u určité instituce nebo používá jiné služby určité instituce, neměla vést k situaci, kdy se předpokládá, že u pracovníků dochází ke střetu zájmů, jestliže je dodržen odpovídající limit malého rozsahu.

Zásady by měly stanovovat postupy pro oznamování a komunikaci s funkcí odpovědnou podle těchto zásad. Pracovníci by měli mít povinnost neprodleně interně oznámit jakoukoliv záležitost, která může vést nebo již vedla ke střetu zájmů.

Zásady by měly rozlišovat střety zájmů, které trvají a je potřeba je řešit neustále, a střety zájmů, které nastanou neočekávaně v souvislosti s jedinou událostí (např. transakcí, výběrem poskytovatele služeb atd.) a lze je obvykle řešit pomocí jednorázového opatření. Zájem instituce by měl být při rozhodování za všech okolností ústředním prvkem.

Zásady by měly stanovovat postupy, opatření, prvky týkající se dokumentace a odpovědnosti za účelem identifikace a prevence střetů zájmů, posouzení jejich významnosti a přijetí zmírňujících opatření. Tyto postupy, prvky, odpovědnosti a opatření by měly zahrnovat:

• a. svěření činností nebo transakcí ve vzájemném střetu různým osobám;
• b. bránění tomu, aby pracovníci aktivní i mimo instituci měli v oblasti takových jiných činností nepřiměřený vliv v rámci instituce;
• c. stanovení povinnosti členů vedoucího orgánu zdržet se hlasování v záležitostech, u kterých dochází nebo může dojít ke střetu zájmů u daného člena nebo u kterých může být jiným způsobem narušena objektivita člena nebo jeho schopnost řádně vykonávat povinnosti vůči instituci;
• d. předcházení tomu, aby členové vedoucího orgánu zastávali funkci člena ve vedoucím orgánu v konkurenčních institucích, pokud se nejedná o instituce, které patří do stejného institucionálního systému ochrany podle čl. 113 odst. 7 nařízení (EU) č. 575/2013, úvěrové instituce trvale přidružené k ústřednímu subjektu podle článku 10 nařízení (EU) č. 575/2013 nebo instituce v rámci obezřetnostní konsolidace.

Zásady by měly konkrétně upravovat riziko střetu zájmů na úrovni vedoucího orgánu a poskytovat dostatečný návod, jak určit a řídit střety zájmů, které mohou ohrozit schopnost členů vedoucího orgánu přijímat objektivní a nestranná rozhodnutí, jejichž účelem je přispívat k naplnění nejlepších zájmů dané instituce. Instituce by rovněž měly zohlednit, že střet zájmů může mít dopad na nezávislost úsudku členů vedoucího orgánu³¹ .

³¹ Viz rovněž společné obecné pokyny orgánů ESMA a EBA k posuzování vhodnosti členů vedoucího orgánu a osob v klíčových funkcích podle směrnice 2013/36/EU a směrnice 2014/65/EU.

Instituce by měly při zmírňování zjištěných střetů zájmů členů vedoucího orgánu zdokumentovat přijatá opatření, včetně odůvodnění, jak jsou účinná k zajištění objektivního rozhodování.

Skutečné nebo potenciální střety zájmů oznámené odpovědné funkci v dané instituci by měly být řádně posouzeny a řešeny. Je - li zjištěn střet zájmů pracovníků, instituce by měla zdokumentovat přijaté rozhodnutí, zejména pak tehdy, když dojde k přijetí střetu zájmů a souvisejících rizik, a v případě, že byl střet zájmů přijat, by instituce měla zdokumentovat, jak byl tento střet zájmů uspokojivě zmírněn nebo napraven.

Všechny skutečné a potenciální střety zájmů by měly být individuálně nebo kolektivně na úrovni vedoucího orgánu odpovídajícím způsobem zdokumentovány, oznámeny vedoucímu orgánu a projednány vedoucím orgánem, který o nich rozhodne a bude je řádně řešit.