12 Πολιτική σύγκρουσης συμφερόντων για το προσωπικό

Η πολιτική θα πρέπει να καλύπτει συγκεκριμένα τον κίνδυνο σύγκρουσης συμφερόντων σε επίπεδο διοικητικού οργάνου και να παρέχει επαρκή καθοδήγηση σχετικά με τον εντοπισμό και τη διαχείριση συγκρούσεων συμφερόντων οι οποίες ενδέχεται να εμποδίζουν την ικανότητα των μελών του διοικητικού οργάνου να λαμβάνουν αντικειμενικές και αμερόληπτες αποφάσεις που αποσκοπούν στην εξυπηρέτηση των συμφερόντων του ιδρύματος. Τα ιδρύματα θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη ότι οι συγκρούσεις συμφερόντων μπορούν να επηρεάσουν την ανεξάρτητη κρίση των μελών του διοικητικού οργάνου³¹ .

³¹ Βλ. επίσης τις κοινές κατευθυντήριες γραμμές της ESMA και της ΕΑΤ σχετικά με την αξιολόγηση της καταλληλότητας των μελών του διοικητικού οργάνου και των προσώπων που κατέχουν καίριες θέσεις σύμφωνα με την οδηγία 2013/36/ΕΕ και την οδηγία 2014/65/ΕΕ.

Κατά τον περιορισμό των εντοπισμένων συγκρούσεων συμφερόντων των μελών του διοικητικού οργάνου, τα ιδρύματα θα πρέπει να τεκμηριώνουν τα μέτρα που έχουν ληφθεί, συμπεριλαμβανομένου του σκεπτικού σχετικά με την αποτελεσματικότητά τους για τη διασφάλιση λήψης αντικειμενικών αποφάσεων.

Οι πραγματικές ή δυνητικές συγκρούσεις συμφερόντων που έχουν γνωστοποιηθεί στην αρμόδια λειτουργία του ιδρύματος θα πρέπει να αποτελούν αντικείμενο κατάλληλης αξιολόγησης και διαχείρισης. Σε περίπτωση εντοπισμού σύγκρουσης συμφερόντων σε σχέση με μέλος του προσωπικού, το ίδρυμα θα πρέπει να τεκμηριώνει την απόφαση που λαμβάνεται, ιδίως εάν η σύγκρουση συμφερόντων και οι συναφείς κίνδυνοι έχουν γίνει αποδεκτοί, και εάν ναι, τον τρόπο με τον οποίο η εν λόγω σύγκρουση συμφερόντων έχει περιοριστεί ή αντιμετωπιστεί σε ικανοποιητικό βαθμό.

Όλες οι πραγματικές και δυνητικές συγκρούσεις συμφερόντων σε επίπεδο διοικητικού οργάνου, σε ατομική και συλλογική βάση, θα πρέπει να τεκμηριώνονται επαρκώς, να κοινοποιούνται στο διοικητικό όργανο και να αποτελούν αντικείμενο συζήτησης, λήψης απόφασης και δέουσας διαχείρισης από το διοικητικό όργανο.

Στο πλαίσιο των πολιτικών σύγκρουσης συμφερόντων τους για το προσωπικό (Ενότητα 12) και της διαχείρισης των συγκρούσεων συμφερόντων των μελών του διοικητικού οργάνου, όπως ορίζεται στην παράγραφο 117, το διοικητικό όργανο θα πρέπει να καθορίσει ένα πλαίσιο για τον εντοπισμό και τη διαχείριση συγκρούσεων συμφερόντων στο πλαίσιο χορήγησης δανείων και σύναψης άλλων συναλλαγών (π.χ. πρακτόρευση, χρηματοδοτική μίσθωση, αγοραπωλησία ακινήτων κ.λπ.) με μέλη του διοικητικού οργάνου και τα συνδεδεμένα μέρη τους.

13. Με την επιφύλαξη της μεταφοράς της οδηγίας 2013/36/ΕΕ³² στην εθνική νομοθεσία, τα ιδρύματα μπορούν να εξετάσουν πρόσθετες κατηγορίες συνδεδεμένων μερών στα οποία εφαρμόζουν, εν όλω ή εν μέρει, το πλαίσιο σύγκρουσης συμφερόντων τους σχετικά με τα δάνεια και λοιπές συναλλαγές.

³² Ανατρέξτε επίσης στη βασική αρχή 20 της Βασιλείας.

Το πλαίσιο σύγκρουσης συμφερόντων θα πρέπει να διασφαλίζει ότι οι αποφάσεις σχετικά με τη χορήγηση δανείων και τη σύναψη λοιπών συναλλαγών με μέλη του διοικητικού οργάνου και τα συνδεδεμένα μέρη τους λαμβάνονται αντικειμενικά, χωρίς αδικαιολόγητη επιρροή από συγκρούσεις συμφερόντων και ως γενική αρχή πραγματοποιούνται σε συνθήκες πλήρους ανταγωνισμού.

Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να καθορίζει τις ισχύουσες διαδικασίες λήψης αποφάσεων για τη χορήγηση δανείων και την πραγματοποίηση λοιπών συναλλαγών με μέλη του διοικητικού οργάνου και τα συνδεδεμένα μέρη τους. Το εν λόγω πλαίσιο μπορεί να προβλέπει διαφοροποίηση μεταξύ των τυπικών επιχειρηματικών συναλλαγών³³ που πραγματοποιούνται κατά τη συνήθη ροή των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και συνάπτονται με τους συνήθεις όρους της αγοράς, και των δανείων και των συναλλαγών προσωπικού, που συνάπτονται υπό όρους διαθέσιμους σε όλο το προσωπικό. Επιπλέον, το πλαίσιο σύγκρουσης συμφερόντων και η διαδικασία λήψης αποφάσεων ενδέχεται να διαφοροποιηθούν μεταξύ σημαντικών και μη σημαντικών δανείων και λοιπών συναλλαγών, διαφορετικών τύπων δανείων και λοιπών συναλλαγών και του επιπέδου των πραγματικών ή πιθανών συγκρούσεων συμφερόντων που ενδέχεται να δημιουργήσουν.

³³ Οι επιχειρηματικές συναλλαγές περιλαμβάνουν δάνεια και λοιπές συναλλαγές (π.χ. χρηματοδοτική μίσθωση, πρακτόρευση, υπηρεσίες στο πλαίσιο αρχικών δημόσιων προσφορών, συγχωνεύσεις και εξαγορές, πώληση και αγορά ακινήτων).

Ως μέρος του πλαισίου σύγκρουσης συμφερόντων, το διοικητικό όργανο θα πρέπει να καθορίζει τα κατάλληλα όρια (π.χ. ανά τύπο προϊόντος ή ανάλογα με τους όρους), άνω των οποίων το δάνειο ή οποιαδήποτε συναλλαγή με μέλος του διοικητικού φορέα ή τα συνδεδεμένα μέρη του απαιτούν πάντα έγκριση από το διοικητικό όργανο. Οι αποφάσεις σχετικά με σημαντικά δάνεια ή άλλες σημαντικές συναλλαγές με μέλη του διοικητικού οργάνου που δεν συνάπτονται υπό κανονικούς όρους αγοράς, αλλά υπό όρους διαθέσιμους σε όλο το προσωπικό, πρέπει πάντα να λαμβάνονται από το διοικητικό όργανο.

Το μέλος του διοικητικού οργάνου που επωφελείται από το εν λόγω σημαντικό δάνειο ή άλλη σημαντική συναλλαγή ή το μέλος που συνδέεται με τον αντισυμβαλλόμενο, δεν πρέπει να συμμετέχει στη διαδικασία λήψης αποφάσεων.

Όταν λαμβάνονται αποφάσεις για δάνειο ή λοιπές συναλλαγές με μέλος του διοικητικού οργάνου ή τα συνδεδεμένα μέρη τους, πριν από τη λήψη της απόφασης, τα ιδρύματα θα πρέπει να εκτιμήσουν τον κίνδυνο στον οποίο ενδέχεται να εκτεθεί το ίδρυμα λόγω της συναλλαγής.

Όταν τα δάνεια ρυθμίζονται ως πιστώσεις (π.χ. υπεραναλήψεις), η αρχική απόφαση και οι τροποποιήσεις τους πρέπει να τεκμηριώνονται. Η χρήση των εν λόγω συμφωνημένων πιστωτικών διευκολύνσεων εντός των συμφωνημένων ορίων δεν θα πρέπει να θεωρείται ως νέα απόφαση για δάνειο σε μέλος του διοικητικού οργάνου ή στο συνδεδεμένο μέρος του. Όταν η τροποποίηση μιας πίστωσης είναι σημαντική σύμφωνα με την πολιτική του ιδρύματος, θα πρέπει να υπάρξει νέα αξιολόγηση και συνεπώς νέα απόφαση.

Προκειμένου να διασφαλιστεί η συμμόρφωση με τις πολιτικές σύγκρουσης συμφερόντων, τα ιδρύματα θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι όλες οι σχετικές διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου εφαρμόζονται πλήρως στα δάνεια και στις λοιπές συναλλαγές με μέλη του διοικητικού οργάνου ή τα συνδεδεμένα μέρη τους και ότι υπάρχει κατάλληλο πλαίσιο επίβλεψης στο επίπεδο του διοικητικού οργάνου με εποπτική αρμοδιότητα.