12 Összeférhetetlenségi politika a munkatársak számára

A vezető testület felel azoknak a hatékony politikáknak a megállapításáért, jóváhagyásáért, valamint végrehajtásuk és fenntartásuk ellenőrzéséért, amelyek célja az intézmény érdekei, valamint a munkatársak, többek között a vezető testület tagjainak személyes érdekei közötti tényleges és potenciális összeférhetetlenségek megállapítása, értékelése, kezelése és enyhítése vagy megelőzése, amelyek károsan befolyásolhatják kötelességeik és feladataik teljesítését. A konszolidáló intézménynek egy egész csoportra kiterjedő összeférhetetlenségi politika keretén belül konszolidált vagy szubkonszolidált alapon kell mérlegelnie az érdekeket.

A politika célja a munkatársak összeférhetetlenségének megállapítása, a legközelebbi családtagjaik érdekeit is beleértve. Az intézményeknek azt is figyelembe kell venniük, hogy az összeférhetetlenség nem csupán jelenlegi, hanem korábbi személyes vagy szakmai kapcsolatokból is eredhet. Amennyiben összeférhetetlenség merül fel, az intézményeknek fel kell mérniük annak fontosságát, és megfelelő enyhítő intézkedésekről kell dönteniük, illetve végre kell hajtaniuk azokat.

A korábbi kapcsolatokból eredő összeférhetetlenséget illetően az intézményeknek megfelelő határidőt kell megállapítaniuk, amelyen belül a munkatársaknak az ilyen összeférhetetlenséget jelenteniük kell annak alapján, hogy ez az összeférhetetlenség a munkatársak magatartását és a döntéshozatalban való részvételüket továbbra is befolyásolhatja.

A politikának legalább az alábbi helyzetekre vagy kapcsolatokra ki kell térnie, amelyek esetében összeférhetetlenség merülhet fel:

• a. gazdasági érdekek (pl. részvények, egyéb tulajdonosi jogok és tagság, pénzügyi holdingtársaságok és kereskedelmi ügyfelekhez fűződő egyéb gazdasági érdekek, szellemi tulajdonjogok, az intézmény által egy munkatárs tulajdonában lévő társaságnak nyújtott hitel, ellentétes érdekekkel rendelkező testületben vagy szervezetben fennálló tagság vagy tulajdonrész);
• b. az intézményben fennálló befolyásoló részesedéssel rendelkező tulajdonosokhoz fűződő személyes vagy szakmai kapcsolat;
• c. az intézmény vagy a prudenciális konszolidáció körébe tartozó szervezetek egy munkatársához fűződő személyes vagy szakmai kapcsolat (pl. családi kapcsolat);
• d. egyéb munkaviszony és a közelmúltban (pl. az elmúlt öt évben) fennállt korábbi munkaviszony;
• e. releváns külső érdekelt felekhez fűződő személyes vagy szakmai kapcsolatok (pl. lényeges beszállítókhoz, tanácsadókhoz vagy egyéb szolgáltatókhoz fűződő érintettség); valamint
• f. politikai befolyás vagy politikai kapcsolatok.

A fentiek ellenére az intézményeknek azt is figyelembe kell venniük, hogy ha valaki valamely intézménynek részvényese, vagy valamely intézménynél magánszámlát vezet vagy attól hitelt vesz fel, illetve egyéb szolgáltatásait igénybe veszi, az nem eredményez olyan helyzetet, amelyben a munkatárs esetében összeférhetetlenség merül fel, amennyiben ez megfelelő minimális küszöbértéken belül marad.

A politikának meg kell határoznia a jelentéstételi és kommunikációs eljárást a politika alapján felelős részleg számára. A munkatársak kötelesek az intézményen belül nyilvánosságra hozni bármely olyan témát, amely összeférhetetlenséget eredményezhet vagy eredményezett.

A politikának különbséget kell tennie a tartósan fennálló, folyamatos kezelést igénylő összeférhetetlenség, valamint a váratlanul, egy adott esemény (pl. egy ügylet, egy szolgáltató kiválasztása stb.) kapcsán kialakult összeférhetetlenség között, amelyet általában egy egyszeri intézkedéssel meg lehet oldani. A meghozott döntések szempontjából az intézmény érdekeinek minden körülmények között központi szerepet kell játszaniuk.

A politikának az összeférhetetlenség fontosságának felmérése és az enyhítő intézkedések meghozatala céljából meg kell határoznia az összeférhetetlenség azonosításával és megelőzésével kapcsolatos eljárásokat, intézkedéseket, dokumentációs elemeket és felelősségi köröket. Ezen eljárások, elemek, felelősségi körök és intézkedések közé tartoznak az alábbiak:

• a. az összeférhetetlenséget eredményező tevékenységeket vagy ügyleteket különböző személyekhez kell rendelni;
• b. az intézményen kívül is aktív munkatársakat meg kell akadályozni abban, hogy az egyéb tevékenységeiket illetően az intézményen belül indokolatlan befolyással rendelkezzenek;
• c. a vezető testület tagjaira vonatkozóan meg kell állapítani azt a felelősséget, amely szerint tartózkodnak az olyan témákban történő szavazásokon, amelyeknél egy adott tagnál összeférhetetlenség merül vagy merülhet fel, illetve amelyeknél a tag objektivitása vagy az intézmény felé fennálló kötelességeinek megfelelő teljesítésére való képessége sérülhet;
• d. meg kell akadályozni, hogy a vezető testület tagjai a konkurens intézményekben igazgatósági tisztséget töltsenek be, kivéve, ha e tisztségek az 575/2013/EU rendelet 113. cikkének (7) bekezdésében említett intézményvédelmi rendszerbe tartozó intézményekben, az 575/2013/EU rendelet 10. cikkében említett, központi szervhez tartósan kapcsolt hitelintézetekben vagy a prudenciális konszolidáció körébe tartozó intézményekben található.

A politikának külön foglalkoznia kell a vezető testület szintjén megvalósuló összeférhetetlenség kockázatával, és kellő útmutatást kell nyújtania azon összeférhetetlenségek azonosításához és kezeléséhez, amelyek megakadályozhatják a vezető testület tagjait abban, hogy objektív és pártatlan döntéseket hozzanak, amelyek az intézmény jól felfogott érdekét hivatottak szolgálni. Az intézményeknek figyelembe kell venniük, hogy az összeférhetetlenség hatással lehet a vezető testület tagjainak önállóságára³¹ .

³¹ Lásd még az ESMA és az EBH közös iránymutatását: „A 2013/36/EU irányelv és a 2014/65/EU irányelv szerinti vezető testületi tagok és kulcsfontosságú feladatot ellátó személyek alkalmasságának értékelése”.

A vezető testület tagjai körében azonosított összeférhetetlenség mérséklése során az intézményeknek dokumentálniuk kell a meghozott intézkedéseket, beleértve annak indokolását, hogy azok mennyire hatékonyak az objektív döntéshozatal biztosításában.

Megfelelően értékelni és kezelni kell azokat a tényleges vagy potenciális összeférhetetlenségeket, amelyeket az intézményen belüli felelős részleg tudomására hoztak. Ha a munkatársak körében megállapítható az összeférhetetlenség, az intézménynek dokumentálnia kell a meghozott döntést, különösen akkor, ha az összeférhetetlenséget és a kapcsolódó kockázatokat elismerték, és elfogadták azt, ahogyan sikerült kielégítően enyhíteni vagy orvosolni a szóban forgó összeférhetetlenséget.

A vezető testületet egyénileg és közösen érintő valamennyi tényleges és potenciális összeférhetetlenséget kellően dokumentálni kell, arról értesíteni kell a vezető testületet, valamint azt a vezető testületnek meg kell vitatnia, döntést kell hoznia, és kezelnie kell.