12 Политика за персонала относно конфликтите на интереси за

Мерките на институциите за управление или, ако е уместно, редуциране на конфликтите на интереси следва да бъдат документирани и да включват, наред с другото:

• а. подходящо разделение на задълженията, напр. възлагане на различни лица на дейностите, които пораждат конфликти на интереси при обработването на сделки или при предоставянето на услуги или възлагане на различни лица на отговорностите, свързани с контрола и докладването на дейности, пораждащи конфликт на интереси;
• б. създаване на информационни бариери, например чрез физическо разделяне на определени бизнес линии или звена.

Ръководният орган следва да отговаря за изготвянето, одобряването и контрола върху прилагането и поддържането на ефективни политики с цел установяване, оценка, управление и редуциране или предотвратяване на настоящи и потенциални конфликти между интересите на институцията и частните интереси на служителите, включително на членовете на ръководния орган, които биха могли да окажат негативно влияние върху изпълнението на техните задължения и отговорности. Консолидиращата институция следва да разглежда интересите в рамките на политиката на групата срещу конфликтите на интереси на консолидирана или подконсолидирана основа.

Политиката следва да има за цел да установява конфликтите на интереси сред служителите, включително на интересите на най - близките членове на семейството им. Институциите следва да вземат предвид факта, че конфликти на интереси могат да възникнат не само от настоящи, но и от минали лични или професионални отношения. В случай че възникнат конфликти на интереси, институциите следва да оценят тяхната значимост, да вземат решение относно мерките за тяхното редуциране и съответно да ги приложат.

По отношение на конфликтите на интереси, които могат да възникнат от минали отношения, институциите следва да определят подходящ срок, в който желаят служителите да докладват за такива конфликти на интереси, на основание на това, че те могат да окажат въздействие върху поведението на служителите и участието им в процеса на вземане на решения.

Политиката следва да обхваща най - малко следните ситуации или отношения, при които може да възникнат конфликти на интереси:

• а. икономически интереси (напр. акции, други права на собственост и членства, финансови активи и други икономически интереси в клиенти търговци, права върху интелектуална собственост, кредити, предоставени от институцията на предприятие, притежавано от служител, членство в орган или собственост върху орган или субект с конфликт на интереси);
• б. лични или професионални отношения със собствениците на квалифицирано участие в институцията;
• в. лични или професионални отношения със служители на институцията или субектите, включени в обхвата на пруденциалната консолидация (напр. семейни връзки);
• г. друга или предишна трудова заетост в последните години (напр. последните пет години);
• д. лични или професионални отношения със съответните външни заинтересовани страни (напр. отношения, които са свързани със съществени доставчици, консултанти или други доставчици на услуги); и
• е. политическо влияние или политически отношения.

Независимо от горното, институциите следва да вземат под внимание, че когато дадено лице е акционер на дадена институция или притежава лични сметки или кредити в или ползва други услуги на институцията, това не следва да води до ситуация, при която се счита, че служителят е в конфликт на интереси, ако те останат в рамките на подходящ минимален праг.

В политиката следва да се определят процесите за докладване и уведомяване на функцията, която е отговорна съгласно политиката. Служителите следва да имат задължението да разкриват незабавно в рамките на институцията всеки въпрос, който може да доведе или вече е довел до конфликт на интереси.

Политиката следва да прави разграничение между конфликти на интереси, които са с продължително действие и трябва да се управляват постоянно, и конфликти на интереси, които настъпват неочаквано, във връзка с еднократно събитие (напр. сделка, избор на доставчик на услуги и т.н.) и обикновено могат да се овладеят чрез еднократна мярка. Във всички случаи интересът на институцията следва да бъде от основно значение за вземаните решения.

Политиката следва да определя процедури, мерки, изисквания към документацията и отговорности за установяването и предотвратяването на конфликтите на интереси, за оценка на тяхната значимост и за вземане на мерки за редуциране. Такива процедури, изисквания, отговорности и мерки следва да включват:

• а. възлагане на различни лица на дейности или сделки, които са в конфликт на интереси;
• б. предотвратяване на неуместно влияние върху определена дейност на институцията от служители, които имат активност и извън институцията по отношение на същата дейност;
• в. определяне на отговорността на членовете на ръководния орган, за да се въздържат от гласуване по всеки въпрос, когато даден член е или може да е в конфликт на интереси, или когато обективността на члена или способността му да изпълнява задълженията си към институцията може да бъде компрометирана по друг начин;
• г. да не допускат членовете на ръководния орган да заемат директорски длъжности в конкурентни институции, освен ако те не са в институции, които принадлежат към една и съща институционална защитна схема, както е посочено в член 113, параграф 7 от Регламент (ЕС) № 575/2013, кредитни институции, които са трайно свързани със същия централен орган, както е посочено в член 10 от Регламент (ЕС) № 575/2013, или институции в обхвата на пруденциалната консолидация.

Политиката следва да разглежда изрично риска от конфликти на интереси на нивото на ръководния орган и да предоставя достатъчно насоки относно установяването и управлението на конфликти на интереси, които могат да възпрепятстват способността на членовете на ръководния орган да вземат обективни и безпристрастни решения, които защитават в най - голяма степен интересите на институцията. Институциите следва да вземат предвид, че конфликтите на интереси могат да окажат въздействие върху независимостта на членовете на ръководния орган³¹ .

³¹ Вж. също съвместни насоки на ЕОЦКП и ЕБО за оценка на пригодността на членовете на ръководния орган и лицата, заемащи ключови позиции, съгласно Директива 2013/36/ЕС и Директива 2014/65/ЕС.

Когато редуцират установените конфликти на интереси на членовете на ръководния орган, институциите следва да документират предприетите мерки, включително обосновка за тяхната ефективност, за да се гарантира обективно вземане на решения.

Настоящите или потенциалните конфликти на интереси, които са били оповестени на отговорната функция в рамките на институцията, следва да бъдат оценени и управлявани по подходящ начин. В случай че бъде установен конфликт на интереси сред служителите, институцията следва да документира взетото решение, по - специално ако конфликтът на интереси и свързаните с него рискове са били признати и ако конфликтът на интереси е бил признат, как той е бил редуциран или отстранен по задоволителен начин.