Παράρτημα III – Απαιτήσεις τεκμηρίωσης για αρχικούς διορισμούς

1.1 Ατομικά προσωπικά στοιχεία, στα οποία συμπεριλαμβάνονται το πλήρες ονοματεπώνυμο, το ονοματεπώνυμο κατά τη γέννηση εάν είναι διαφορετικό, το φύλο, ο τόπος και η ημερομηνία γέννησης, η διεύθυνση και τα στοιχεία επικοινωνίας, η ιθαγένεια και ο προσωπικός αριθμός ταυτότητας ή αντίγραφο του δελτίου ταυτότητας ή ισοδύναμου εγγράφου.

1.2 Αναλυτικά στοιχεία της θέσης για την οποία ζητείται η αξιολόγηση, αν η θέση στο διοικητικό όργανο αφορά εκτελεστικές ή μη εκτελεστικές αρμοδιότητες ή αν η θέση αφορά πρόσωπο που κατέχει καίρια θέση. Σε αυτά θα πρέπει να περιλαμβάνονται επίσης τα ακόλουθα στοιχεία:

• α. η επιστολή διορισμού, η σύμβαση, η προσφορά θέσης απασχόλησης ή σχετικά σχέδια εγγράφων, κατά περίπτωση·
• β. τυχόν σχετικά πρακτικά του διοικητικού συμβουλίου ή έκθεση/έγγραφο αξιολόγησης της καταλληλότητας·
• γ. η προγραμματιζόμενη ημερομηνία έναρξης και η διάρκεια της θητείας·
• δ. ο αναμενόμενος χρόνος που απαιτείται να αφιερώνεται για τη θέση, όπως έγινε δεκτή από το πρόσωπο·
• ε. περιγραφή των βασικών καθηκόντων και αρμοδιοτήτων του προσώπου· στ. αν το πρόσωπο αντικαθιστά κάποιον, το ονοματεπώνυμο του εν λόγω προσώπου.

1.3 Κατάλογος προσώπων που παρέχουν συστάσεις συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων επικοινωνίας, κατά προτίμηση για εργοδότες στον τραπεζικό ή χρηματοοικονομικό τομέα, όπου θα πρέπει να περιλαμβάνονται το πλήρες ονοματεπώνυμο, το ίδρυμα, η θέση, ο αριθμός τηλεφώνου, η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η φύση της επαγγελματικής σχέσης, καθώς και ένδειξη για το αν υπάρχει ή υπήρχε ενδεχομένως μη επαγγελματική σχέση με το εν λόγω πρόσωπο.

2.1 Θα πρέπει να παρέχονται τα ακόλουθα στοιχεία:

• α. στοιχεία σχετικά με το αποτέλεσμα οποιασδήποτε αξιολόγησης της καταλληλότητας του προσώπου που έχει διενεργηθεί από το ίδρυμα, όπως σχετικά πρακτικά του διοικητικού συμβουλίου ή έκθεση/έγγραφα αξιολόγησης της καταλληλότητας, τα οποία περιλαμβάνουν το σκεπτικό που οδήγησε στο αποτέλεσμα της αξιολόγησης·
• β. αν το ίδρυμα είναι σημαντικό σύμφωνα με τον ορισμό που παρατίθεται στις κατευθυντήριες γραμμές· και
• γ. το αρμόδιο πρόσωπο επικοινωνίας εντός του ιδρύματος.

3. Γνώσεις, δεξιότητες και πείρα

3.1 Βιογραφικό σημείωμα που περιέχει λεπτομερή στοιχεία σχετικά με την εκπαίδευση και την επαγγελματική πείρα (μεταξύ άλλων, επαγγελματική πείρα, ακαδημαϊκοί τίτλοι σπουδών και άλλη σχετική εκπαίδευση), συμπεριλαμβανομένης της ονομασίας και της φύσης όλων των οργανισμών για τους οποίους έχει εργαστεί το πρόσωπο, καθώς και της φύσης και της διάρκειας των καθηκόντων που ασκούσε, με ιδιαίτερη έμφαση σε τυχόν δραστηριότητες που εμπίπτουν στον τομέα της επιδιωκόμενης θέσης (πείρα στον τομέα της τραπεζικής και/ή της διοίκησης).

3.2 Στις πληροφορίες που πρέπει να παρέχονται θα πρέπει να συμπεριλαμβάνεται δήλωση του ιδρύματος σχετικά με το αν το πρόσωπο έχει κριθεί, κατόπιν αξιολόγησης, ότι διαθέτει την απαιτούμενη πείρα, όπως περιγράφεται στις παρούσες κατευθυντήριες γραμμές και, σε κάθε άλλη περίπτωση, λεπτομερή στοιχεία του σχεδίου εκπαίδευσης που έχει προβλεφθεί, συμπεριλαμβανομένου του περιεχομένου, του παρόχου και της ημερομηνίας κατά την οποία θα έχει ολοκληρωθεί το σχέδιο εκπαίδευσης .

4. Φήμη, ειλικρίνεια, ακεραιότητα

4.1 Πληροφορίες ποινικού μητρώου και σχετικές πληροφορίες όσον αφορά ποινικές έρευνες και διαδικασίες, συναφείς αστικές και διοικητικές υποθέσεις, καθώς και πειθαρχικά μέτρα (μεταξύ άλλων παύση από τη θέση διευθυντή εταιρείας, πτώχευση, αφερεγγυότητα και παρόμοιες διαδικασίες), ιδίως μέσω επίσημης βεβαίωσης ή οποιασδήποτε αξιόπιστης πηγής πληροφοριών σχετικά με την απουσία ποινικής καταδίκης, έρευνας και διαδικασίας (π.χ. έρευνες τρίτων, μαρτυρίες δικηγόρων ή συμβολαιογράφων που είναι εγκατεστημένοι στην ΕΕ).

4.2 Δήλωση σχετικά με το αν εκκρεμούν ποινικές διαδικασίες ή αν το πρόσωπο ή οποιοσδήποτε οργανισμός που τελεί υπό τη διαχείριση του εν λόγω προσώπου έχει εμπλακεί ως οφειλέτης σε διαδικασία αφερεγγυότητας ή παρόμοια διαδικασία. 4.3 Πληροφορίες σχετικά με τα ακόλουθα:

• α. έρευνες, διαδικασίες εκτέλεσης ή κυρώσεις από εποπτική αρχή στις οποίες το πρόσωπο εμπλέκεται άμεσα ή έμμεσα·
• β. απόρριψη αίτησης εγγραφής σε μητρώο, αδειοδότησης, απόκτησης ιδιότητας μέλους ή χορήγησης άδειας για την άσκηση εμπορικής, επιχειρηματικής ή επαγγελματικής δραστηριότητας· ή απόσυρση, ανάκληση ή διακοπή της εν λόγω εγγραφής σε μητρώο, αδειοδότησης, ιδιότητας μέλους ή άδειας· ή διαγραφή από ρυθμιστική ή κρατική αρχή ή από επαγγελματικό φορέα ή ένωση·
• γ. απομάκρυνση από θέση απασχόλησης ή από θέση εμπιστοσύνης, καταπιστευματικής σχέσης ή άλλης παρόμοιας κατάστασης, ή περιπτώσεις στις οποίες ζητήθηκε η παραίτηση από τέτοιου είδους θέση (εξαιρουμένων των απολύσεων για οικονομικούς λόγους) ·
• δ. αν έχει ήδη διενεργηθεί από άλλη αρμόδια αρχή αξιολόγηση της φήμης του προσώπου ως αγοραστή ή προσώπου που διευθύνει την επιχειρηματική δραστηριότητα ιδρύματος (συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων της εν λόγω αρχής, της ημερομηνίας της αξιολόγησης και των αποδεικτικών στοιχείων του αποτελέσματος της εν λόγω αξιολόγησης), καθώς και η συγκατάθεση του προσώπου, όπου απαιτείται, για την αναζήτηση τέτοιου είδους πληροφοριών, τη δυνατότητα επεξεργασίας τους, καθώς και για τη χρήση των παρεχόμενων πληροφοριών για την αξιολόγηση καταλληλότητας· και
• ε. αν έχει ήδη διενεργηθεί ενδεχομένως προηγούμενη αξιολόγηση του προσώπου από αρχή που εντάσσεται στο πλαίσιο άλλου, μη χρηματοοικονομικού, τομέα (συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων της εν λόγω αρχής και των αποδεικτικών στοιχείων του αποτελέσματος της αξιολόγησης αυτής).

5. Οικονομικά και μη οικονομικά συμφέροντα

5.1 Θα πρέπει να γνωστοποιούνται όλα τα οικονομικά και μη οικονομικά συμφέροντα που θα μπορούσαν να δημιουργήσουν δυνητικές συγκρούσεις συμφερόντων, μεταξύ των οποίων περιλαμβάνονται, ενδεικτικά, τα ακόλουθα στοιχεία:

• α. περιγραφή οποιωνδήποτε οικονομικών (π.χ. δάνεια, συμμετοχές) και μη οικονομικών συμφερόντων ή σχέσεων (π.χ. στενές σχέσεις, όπως σύζυγος, σύντροφος δηλωμένης συμβίωσης, συμβίος, τέκνο, γονέας ή άλλη σχέση με άτομο με το οποίο συγκατοικεί το ενδιαφερόμενο πρόσωπο) μεταξύ, αφενός, του προσώπου και των στενών συγγενών του (ή οποιασδήποτε εταιρείας με την οποία συνδέεται στενά το εν λόγω πρόσωπο) και, αφετέρου, του ιδρύματος, του μητρικού ιδρύματος ή των θυγατρικών του ή οποιουδήποτε προσώπου που κατέχει ειδική συμμετοχή στο εν λόγω ίδρυμα, συμπεριλαμβανομένων τυχόν μελών των εν λόγω ιδρυμάτων ή προσώπων που κατέχουν καίριες θέσεις·
• β. κατά πόσον το πρόσωπο ασκεί οποιαδήποτε επιχειρηματική δραστηριότητα ή διατηρεί (ή διατηρούσε κατά την τελευταία διετία) οποιαδήποτε εμπορική σχέση με οποιοδήποτε από τα προαναφερόμενα ιδρύματα ή πρόσωπα ή συμμετέχει σε οποιαδήποτε δικαστική διαδικασία με τα εν λόγω ιδρύματα ή πρόσωπα·
• γ. κατά πόσον το πρόσωπο και στενοί συγγενείς του έχουν τυχόν ανταγωνιστικά συμφέροντα με το ίδρυμα, το μητρικό ίδρυμα ή τις θυγατρικές του·
• δ. κατά πόσον το πρόσωπο προτείνεται εξ ονόματος οποιουδήποτε εκ των σημαντικών μετόχων·
• ε. τυχόν οικονομικές υποχρεώσεις έναντι του ιδρύματος, του μητρικού του ιδρύματος ή των θυγατρικών του (εξαιρουμένων εξυπηρετούμενων στεγαστικών δανείων που έχουν συναφθεί υπό συνθήκες ελεύθερου ανταγωνισμού)· και στ. τυχόν θέσεις πολιτικής επιρροής (σε εθνικό ή τοπικό επίπεδο) που έχουν καταληφθεί κατά την τελευταία διετία.

5.2 Αν εντοπιστεί σημαντική σύγκρουση συμφερόντων, το ίδρυμα θα πρέπει να υποβάλλει δήλωση σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο έχει περιοριστεί ικανοποιητικά ή αντιμετωπιστεί η εν λόγω σύγκρουση συμφερόντων, συμπεριλαμβανομένης παραπομπής στα σχετικά τμήματα της πολιτικής σύγκρουσης συμφερόντων του ιδρύματος ή σε τυχόν εξατομικευμένες ρυθμίσεις διαχείρισης ή περιορισμού της σύγκρουσης συμφερόντων.

6. Αφιέρωση χρόνου

6.1 Θα πρέπει να παρέχονται όλα τα συναφή και απαραίτητα στοιχεία προκειμένου να καταδεικνύεται ότι το πρόσωπο έχει στη διάθεσή του επαρκή χρόνο τον οποίο θα αφιερώσει στην άσκηση της εντολής του, μεταξύ άλλων:

• α. πληροφορίες σχετικά με τον ελάχιστο χρόνο που θα αφιερώνεται στην εκτέλεση των καθηκόντων του προσώπου εντός του ιδρύματος (ετήσιες και μηνιαίες ενδείξεις)·
• β. κατάλογος των πρωτίστως εμπορικών εντολών που διαθέτει το πρόσωπο, μεταξύ άλλων αν εφαρμόζονται οι κανόνες προνομιακού υπολογισμού 27 του άρθρου 91 παράγραφος 4 της ΟΚΑ·
• γ. σε περιπτώσεις που εφαρμόζονται οι κανόνες προνομιακού υπολογισμού, επεξήγηση τυχόν συνεργειών που υπάρχουν μεταξύ των εταιρειών·
• δ. κατάλογος των εντολών που αφορούν πρωτίστως μη εμπορικές δραστηριότητες ή δημιουργούνται για τους αποκλειστικούς σκοπούς της διαχείρισης των οικονομικών συμφερόντων του προσώπου·
• ε. το μέγεθος των εταιρειών ή των οργανισμών στο πλαίσιο των οποίων ασκούνται οι εν λόγω εντολές, μεταξύ άλλων, για παράδειγμα, το σύνολο των στοιχείων ενεργητικού, αν η εταιρεία είναι εισηγμένη σε ρυθμιζόμενη αγορά και ο αριθμός των εργαζομένων· στ. κατάλογος όλων των πρόσθετων αρμοδιοτήτων που συνδέονται με τις εν λόγω εντολές (όπως η προεδρία μιας επιτροπής)·
• ζ. ο εκτιμώμενος χρόνος σε ημέρες ανά έτος που αφιερώνεται σε κάθε εντολή· και
• η. ο ετήσιος αριθμός συνεδριάσεων που αφιερώνεται σε κάθε εντολή.

7. Γνώσεις, δεξιότητες και πείρα σε συλλογικό επίπεδο

7.1 Το ίδρυμα θα πρέπει να παρέχει κατάλογο με τα ονόματα των μελών του διοικητικού οργάνου και συνοπτική περιγραφή των αντίστοιχων ρόλων και καθηκόντων τους.

7.2 Το ίδρυμα θα πρέπει να υποβάλλει δήλωση σχετικά με τη συνολική αξιολόγηση που έχει διενεργήσει όσον αφορά τη συλλογική καταλληλότητα του διοικητικού οργάνου στο σύνολό του, συμπεριλαμβανομένης μιας δήλωσης σχετικά με το πως εντάσσεται το πρόσωπο στη συνολική καταλληλότητα του διοικητικού οργάνου (δηλαδή κατόπιν αξιολόγησης με τη χρήση του πίνακα καταλληλότητας που παρατίθεται στο παράρτημα Ι ή άλλης μεθόδου που έχει επιλέξει το ίδρυμα ή που απαιτείται από τη σχετικήαρμόδια αρχή). Η δήλωση αυτή θα πρέπει να περιλαμβάνει μία περιγραφή του κατά πόσον στη συνολική σύνθεση του διοικητικού οργάνου αποτυπώνεται ικανοποιητικά ευρύ φάσμα πείρας και τον προσδιορισμό τυχών κενών ή αδυναμιών, καθώς και τα μέτρα που επιβάλλονται για την αντιμετώπισή τους.

8. Οποιαδήποτε άλλη σχετική πληροφορία θα πρέπει να υποβάλλεται στο πλαίσιο της αίτησης.