12 Policy om intressekonflikter för personal

Institutens åtgärder för att hantera eller i förekommande fall minska intressekonflikterna bör dokumenteras och bland annat innefatta följande:

• a. Lämplig åtskillnad mellan ansvarsområdena, till exempel genom att anförtro verksamheter inom transaktionskedjan eller i fråga om tjänster som kan innebära en intressekonflikt till olika personer eller genom att anförtro övervakningen och rapporteringen av sådana verksamheter till olika personer.
• b. Upprättande av informationsbarriärer, t.ex. genom en fysisk åtskillnad mellan vissa affärsområden eller enheter.

Ledningsorganet bör vara ansvarigt för att fastställa, godkänna och övervaka genomförandet och upprätthållandet av effektiva policyer för att identifiera, bedöma, hantera och minska eller förebygga faktiska eller potentiella konflikter mellan institutets intressen och privata intressen hos personalen, inbegripet ledningsorganets ledamöter, som kan inverka EBA Regular Use

menligt på deras fullgörande av sina uppgifter och ansvarsområden. Ett konsoliderande institut bör beakta olika intressen i en koncerngemensam policy om intressekonflikter på grupp- eller undergruppsnivå.

Policyn bör syfta till att identifiera intressekonflikter hos personalen, inbegripet deras nära familjemedlemmars intressen. Instituten bör ta hänsyn till att intressekonflikter inte enbart kan uppstå till följd av aktuella relationer utan även till följd av tidigare personliga eller yrkesmässiga relationer. När intressekonflikter uppstår bör instituten bedöma hur betydande de är samt besluta om och genomföra lämpliga åtgärder för att minska konflikterna.

När det gäller intressekonflikter som kan uppstå till följd av tidigare relationer bör instituten fastställa hur långt tillbaka personalens rapportering av sådana intressekonflikter bör sträcka sig mot bakgrund av att konflikterna fortfarande kan påverka personalens beteende och deras deltagande i beslutsfattandet.

Policyn bör omfatta åtminstone följande situationer eller relationer där intressekonflikter kan uppstå:

• a. Ekonomiska intressen (t.ex. aktieinnehav, andra äganderätter och medlemskap, finansiella innehav och andra ekonomiska intressen i företagskunder, immateriella rättigheter, lån som institutet beviljat ett företag som ägs av personalen, medlemskap i ett organ eller en enhet med intressen som står i strid med institutets).
• b. Personliga eller yrkesmässiga relationer till ägare till kvalificerade innehav i institutet.
• c. Personliga eller yrkesmässiga relationer till personal som arbetar för institutet eller företagen som omfattas av konsolidering under tillsyn (exempelvis familjerelationer).
• d. Andra anställningar och tidigare anställningar i nära förfluten tid (t.ex. fem år bakåt).
• e. Personliga eller yrkesmässiga relationer till relevanta externa intressenter (t.ex. samröre med betydande leverantörer, konsultföretag eller andra tjänsteleverantörer).
• f. Politiskt inflytande eller politiska relationer.

Utan hinder av ovanstående bör instituten ta hänsyn till att det faktum att personal äger aktier i ett institut eller har privata konton eller lån eller på annat sätt använder ett instituts tjänster inte bör leda till att personalen anses befinna sig i intressekonflikt så länge involveringen inte överskrider en rimlig minimitröskel.

Policyn bör innehålla förfaranden för rapportering och informationsöverföring till den funktion som är ansvarig enligt policyn. Personalen bör omfattas av en plikt att skyndsamt internt redovisa alla eventuella situationer som kan ge upphov till, eller som redan har gett upphov till, en intressekonflikt. EBA Regular Use

Policyn bör skilja mellan intressekonflikter som kvarstår över längre tid och behöver hanteras permanent och intressekonflikter som inträder oväntat till följd av en enskild händelse (t.ex. en transaktion, valet av en viss tjänsteleverantör osv.) och oftast kan hanteras genom en engångsåtgärd. Under alla omständigheter bör institutets intressen vara centrala för de beslut som fattas.

Policyn bör innehålla bestämmelser om förfaranden, åtgärder, dokumentationskrav och ansvarsområden för identifiering och förebyggande av intressekonflikter, bedömning av hur betydande konflikterna är samt vidtagande av åtgärder för att minska konflikterna. Dessa förfaranden, krav, ansvarsområden och åtgärder bör inkludera följande:

• a. Att anförtro verksamheter eller transaktioner där motstridiga intressen står mot varandra till olika personer.
• b. Att hindra personal som även bedriver verksamhet utanför institutet från att utöva ett otillbörligt inflytande på dessa områden inom institutet.
• c. Att fastslå att ledningsorganets ledamöter är ansvariga för att avstå från att rösta i ärenden där en ledamot befinner sig eller skulle kunna befinna sig i en intressekonflikt eller där ledamotens objektivitet eller förmåga att fullt ut fullgöra sina plikter gentemot institutet på annat sätt riskerar att äventyras.
• d. Att se till att ledningsorganets ledamöter inte har uppdrag i ledningsorganen för konkurrerande institut, såvida det inte rör sig om institut som tillhör samma institutionella skyddssystem i enlighet med artikel 113.7 i förordning (EU) nr 575/2013, kreditinstitut som är permanent underställda ett centralt organ i enlighet med artikel 10 i förordning (EU) nr 575/2013 eller institut som omfattas av konsolidering under tillsyn.

Policyn bör i synnerhet omfatta riskerna för intressekonflikter på ledningsorganets nivå och ge tillräcklig vägledning för identifiering och hantering av intressekonflikter som kan äventyra ledningsorganets ledamöters förmåga att fatta objektiva och opartiska beslut som syftar till att tillvarata institutets intressen. Instituten bör ta i beaktande att intressekonflikter kan påverka oberoendet hos ledningsorganets ledamöter³¹ .

³¹ Se även Esmas och EBA:s gemensamma riktlinjer för lämplighetsbedömningar av ledamöter i ledningsorgan och ledande befattningshavare enligt direktiv 2013/36/EU och direktiv 2014/65/EU.

När instituten mildrar identifierade intressekonflikter hos ledningsorganets ledamöter bör de även dokumentera de vidtagna åtgärderna, bland annat resonemanget om hur dessa effektivt säkerställer objektivt beslutsfattande.

Faktiska eller potentiella intressekonflikter som redovisats för den ansvariga funktionen inom institutet bör bedömas och hanteras på lämpligt sätt. Om en intressekonflikt hos personalen identifieras bör institutet dokumentera det beslut som fattas, särskilt om EBA Regular Use

intressekonflikten och de risker den medför accepteras, och, om konflikten har accepterats, hur den på tillfredsställande sätt har mildrats eller lösts.