III priedas. Asmens skyrimo į pareigas pirmą kartą dokumentavimo aspektai

1.1 Asmens duomenys, tarp jų – visas vardas, pavardė, gimus suteikta pavardė (jei ji skiriasi), lytis, gimimo vieta ir data, adresas ir kontaktiniai duomenys, pilietybė ir asmens kodas arba asmens tapatybės ar kito atitinkamo dokumento kopija.

1.2 Informacija apie pareigybę, dėl kurios prašoma vertinimo, ar valdymo organo pareigybė yra vykdomoji, ar nevykdomoji, ar tai pagrindines funkcijas atliekančio asmens pareigybė. Į šiuos duomenis taip pat turėtų būti įtraukta ši informacija:

• a. paskyrimo raštas, sutartis, darbo pasiūlymas arba atitinkamais atvejais – šių dokumentų projektai;
• b. visi atitinkamo organo posėdžių protokolai arba tinkamumo vertinimo ataskaita ir (arba) kitas tinkamumo vertinimo dokumentas;
• c. numatyta įgaliojimų pradžios data ir trukmė;
• d. kiek pareigybei, kurią užimti asmuo sutiko, turėtų būti skiriama laiko;
• e. pagrindinių asmens pareigų ir atsakomybės sričių aprašas;
• f. jei asmuo pakeičia kitą asmenį – to kito asmens vardas ir pavardė.

1.3 Rekomendacijas galinčių pateikti asmenų (geriausia bankų ar finansų sektoriaus darbuotojų) sąrašas, kuriame būtų pateikti jų kontaktiniai duomenys, tarp jų – vardas, pavardė, įstaiga, pareigos, telefono numeris, el. pašto adresas, profesinių ryšių pobūdis ir tai, ar su šiuo asmeniu esama arba būta neprofesinių ryšių.

2.1 Turėtų būti pateikiama ši informacija:

• a. informacija apie kiekvieno įstaigos atlikto asmens tinkamumo vertinimo rezultatus, pvz., atitinkamo organo posėdžio protokolai, tinkamumo vertinimo ataskaita ir (arba) kiti tinkamumo vertinimo dokumentai, kuriuose pagrindžiami atlikto vertinimo rezultatai;
• b. ar įstaiga yra svarbi, kaip apibrėžta gairėse;
• c. įstaigos kontaktinis asmuo.

3. Žinios, gebėjimai ir patirtis

3.1 Gyvenimo aprašymas ( curriculum vitae ), kuriame būtų pateikti duomenys apie išsilavinimą ir profesinę patirtį (įskaitant profesinę patirtį, akademines kvalifikacijas ir kitą atitinkamą mokymą), įskaitant visų organizacijų, kurioms asmuo dirbo, pavadinimus ir pobūdį, eitų pareigų pobūdį ir trukmę, pirmiausia nurodant visą veiklą, priskirtą norimai užimti pareigybei (su bankais ir (arba) vadovavimu susijusi patirtis).

3.2 Į pateiktiną informaciją turėtų būti įtrauktas įstaigos pareiškimas, ar buvo įvertinta, kad asmuo turi reikiamą šiose gairėse nurodytą patirtį, o jei įvertinta, kad neturi, – informacija apie sudarytą mokymo planą, įskaitant mokymo turinį, rengėją ir datą, iki kurios mokymo planas bus baigtas įgyvendinti.

4. Reputacija, sąžiningumas, dorumas

4.1 Įrašai apie teistumą ir atitinkama informacija apie baudžiamuosius tyrimus, procesus, svarbias civilines, administracines bylas, drausmines procedūras (įskaitant teisės eiti įmonės direktoriaus pareigas atėmimą, bankroto, nemokumo ir panašias procedūras), ypač informacija, pateikta oficialioje pažymoje arba kitame patikimame informacijos apie tai, kad asmuo nėra teistas, dėl jo nevykdomi tyrimai ir jam nėra iškeltų bylų, šaltinyje (pvz., trečiosios šalies atliktas tyrimas, ES įsisteigusio advokato ar notaro liudijimas).

4.2 Pareiškimas apie tai, ar baudžiamasis procesas tebevyksta arba ar asmuo arba jo valdoma organizacija nemokumo arba panašioje procedūroje dalyvavo kaip skolininkas ( - ė).

4.3 Informacija apie:

• a. priežiūros institucijos atliekamus tyrimus, vykdymo užtikrinimo procedūras arba sankcijas, su kuriais asmuo tiesiogiai arba netiesiogiai susijęs;
• b. registracijos, leidimo, narystės ar licencijos prekybai, įmonei ar profesijai nesuteikimą, registracijos, leidimo, narystės arba licencijos atšaukimą, panaikinimą, nutraukimą arba pašalinimą iš atitinkamos organizacijos reguliavimo ar valdžios institucijos, profesinės įstaigos ar asociacijos iniciatyva;
• c. atleidimą iš darbo arba pareigų, pagrįstų patika arba pasitikėjimu, panašią situaciją arba prašymą atsistatydinti iš šių pareigų (išskyrus etatų mažinimą);
• d. ar asmens, kaip įsigyjančio asmens arba įstaigos veiklai vadovaujančio asmens, reputacijos vertinimą jau yra atlikusi kita kompetentinga institucija (įskaitant tos institucijos tapatybės duomenis, vertinimo datą ir vertinimo rezultatų įrodymą) ir, jei to reikalaujama, asmens sutikimą, kad tokios informacijos būtų prašoma ir kad pateikta informacija būtų tvarkoma ir naudojama tinkamumo vertinimo tikslais;
• e. ar asmenį yra kada nors anksčiau vertinusi kita – ne finansų sektoriaus – institucija (įskaitant šios institucijos tapatybės duomenis ir to vertinimo rezultatų įrodymą). 5. Finansiniai ir nefinansiniai interesai

5.1 Turėtų būti atskleisti visi finansiniai ir nefinansiniai interesai, dėl kurių gali kilti interesų konfliktų, įskaitant šiuos dalykus (bet jais neapsiribojant):

• a. visi asmenį ir artimus jo šeimos narius (arba įmonę, su kuria asmuo glaudžiai susijęs) ir įstaigą, jos patronuojančiąją ar patronuojamąsias įmones arba bet kurį kvalifikuotąją šios įstaigos akcijų paketo dalį turintį asmenį, įskaitant šių įstaigų narius arba pagrindines funkcijas atliekančius asmenis, siejantys finansiniai (pvz., su paskolomis, turimomis akcijomis susiję) ir nefinansiniai interesai arba ryšiai (pvz., artimi ryšiai, tokie kaip su sutuoktiniu, registruotu partneriu, sugyventiniu, vaiku, tėvu arba motina ar kitais kartu gyvenančiais asmenimis);
• b. ar asmuo vykdo veiklą arba turi (arba per pastaruosius dvejus metus turėjo) komercinių ryšių su kuria nors iš pirmiau nurodytų įstaigų ar asmenų arba ar yra įtrauktas į teisines procedūras su tomis įstaigomis ir asmenimis;
• c. ar asmuo ir artimi jo šeimos nariai turi konkurencinių su įstaiga, jos patronuojančiąja arba patronuojamosiomis įmonėmis susijusių interesų;
• d. ar asmuo siūlomas kurio nors vieno reikšmingo akcininko vardu;
• e. visi finansiniai įsipareigojimai įstaigai, jos patronuojančiajai arba patronuojamosioms įmonėms (išskyrus veiksnias hipotekos paskolas, dėl kurių sulygta laikantis „ištiestosios rankos„ principo);
• f. visos per pastaruosius dvejus metus (nacionaliniu arba vietos lygmeniu) eitos politinės įtakos pareigos.

5.2 Jei nustatomas reikšmingas interesų konfliktas, įstaiga turėtų pateikti pareiškimą, kokiu būdu šis konfliktas buvo pakankamai sumažintas arba panaikintas, be kita ko, nurodyti atitinkamas įstaigos interesų konfliktų valdymo politikos dalis arba specialią konfliktų valdymo ar mažinimo tvarką.

6. Skiriamas laikas

6.1 Turėtų būti pateikti visi svarbūs ir būtini duomenys, kad asmuo gali skirti pakankamai laiko įgaliojimams vykdyti, tarp jų:

• a. informacija apie tai, kiek mažiausiai laiko bus skirta asmens funkcijoms įstaigoje vykdyti (per metus ir per mėnesį);
• b. asmens vykdomų įgaliojimų, kuriais siekiami pagrindiniai tikslai yra komerciniai, sąrašas, įskaitant tai, ar taikomos KRD 91 straipsnio 4 dalyje nustatytos privilegijuotojo skaičiavimo taisyklės²⁷ ;
• c. jei privilegijuotojo skaičiavimo taisyklės yra taikomos, – visų įmones siejančių sąsajų paaiškinimas;
• d. įgaliojimų, kuriais siekiami pagrindiniai tikslai yra nekomerciniai arba kurie suteikti vien asmens ekonominių interesų valdymo tikslais, sąrašas;
• e. įmonių arba organizacijų, kuriose turimi šie įgaliojimai, dydis, įskaitant, pvz., bendrą turtą, tai, ar įmonė yra biržinė, ir darbuotojų skaičių;
• f. visų papildomų su šiais įgaliojimais susijusių atsakomybės sričių (pvz., pirmininkavimo komitetams) sąrašas;
• g. kiekvienam įgaliojimui per metus numatomas skirti laikas dienomis;
• h. posėdžių skaičius per metus pagal kiekvieną įgaliojimą.

7. Kolektyvinės žinios, gebėjimai ir patirtis

7.1 Įstaiga turėtų pateikti valdymo organo narių pavardžių sąrašą ir glaustai nurodyti atitinkamas jų pareigas bei funkcijas.

7.2 Įstaiga turėtų pateikti pareiškimą apie jos atliktą bendrą viso valdymo organo kolektyvinio tinkamumo vertinimą, įskaitant pareiškimą apie tai, kaip asmuo prisideda prie bendro valdymo organo tinkamumo (t. y. atlikus vertinimą pagal I priede pateiktą tinkamumo matricą arba kitą įstaigos pasirinktą ar atitinkamos kompetentingos institucijos reikalaujamą metodą). Jame turėtų būti aprašyta, kaip valdymo organas bendra sudėtimi užtikrinama, kad valdymo organas turėtų pakankamai įvairios patirties, taip pat turėtų būti nurodytos visos spragos arba trūkumai ir jiems šalinti taikytos priemonės.

8. Teikiant paraišką turėtų būti pateikta visa kita svarbi informacija.

²⁷ Kai asmuo pasinaudoja galimybe turėti keletą įgaliojimų toje pačioje grupėje, įmonėse, kuriose įstaiga turi kvalifikuotąją akcijų paketo dalį, arba įstaigose, kurios priklauso toms pačioms institucinėms užtikrinimo sistemoms.