12 Politika upravljanja sukobima interesa za radnike

Upravljačko tijelo treba biti odgovorno za uspostavu, odobrenje i nadzor provedbe i održavanje učinkovitih politika za utvrđivanje, procjenu i smanjenje ili sprječavanje stvarnih i potencijalnih sukoba interesa institucije i privatnih interesa radnika, uključujući članova upravljačkog tijela, koji bi mogli nepovoljno utjecati na izvršavanje njihovih dužnosti i odgovornosti, te upravljanje njima. Konsolidirajuća institucija treba razmatrati interese u okviru grupne politike upravljanja sukobima interesa na konsolidiranoj ili potkonsolidiranoj osnovi.

Cilj politike treba biti utvrđivanje sukoba interesa radnika, uključujući interese članova njihove uže obitelji. Institucije trebaju uzeti u obzir da sukobi interesa mogu proizać i ne samo iz sadašnjih nego i iz prošlih osobnih ili profesionalnih odnosa. Ako dođe do sukoba interesa, institucije trebaju procijeniti njihovu značajnost te odabrati i provesti odgovarajuće mjere smanjenja.

U pogledu sukoba interesa koji mogu proizaći iz prošlih odnosa institucije trebaju utvrditi odgovarajući rok u kojem žele da radnici prijave takve sukobe interesa zbog toga što oni i dalje mogu imati utjecaj na ponašanje radnika i njihovo sudjelovanje u donošenju odluka.

Politikom treba obuhvatiti bare m sljedeće situacije ili odnose u kojima mogu nastati sukobi interesa:

• a. gospodarske interese (kao što su npr. dionice, druga vlasnička prava i članstva, financijski udjeli i drugi gospodarski interesi u komercijalnim klijentima, prava intelektualnog vlasništva, krediti koje je institucija dala društvu u vlasništvu radnika, članstvo u tijelu ili vlasništvo nad tijelom ili subjektom sa sukobljenim interesima);
• b. osobne ili profesionalne odnose s vlasnicima kvalificiranih udjela u instituciji;
• c. osobne ili profesio nalne odnose s radnicima institucije ili subjekata uključenih u opseg bonitetne konsolidacije (npr. obiteljske odnose);
• d. ostala radna mjesta i prethodna radna mjesta u bližoj prošlosti (npr. pet godina);
• e. osobne ili profesionalne odnose s relevantnim vanjskim dionicima (npr. povezanost sa značajnim dobavljačima, savjetnicima ili drugim pružateljima usluga); i
• f. politički utjecaj ili političke veze.

Ne dovodeći u pitanje prethodno navedeno, institucije trebaju uzeti u obzir da činjenica da je netko dioničar institucije ili da ima privatne račune ili kredite institucije ili se koristi njezinim drugim uslugama ne bi trebala dovesti do situacije u kojoj se smatra da su radnici u sukobu interesa ako se pridržava odgovarajućeg minimalnog praga.

Politikom se trebaju utvrditi postupci izvješćivanja i obavješćivanja funkcije čija je odgovornost propisana politikom. Radnici trebaju imati obvezu odmah interno prijaviti sva pitanja koja mogu dovesti ili su već dovela do sukoba interesa.

U politici treba razlikovati sukobe interesa koji su stalni i koje treba trajno riješiti te sukobe interesa koji se pojavljuju neočekivano u vezi s određenim događajem (npr. transakcijom, odabirom pružatelja usluga itd.), a koji se obično mogu riješiti jednokratnom mjerom. Interesi i nstitucije trebaju u svim okolnostima biti primarni pri donošenju odluka.

Politikom se trebaju utvrditi postupci, mjere, zahtjevi u pogledu dokumentacije i odgovornosti za utvrđivanje i sprječavanje sukoba interesa, procjenu njihove značajnosti i poduzimanje mjera za njihovo smanjenje. Ti postupci, zahtjevi, odgovornosti i mjere trebaju uključivati:

• a. povjeravanje sukobljenih aktivnosti ili transakcija različitim osobama;
• b. sprječavanje radnika koji su aktivni i izvan institucije u ostvarivanju neprikladnog utjecaja unutar institucije u pogledu tih drugih aktivnosti;
• c. utvrđivanje obveze članova upravljačkog tijela da se suzdrže od glasovanja o bilo kojoj stvari kad član jest ili bi mogao biti u sukobu interesa ili kad je na drugi način ugrožena objektivnost ili sposobnost člana da propisno ispuni svoje dužnosti u instituciji;
• d. onemogućavanje članovima upravljačkog tijela da drže direktorske pozicije u konkurentskim institucijama, osim ako je riječ o institucijama koje pripadaju istom institucional nom sustavu zaštite, kako je navedeno u članku 113. stavku 7. Uredbe (EU) br. 575/2013, kreditnim institucijama koje su stalno povezane sa središnjim tijelom, kako je navedeno u članku 10. Uredbe (EU) br. 575/2013, ili institucijama u opsegu bonitetne konsolidacije.

Politikom se posebno treba obuhvatiti rizik od sukoba interesa na razini upravljačkog tijela i pružiti dostatne smjernice za utvrđivanje i rješavanje sukoba interesa koji bi mogli predstavljati prepreku članovima upravljačkog tijela u donošenju objektivnih i nepristranih odluka u cilju ispunjavanja najboljih interesa institucije. Institucije trebaju uzeti u obzir i to da sukobi interesa mogu imati utjecaj na neovisnost članova upravljačkog tijela³¹ .

³¹ Vidjeti i zajedničke smjernice ESMA -e i EBA- e za procjenu primjerenosti članova upravljačkog tijela i nositelja ključnih funkcija na temelju Direktive 2013/36/EU i Direktive 2014/65/EU.

Pri smanjenju utvrđenih sukoba interesa članova upravljačkog tijela institucije trebaju dokumentirati poduzete mjere, a to uključuje i obrazloženje njihove učinkovitosti u pogledu osiguravanja objektivnog odlučivanja.

Stvarni ili potencijalni sukobi interesa koji su prijavljeni odgovornoj funkciji unutar institucije trebaju se na odgovarajući način procijeniti i riješiti. Ako se utvrdi sukob interesa radnika, institucija treba dokumentirati donesenu odluku, posebno ako su sukob interesa i s njime povezani rizici prihvaćeni, te dokumentirati način na koji je taj prihvaćeni sukob interesa uspješno smanjen ili ispravljen.

Svi stvarni i potencijalni sukobi interesa na razini upravljačkog tijela, pojedinačno i kolektivno, trebaju se prikladno dokumentirati, o njima se treba obavijestiti upravljačko tijelo koj e tada treba o njima raspraviti, odlučiti i propisno ih riješiti.