12 Henkilöstön eturistiriitoja koskevat käytännöt

Ylimmän hallintoelimen tulee olla vastuussa sellaisten tehokkaiden käytäntöjen perustamisesta, hyväksymisestä ja valvomisesta, joilla tunnistetaan, arvioidaan, hallitaan ja vähennetään tai ehkäistään sellaisia tosiasiallisia tai mahdollisia eturistiriitoja laitoksen etujen ja henkilöstön, myös ylimmän hallintoelimen jäsenten, henkilökohtaisten etujen välillä, jotka voivat vaikuttaa haitallisesti näiden henkilöiden tehtävien ja velvollisuuksien hoitamiseen. Konsolidoivan laitoksen tulee tarkastella etuja konsolidoidusti ja alakonsolidointiryhmän tasolla vahvistettujen konserninlaajuisten eturistiriitakäytäntöjen kontekstissa.

Käytännöillä on pyrittävä tunnistamaan henkilöstön eturistiriidat, mukaan lukien heidän lähimpien perheenjäsentensä eturistiriidat. Laitosten tulisi ottaa huomioon, että eturistiriidat voivat perustua paitsi nykyisiin myös aikaisempiin henkilökohtaisiin suhteisiin tai työsuhteisiin. Mikäli eturistiriitoja ilmenee, laitosten tulisi arvioida niiden olennaisuus sekä tarvittaessa päättää asianmukaisista lieventävistä toimenpiteistä ja panna ne täytäntöön

Aikaisemmista suhteista johtuvien eturistiriitojen osalta laitosten tulisi määritellä asianmukainen ajanjakso, jolta ne haluavat henkilöstönsä ilmoittavan tällaisista eturistiriidoista sen perusteella, että niillä voi vielä olla vaikutusta henkilöstön toimintaan ja päätöksentekoon osallistumiseen.

Käytäntöjen tulisi kattaa ainakin seuraavat tilanteet ja suhteet, joiden perusteella eturistiriitoja voi syntyä:

• a. taloudelliset edut (esim. osakkeet, muut omistusoikeudet ja jäsenyydet, hallintaosuudet ja muut kaupallisiin asiakkaisiin liittyvät taloudelliset edut, immateriaalioikeudet, laitoksen myöntämät lainat henkilöstön omistamalle yritykselle, sellaisen elimen jäsenyys tai sellaisen elimen tai yksikön omistusoikeus, jonka edut ovat ristiriidassa laitoksen etujen kanssa)
• b. henkilökohtaiset tai ammatilliset suhteet tahoihin, joilla on huomattavia omistusosuuksia laitoksesta
• c. henkilökohtaiset tai työhön liittyvät suhteet varovaisuusperiaatteen mukaisen konsolidoinnin piiriin kuuluvan laitoksen tai yksiköiden henkilöstöön (esim. perhesuhteet)
• d. muut työsuhteet ja aiemmat työsuhteet lähimenneisyydessä (esim. viimeisen viiden vuoden aikana)
• e. henkilökohtaiset tai työhön liittyvät suhteet keskeisiin ulkoisiin sidosryhmiin (esim. suhteet olennaisiin toimittajiin, neuvonta- ja asiantuntijapalveluihin tai muihin palveluntarjoajiin)
• f. poliittinen vaikutusvalta tai poliittiset suhteet.

Edellä sanotusta huolimatta laitosten tulisi huomioida, että jos henkilöstön jäsenellä on osakkuuksia tai yksityisiä tilejä tietyssä laitoksessa, tämä laitos on myöntänyt hänelle lainoja tai hän käyttää muita laitoksen tarjoamia palveluja, tämän perusteella ei tulisi syntyä tilannetta, jossa henkilöstön jäsenellä katsotaan olevan eturistiriita, jos pysytään asianmukaisen vähimmäistason alapuolella.

Käytännöissä tulisi määritellä prosessit, joiden mukaan voidaan raportoida ja välittää tietoa käytäntöjen mukaiselle vastuulliselle toiminnolle. Henkilöstöllä tulee olla velvollisuus ilmoittaa viipymättä sisäisesti kaikista olosuhteista, jotka voivat johtaa tai ovat johtaneet eturistiriitaan.

Käytännöissä tulisi tehdä ero jatkuvalla tavalla hallittavien pysyvien eturistiriitojen ja sellaisten eturistiriitojen välille, jotka syntyvät odottamatta yksittäisen tapahtuman yhteydessä (esim. tietyn liiketoimen tai palveluntarjoajan valinnan yhteydessä) ja joita voidaan tavallisesti hallita kertaluontoisella toimenpiteellä. Laitoksen edun tulee kaikissa tilanteissa olla tehtyjen päätösten keskiössä.

Käytännöissä tulee määritellä ne menettelyt, toimenpiteet, vaaditut dokumentit ja velvollisuudet, jotka koskevat eturistiriitojen tunnistamista ja ehkäisyä, niiden olennaisuuden arvioimista sekä lieventävien toimenpiteiden toteuttamista. Kyseisiin menettelyihin, vaadittuihin dokumentteihin, velvollisuuksiin ja toimenpiteisiin on sisällyttävä

• a. keskenään ristiriitaisten tehtävien tai liiketoimien antaminen eri henkilöiden hoidettavaksi
• b. myös laitoksen ulkopuolisissa tehtävissä toimivan henkilöstön sopimattoman vaikutusvallan käytön estäminen kyseisiin muihin tehtäviin nähden
• c. velvollisuuden asettaminen ylimmän hallintoelimen jäsenille pidättäytyä äänestämästä niissä asioissa, joissa jäsenellä on tai voi olla eturistiriita tai joissa jäsenen puolueettomuus tai kyky suorittaa tehtäviään laitoksessa täysimääräisesti voi olla muulla tavalla vaarantunut
• d. ylimmän hallintoelimen jäseniä koskeva kielto hoitaa kilpailevien laitosten johtajien tehtäviä, elleivät ne ole sellaisissa laitoksissa, jotka kuuluvat samaan laitosten suojajärjestelmään asetuksen (EU) N:o 575/2013 113 artiklan 7 kohdassa tarkoitetussa merkityksessä, pysyvästi keskuslaitokseen liittyneissä luottolaitoksissa asetuksen (EU) N:o 575/2013 10 artiklassa tarkoitetussa merkityksessä tai laitoksissa, jotka kuuluvat varovaisuusperiaatteen mukaisen konsolidoinnin piiriin.

Käytännöissä tulisi erityisesti käsitellä eturistiriitojen riskiä ylimmän hallintoelimen tasolla ja tarjota riittävää ohjausta sellaisten eturistiriitojen tunnistamiseen ja hallintaan, jotka voivat heikentää ylimmän hallintoelimen jäsenen kykyä tehdä objektiivisia ja puolueettomia päätöksiä, jotka ovat laitoksen edun mukaisia. Laitosten tulee ottaa huomioon, että eturistiriidat voivat vaikuttaa ylimmän hallintoelimen jäsenten riippumattomuuteen³¹ .

³¹ Ks. myös ESMAn ja EPV:n yhteiset direktiivin 2013/36/EU ja direktiivin 2014/65/EU mukaiset ohjeet ylimmän hallintoelimen jäsenten ja keskeisistä toiminnoista vastaavien henkilöiden sopivuuden arviointia varten.

Kun lievennetään ylimmän hallintoelimen jäsenillä tunnistettuja eturistiriitoja, laitosten olisi dokumentoitava toteutetut toimenpiteet, mukaan lukien perustelut sille, miten näillä toimenpiteillä voidaan tehokkaasti taata objektiivinen päätöksenteko.

Tosiasiallisia tai mahdollisia eturistiriitoja, joista on ilmoitettu laitoksen vastuulliselle toiminnolle, tulisi arvioida ja hallita asianmukaisesti. Tilanteessa, jossa tunnistetaan henkilöstön eturistiriita, laitoksen tulee dokumentoida tehty päätös, erityisesti siinä tapauksessa, että eturistiriita ja siihen liittyvät riskit on hyväksytty, ja tässä tapauksessa on annettava tieto siitä, kuinka tätä eturistiriitaa on onnistuneesti lievennetty tai korjattu.

Kaikki tosiasialliset tai mahdolliset ylimmän hallintoelimen tason eturistiriidat, olivatpa ne yksilöllisiä tai kollektiivisia, tulee dokumentoida asianmukaisesti, niistä tulee ilmoittaa ylimmälle hallintoelimelle, ja ylimmän hallintoelimen tulee keskustella niistä, tehdä niistä päätös ja hoitaa ne asianmukaisesti.