Anhang III – Dokumentationsanforderungen für Erstbestellungen

1.1 Zu den persönlichen individuellen Angaben zählen vollständiger Name, falls abweichend Geburtsname, Geschlecht, Geburtsort und -datum, Anschrift und Kontaktangaben, Staatsangehörigkeit sowie persönliche Identifikationsnummer oder eine Kopie des Personalausweises oder eines gleichwertigen Dokuments.

1.2 Einzelheiten zu der Position, für die die Bewertung erfolgen soll, sowie dazu, ob die betreffende Position im Leitungsorgan geschäftsführend oder nicht geschäftsführend ist oder ob die Position für einen Inhaber von Schlüsselfunktionen bestimmt ist. Dies sollte auch folgende Elemente umfassen:

• a. Bestellungsschreiben, Vertrag, Stellenangebot oder gegebenenfalls entsprechende Entwürfe;
• b. zugehörige Protokolle von Vorstandstreffen oder Bericht/Dokument über die Eignungsbewertung;
• c. das geplante Anfangsdatum und die geplante Dauer des Mandats;
• d. den erwarteten Zeitaufwand für die von der Person angenommenen Position;
• e. Beschreibung der wesentlichen Pflichten und Verantwortlichkeiten der Person;
• f. wenn die Person jemanden ersetzt, der Name dieser Person.

1.3 Eine Liste von Referenzpersonen mit Kontaktinformationen, vorzugsweise für Arbeitgeber auf dem Banken- oder Finanzsektor, einschließlich vollständiger Name, Institut, Position, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Art der beruflichen Beziehung und Angaben dazu, ob zu dieser Person eine nicht berufliche Beziehung besteht oder bestanden hat.

2.1 Die folgenden Einzelheiten sollten angegeben werden:

• a. Einzelheiten zum Ergebnis von Bewertungen der Eignung der Person, die durch das Institut durchgeführt wurden, z. B. relevante Vorstandsprotokolle oder Bericht über die Eignungsbewertung/Dokumente mit einer Begründung für das Ergebnis der vorgenommenen Bewertung;
• b. ob das Institut im Sinne der Leitlinien von erheblicher Bedeutung ist oder nicht; und
• c. der Ansprechpartner im Institut.

3. Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrung

3.1 Lebenslauf mit Angaben zur Ausbildung und Berufserfahrung (einschließlich Berufserfahrung, akademischer Qualifikationen und sonstiger relevanter Ausbildung), einschließlich des Namens und der Art aller Organisationen, für die die Person tätig war, und der Art und Dauer der erfüllten Funktionen, insbesondere Hervorhebung von Tätigkeiten im Rahmen der gesuchten Position (Erfahrung im Bankwesen und/oder der Geschäftsleitung).

3.2 Die zur Verfügung zu stellenden Informationen sollten eine Erklärung des Instituts darüber beinhalten, ob festgestellt wurde, dass die Person über die in diesen Leitlinien aufgezählte erforderliche Erfahrung verfügt oder nicht und falls nicht, Angaben zum vorgegebenen Schulungsplan, einschließlich des Inhalts, des Anbieters und des Datums, bis zu dem der Schulungsplan absolviert sein wird.

4. Leumund, Aufrichtigkeit, Integrität

4.1 Strafregistereinträge sowie relevante Informationen über strafrechtliche Ermittlungen und Strafverfahren, relevante Zivil- oder Verwaltungsstreitigkeiten, Disziplinarmaßnahmen (einschließlich Disqualifizierung als Unternehmensleiter oder Konkurs, Insolvenz oder ähnliche Verfahren), nachzuweisen insbesondere durch eine amtliche Bescheinigung oder eine zuverlässige Informationsquelle darüber, dass keine strafrechtlichen Verurteilungen, Ermittlungen oder Strafverfahren vorliegen (etwa durch Ermittlungen von Dritten oder Zeugnisse von Anwälten oder Notaren mit Sitz in der EU).

4.2 Erklärung dazu, ob Strafverfahren anhängig sind oder ob die Person oder eine von ihr geleitete Organisation als Schuldner in ein Insolvenzverfahren oder ähnliche Verfahren verwickelt war.

4.3 Informationen betreffend folgende Aspekte:

• a. Ermittlungen, Vollstreckungsverfahren oder Sanktionen durch eine Aufsichtsbehörde, in die die Person direkt oder indirekt verwickelt war;
• b. Ablehnung der Eintragung, Erlaubnis, Mitgliedschaft oder Lizenz zur Abwicklung eines Handels, eines Geschäfts oder zur Ausübung eines Berufs; oder Rücknahme, Widerruf oder Kündigung einer Eintragung, Erlaubnis, Mitgliedschaft oder Lizenz; oder Ausschluss durch ein Selbstregulierungsorgan oder staatliches Kontrollorgan oder durch ein Berufsgremium oder einen Berufsverband;
• c. Verlust des Arbeitsplatzes oder einer Vertrauensstellung, eines Treuhandverhältnisses oder einer ähnlichen Situation, oder Aufforderung zur Kündigung eines Arbeitsverhältnisses in einer derartigen Position, ausgenommen Entlassungen;
• d. Angaben dazu, ob bereits eine Beurteilung des guten Leumunds der Person als Erwerber oder eine Person, die die Geschäfte eines Instituts leitet, von einer anderen zuständigen Behörde durchgeführt wurde, einschließlich Angaben zur Identität dieser Behörde, des Datums der Bewertung und Nachweisen über das Ergebnis der Bewertung sowie, sofern erforderlich, der Einwilligung der Person zur Erlangung und Verarbeitung derartiger Informationen sowie zu deren Verwendung für die Eignungsbewertung;
• e. Angaben dazu, ob bereits eine frühere Bewertung der Person von einer anderen, nicht dem Finanzsektor angehörigen Behörde durchgeführt wurde, einschließlich Angaben zur Identität dieser Behörde sowie Nachweisen über das Ergebnis dieser Bewertung.

5. Finanzielle und nichtfinanzielle Interessen

5.1 Sämtliche finanziellen und nichtfinanziellen Interessen, die mögliche Interessenkonflikte hervorrufen könnten, sollten offen gelegt werden, u. a.:

• a. Beschreibung von finanziellen (z. B. Darlehen, Beteiligungen) und nichtfinanziellen Interessen oder Beziehungen (z. B. enge Beziehungen, z. B. ein Ehepartner, eingetragener Partner, Mitbewohner, Kind, Elternteil oder eine sonstige Beziehung zu Personen, mit denen die Person eine Unterkunft teilt) zwischen der Person und seinen/ihren engen Verwandten (oder Unternehmen, mit denen die Person eng verbunden ist) und dem Institut, seiner Muttergesellschaft oder seinen Tochtergesellschaften oder Personen, die eine qualifizierte Beteiligung an einem solchen Institut halten, einschließlich Mitgliedern dieser Institute oder Inhabern von Schlüsselfunktionen;
• b. ob die Person ein Geschäft betreibt oder wirtschaftliche Beziehungen zu den oben aufgeführten Instituten oder Personen hat (oder in den vergangenen zwei Jahren hatte) oder an Gerichtsverfahren mit diesen Instituten oder Personen beteiligt ist;
• c. ob die Person und ihre oder seine engen Verwandten konkurrierende Interessen gegenüber dem Institut, seiner Muttergesellschaft oder seinen Tochtergesellschaften haben;
• d. ob die Person im Auftrag eines bedeutenden Anteilseigners vorgeschlagen wird;
• e. finanzielle Verpflichtungen gegenüber dem Institut, seiner Muttergesellschaft oder seinen Tochtergesellschaften (außer Durchführung von Hypotheken, die auf marktkonforme Weise verhandelt wurden); und
• f. Positionen mit politischem Einfluss (auf nationaler oder lokaler Ebene), die in den vergangenen zwei Jahren bekleidet wurden. 5.2 Wird ein wesentlicher Interessenkonflikt festgestellt, sollte das Institut eine Erklärung dazu abgeben, wie dieser Konflikt auf zufriedenstellende Weise gemindert oder beseitigt wurde, einschließlich eines Verweises auf die relevanten Teile der Richtlinien für den Umgang mit Interessenkonflikten des Instituts oder maßgeschneiderte Regelungen zum Konfliktmanagement oder zur Konfliktminderung.

6. Zeitaufwand

6.1 Alle relevanten und erforderlichen Einzelheiten sollten zur Verfügung gestellt werden, um nachzuweisen, dass die Person ausreichend Zeit für das Mandat aufwenden kann, einschließlich:

• a. Informationen über die Zeit, die diese Person mindestens der Wahrnehmung ihrer Funktionen in dem Institut widmen wird (jährliche und monatliche Angaben);
• b. eine Liste der vorrangig kommerziellen Mandate, die die Person innehat, einschließlich, ob die bevorzugten Zählvorschriften²⁷ in Artikel 91 Absatz 4 CRD gelten;
• c. soweit die bevorzugten Zählvorschriften gelten, eine Erläuterung von Synergien, die zwischen den Unternehmen bestehen;
• d. eine Liste der Mandate, die vorrangig nicht kommerzielle Tätigkeiten verfolgen oder nur für den Zweck der Verwaltung der wirtschaftlichen Interessen der Person eingerichtet werden;
• e. die Größe der Unternehmen oder Organisationen, in denen diese Mandate bekleidet werden, z. B. Gesamtwert der Aktiva, ob das Unternehmen börsennotiert ist, und die Anzahl der Mitarbeiter;
• f. eine Liste von zusätzlichen Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit diesen Mandaten (z. B. der Vorsitzende eines Ausschusses);
• g. geschätzte Zeit in Tagen pro Jahr, die jedem Mandat gewidmet wird; und
• h. Anzahl von Besprechungen pro Jahr, die jedem Mandat gewidmet wird.

7. Kollektive Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrung

7.1 Das Institut sollte eine Liste der Namen der Mitglieder des Leitungsorgans und eine Kurzbeschreibung ihrer jeweiligen Rollen und Funktionen zur Verfügung stellen.

7.2 Das Institut sollte eine Erklärung zu seiner Gesamtbewertung der kollektiven Eignung des Leitungsorgans als Ganzes abgeben, einschließlich einer Erklärung dazu, wie die Person in der Gesamteignung des Leitungsorgans zu positionieren ist (d. h. nach einer Bewertung unter Verwendung der Eignungsmatrix in Anhang I oder sonstigen Methode, die vom Institut gewählt oder von der en zuständigen Behörde verlangt wird). Dabei sollte beschrieben werden, wie die Zusammensetzung des Leitungsorgans insgesamt ein ausreichend breites Spektrum an Erfahrungen widerspiegelt, wie Lücken oder Schwächen festgestellt werden und welche Maßnahmen vorgegeben sind, um diese zu beheben.

8. Sämtliche anderen relevanten Informationen sollten im Rahmen des Antrags übermittelt werden.

²⁷ An dieser Stelle macht die Person von der Möglichkeit Gebrauch, verschiedene Mandate innezuhaben, die zum selben Konzern gehören, oder in Unternehmen, an denen das Institut eine qualifizierte Beteiligung hält, oder in Instituten, die zu denselben institutsbezogenen Sicherungssystemen gehören.