12 Política de conflictos de interés para el personal

El órgano de dirección debería ser responsable de establecer, aprobar y supervisar la aplicación y el mantenimiento de políticas eficaces para identificar, evaluar, gestionar y mitigar o prevenir conflictos reales y potenciales entre los intereses de la entidad y los intereses privados del personal, incluidos los miembros del órgano de dirección, lo que podría influir adversamente en el desempeño de sus deberes y responsabilidades. Las entidades en base consolidada deberían considerar los intereses dentro de la política de conflictos de interés del grupo a nivel consolidado o subconsolidado.

La política debería tener como objetivo identificar los conflictos de interés del personal, incluidos los intereses de los familiares más cercanos. Las entidades deberían tener en cuenta que estos conflictos pueden surgir no solo de las relaciones personales o profesionales actuales, sino también de relaciones anteriores. Cuando se planteen conflictos de interés, las entidades deberían valorar su importancia y acordar y aplicar medidas apropiadas para mitigarlos.

Con respecto a los conflictos de interés que puedan surgir de relaciones anteriores, las entidades deberían establecer un plazo apropiado para que el personal informe de tales conflictos, por considerar que aún pueden tener un impacto sobre el comportamiento del personal y su participación en la toma de decisiones.

La política debería abarcar al menos las siguientes situaciones o relaciones en las que pueden surgir conflictos de interés:

• a. intereses económicos (p. ej., acciones, otros derechos de propiedad y pertenencia a asociaciones, participaciones financieras y otros intereses económicos en clientes comerciales, derechos de propiedad intelectual, préstamos otorgados por la entidad a una empresa propiedad del personal, pertenencia a un órgano o propiedad de un órgano o entidad con intereses enfrentados);
• b. relaciones personales o profesionales con los propietarios de participaciones significativas en la entidad;
• c. relaciones personales o profesionales con personal de la entidad o de entidades incluidas en el ámbito de consolidación prudencial (p. ej., relaciones familiares);
• d. otros empleos y empleos anteriores en el pasado reciente (p. ej., los últimos cinco años);
• e. relaciones personales o profesionales con terceros relevantes con intereses en la entidad (p. ej., asociaciones con proveedores, consultores u otros proveedores de servicios esenciales), e
• f. influencia política o relaciones políticas.

No obstante lo anterior, las entidades deberían tener en cuenta que ser accionista de una entidad o tener cuentas privadas o préstamos, o utilizar otros servicios de la misma, no debería llevar a una situación en la que se considere que el personal tiene un conflicto de interés si permanecen dentro de un umbral mínimo adecuado.

La política debería establecer los procesos de notificación y comunicación a la función responsable pertinente. El personal debería tener la obligación de informar internamente de manera inmediata de cualquier asunto que pueda generar o haya generado un conflicto de interés.

La política debería diferenciar entre los conflictos de interés que persisten y necesitan ser gestionados de modo permanente y los que se producen inesperadamente debido a un solo evento (p. ej., una transacción, la selección del proveedor de servicios, etc.) y que, por lo general, se pueden gestionar con una medida puntual. En todas las circunstancias, el interés de la entidad debería ser primordial en la toma de decisiones.

La política debería establecer procedimientos, medidas, requisitos de documentación y responsabilidades para la identificación y prevención de conflictos de interés, para la evaluación de su materialidad y para tomar medidas de mitigación. Tales procedimientos, requisitos, responsabilidades y medidas deberían incluir:

• a. encomendar a personas diferentes la realización de actividades o transacciones conflictivas;
• b. evitar que el personal que también lleva a cabo actividades fuera de la entidad ejerza una influencia indebida en esta como consecuencia de tales actividades;
• c. establecer que los miembros del órgano de dirección se abstengan de votar en cualquier asunto en el que un miembro tenga o pueda tener un conflicto de interés o en el que la objetividad o la capacidad del miembro para cumplir adecuadamente sus obligaciones con la entidad puedan verse comprometidas, e
• d. impedir que los miembros del órgano de dirección ocupen cargos en entidades competidoras, a menos que formen parte de entidades que pertenezcan al mismo sistema institucional de protección, según se establece en el artículo 113, apartado 7, del Reglamento (UE) n.º 575/2013, entidades de crédito afiliadas de forma permanente a un organismo central, tal como se menciona en el artículo 10 del Reglamento (UE) n.º 575/2013, o entidades incluidas en el ámbito de consolidación prudencial.

La política debería cubrir específicamente el riesgo de conflictos de interés a nivel del órgano de dirección y proporcionar orientaciones suficientes sobre la identificación y la gestión de conflictos de interés que puedan comprometer la capacidad de los miembros del órgano de dirección para tomar decisiones objetivas e imparciales que persigan salvaguardar los intereses de la entidad. Las entidades deberían tener en cuenta que los conflictos de interés pueden tener un impacto en la independencia de ideas de los miembros del órgano de dirección³¹ .

³¹ Véanse también las directrices conjuntas de la AEMV y la ABE sobre la evaluación de la idoneidad de los miembros del órgano de dirección y titulares de funciones clave en virtud de la Directiva 2013/36/UE y la Directiva 2014/65/UE.

Al mitigar los conflictos de interés identificados de miembros del órgano de dirección, las entidades deberían documentar las medidas adoptadas, indicando las razones por las que se consideran eficaces para garantizar una toma de decisiones objetiva.

Los conflictos de interés reales o potenciales que se hayan notificado a la función responsable de la entidad deberían evaluarse y gestionarse adecuadamente. Si se identifica un conflicto de interés del personal, la entidad debería documentar la decisión tomada, en particular si el conflicto de interés y los riesgos relacionados se han reconocido, y en tal caso, cómo se ha mitigado o solventado.

Todos los conflictos de interés reales y potenciales a nivel del órgano de dirección, tanto individuales como colectivos, deberían documentarse adecuadamente y notificarse al órgano de dirección, y este será quien los valore, tome una decisión al respecto y los gestione apropiadamente.