12 Beleid inzake belangenconflicten voor personeelsleden

Het leidinggevend orgaan dient verantwoordelijk te zijn voor de vaststelling, de goedkeuring en het toezicht op de tenuitvoerlegging en de handhaving van doeltreffend beleid voor het identificeren, beoordelen, beheren en beperken of voorkomen van feitelijke en potentiële conflicten tussen de belangen van de instelling en de particuliere belangen van personeelsleden, met inbegrip van leden van het leidinggevend orgaan, die de vervulling van hun taken en verantwoordelijkheden negatief zouden kunnen beïnvloeden. Een consoliderende instelling dient rekening te houden met belangen binnen een groepsbreed beleid inzake belangenconflicten op een geconsolideerde of gesubconsolideerde basis.

Het beleid dient erop gericht te zijn belangenconflicten van personeelsleden te identificeren, met inbegrip van conflicten met de belangen van hun naaste familieleden. Instellingen dienen er rekening mee te houden dat belangenconflicten niet alleen kunnen ontstaan als gevolg van bestaande persoonlijke of professionele relaties, maar ook van dergelijke relaties uit het verleden. Wanneer belangenconflicten ontstaan, dienen instellingen te beoordelen hoe zwaarwegend deze zijn en besluiten te nemen over beperkende maatregelen, en die indien nodig uit te voeren.

Wat betreft belangenconflicten die het gevolg zijn van relaties uit het verleden, dienen instellingen een passende periode vast te stellen waarvoor zij willen dat personeelsleden dergelijke belangenconflicten melden, op basis van het feit dat deze nog steeds van invloed kunnen zijn op het gedrag van personeelsleden en hun aandeel in de besluitvorming.

Het beleid dient in ieder geval betrekking te hebben op de volgende situaties of relaties waarin belangenconflicten kunnen ontstaan:

• a. economische belangen (bijv. aandelen, andere eigendomsrechten en lidmaatschappen, financiële holdings en andere economische belangen in commerciële cliënten, intellectuele-eigendomsrechten, leningen die door de instelling zijn verstrekt aan een onderneming die in handen is van een personeelslid, lidmaatschap van een orgaan of eigendom van een orgaan of entiteit met conflicterende belangen);
• b. persoonlijke of professionele relaties met de bezitters van gekwalificeerde deelnemingen in de instelling;
• c. persoonlijke of professionele relaties met personeelsleden van de instellingen of entiteiten die onder de prudentiële consolidatie vallen (bijv. familiaire relaties);
• d. een andere baan en een eerdere baan uit het recente verleden (bijv. vijf jaar);
• e. persoonlijke of professionele relaties met relevante externe belanghebbenden (bijv. banden hebben met belangrijke leveranciers, adviesbedrijven of andere dienstverleners); en
• f. politieke invloed of politieke relaties.

Niettemin dienen instellingen er rekening mee te houden dat het feit dat iemand aandeelhouder van een instelling is of particuliere rekeningen of leningen heeft bij, of gebruikmaakt van andere diensten van een instelling, niet tot een situatie dient te leiden waarin personeelsleden worden geacht een belangenconflict te hebben als zij binnen een toepasselijke ‘de minimis’-drempel blijven.

In het beleid dienen de procedures te worden vastgelegd voor rapportage en communicatie met de functie die verantwoordelijk is in het kader van het beleid. Personeelsleden dienen verplicht te zijn elke aangelegenheid die kan leiden of heeft geleid tot een belangenconflict, direct intern bekend te maken.

Het beleid dient onderscheid te maken tussen belangenconflicten die voortduren en permanent dienen te worden beheerd, en belangenconflicten die onverwacht optreden ten aanzien van één enkele gebeurtenis (bijv. een transactie, de selectie van een dienstverlener, enz.) en die gewoonlijk met een eenmalige maatregel kunnen worden beheerd. In alle gevallen dient het belang van de instelling centraal te staan in de genomen besluiten.

In het beleid dienen de procedures, maatregelen, documentatie-onderdelen en verantwoordelijkheden uiteen te worden gezet voor de identificatie en voorkoming van belangenconflicten, voor de beoordeling van het belang ervan en voor het nemen van beperkende maatregelen. Daartoe dienen onder meer de volgende procedures, onderdelen, verantwoordelijkheden en maatregelen te behoren:

• a. conflicterende activiteiten of transacties toewijzen aan verschillende personen;
• b. voorkomen dat personeelsleden die ook buiten de instelling actief zijn, ongepaste invloed verkrijgen binnen de instelling met betrekking tot deze andere activiteiten;
• c. vastleggen dat de leden van het leidinggevend orgaan de verantwoordelijkheid hebben zich te onthouden van stemming bij aangelegenheden waarin een lid een belangenconflict heeft of kan hebben, of wanneer de objectiviteit of het vermogen van het lid om taken naar behoren uit te oefenen anderszins in het geding kan komen;
• d. voorkomen dat leden van het leidinggevend orgaan bestuursfuncties hebben bij concurrerende instellingen, tenzij dat instellingen zijn die tot hetzelfde institutioneel protectiestelsel behoren, als bedoeld in artikel 113, lid 7, van Verordening (EU) nr. 575/2013, kredietinstellingen die blijvend zijn aangesloten bij een centraal orgaan, als bedoeld in artikel 10 van Verordening (EU) nr. 575/2013, of instellingen die onder de prudentiële consolidatie vallen.

Het beleid dient in ieder geval betrekking te hebben op belangenconflicten op het niveau van het leidinggevend orgaan en voldoende leidraden te bieden voor de identificatie en het beheer van belangenconflicten die het vermogen van leden van het leidinggevend orgaan tot het nemen van objectieve en onpartijdige beslissingen die erop gericht zijn de belangen van de instelling optimaal te behartigen, zouden kunnen belemmeren. Instellingen dienen er rekening mee te houden dat belangenconflicten van invloed kunnen zijn op de onafhankelijkheid van geest van leden van het leidinggevend orgaan³¹ .

³¹ Zie ook de gemeenschappelijke ESMA- en EBA-richtsnoeren voor het beoordelen van de geschiktheid van leden van het leidinggevend orgaan en medewerkers met een sleutelfunctie uit hoofde van Richtlijn 2013/36/EU en Richtlijn 2014/65/EU.

Bij hun inspanningen om vastgestelde belangenconflicten van leden van het leidinggevend orgaan te beperken, dienen instellingen de getroffen maatregelen te documenteren en daarbij ook te beargumenteren hoe die maatregelen objectieve beslissingen helpen waarborgen.

Feitelijke of potentiële belangenconflicten die zijn aangemeld bij de verantwoordelijke functie binnen de instelling dienen naar behoren te worden beoordeeld en beheerd. Als een belangenconflict is vastgesteld, dient de instelling de genomen beslissing te documenteren, met name wanneer het belangenconflict en de bijbehorende risico’s zijn aanvaard, en als het is aanvaard, de manier waarop dit belangenconflict afdoende is beperkt of weggenomen.

Alle feitelijke en potentiële belangenconflicten op het niveau van het leidinggevend orgaan, individueel en collectief, dienen naar behoren te worden gedocumenteerd en te worden gecommuniceerd naar het leidinggevend orgaan, waarna dit orgaan ze bespreekt, er een besluit over neemt en ze naar behoren beheert.