Priloga III: Elementi dokumentacije za začetna imenovanja

1.1 Osebni podatki posameznika, vključno z imenom in priimkom, rojstnim priimkom, če je drugačen, spolom, datumom in krajem rojstva, naslovom in kontaktnimi podatki, državljanstvom ter osebno identifikacijsko številko ali kopijo osebne izkaznice ali enakovrednega identifikacijskega dokumenta.

1.2 Podrobnosti o funkciji, ki je predmet ocene, in o tem, ali je ta funkcija upravljalnega organa izvršna ali neizvršna oziroma ali gre za funkcijo nosilca ključne funkcije. Vključene morajo biti tudi naslednje podrobnosti:

• a. akt o imenovanju, pogodba, ponudba za zaposlitev ali njihovi osnutki, kakor je ustrezno;
• b. vsi s tem povezani zapisniki sej upravljalnega organa ali poročila/dokumenti o ocenjevanju primernosti;
• c. predvideni datum začetka in trajanje mandata;
• d. predvideni čas, potreben za opravljanje nalog, kot ga je sprejel posameznik;
• e. opis posameznikovih ključnih nalog in odgovornosti;
• f. če bo posameznik nekoga zamenjal, ime in priimek tako zamenjane osebe.

1.3 Seznam referenčnih oseb, vključno z njihovimi kontaktnimi podatki, po možnosti za delodajalce v bančnem in finančnem sektorju, vključno z imenom in priimkom, institucijo, delovnim mestom ali funkcijo, telefonsko številko, elektronskim naslovom, naravo poslovnega razmerja in tem, ali obstaja ali je obstajalo kakršno koli neposlovno razmerje s to osebo.

2.1 Navesti bi bilo treba naslednje podrobnosti:

• a. podrobnosti o rezultatih ocenjevanja primernosti zadevnega posameznika, ki ga je izvedla institucija, kot so ustrezni zapisniki sej upravljalnega organa ali poročila/dokumenti o ocenjevanju primernosti, ki vključujejo utemeljitev za končni rezultat ocenjevanja;
• b. ali je institucija pomembna institucija, kot je opredeljena v teh smernicah, in
• c. kontaktna oseba v instituciji.

3. Znanje, veščine in izkušnje

3.1 Življenjepis z navedbo podrobnosti o izobrazbi in poklicnih izkušnjah (vključno z akademskimi kvalifikacijami in drugimi ustreznimi usposabljanji), vključno z imenom in vrsto vseh organizacij, za katere je zadevni posameznik delal, ter vrsto in trajanjem funkcij, ki jih je opravljal, pri čemer bi morale biti pojasnjene zlasti vse dejavnosti v okviru funkcije, za katero se poteguje (izkušnje na področju bančništva in/ali vodenja).

3.2 Informacije, ki se predložijo, bi morale vključevati izjavo institucije o tem, ali je bilo na podlagi ocenjevanja ugotovljeno, da ima zadevni posameznik potrebne izkušnje, navedene v teh smernicah, in če jih nima, podrobnosti o določenem načrtu usposabljanja, vključno z vsebino, izvajalcem in datumom, do kdaj bo načrt usposabljanja končan.

4. Ugled, odkritost in poštenost

4.1 Podatki iz kazenskih evidenc in ustrezne informacije o kazenskih preiskavah in postopkih, zadevnih civilnih in upravnih zadevah ter disciplinskih ukrepih (vključno s prepovedjo opravljanja funkcije direktorja podjetja ter stečajnimi, insolvenčnimi in podobnimi postopki), zlasti v obliki uradnega potrdila ali katerega koli zanesljivega vira informacij o tem, da zadevni posameznik ni bil kazensko obsojen ter proti njemu niso potekali kazenske preiskave in postopki (tak vir informacij so lahko na primer preiskave, ki jih opravijo tretje osebe, in izpovedbe odvetnika ali notarja s sedežem v Evropski uniji).

4.2 Izjava o tem, da v zvezi z zadevnim posameznikom ni nerešenih kazenskih postopkov ali da ta posameznik ali katera koli organizacija, ki jo upravlja, nista bila vključena v insolvenčni postopek ali podoben postopek kot dolžnik.

4.3 Naslednje:

• a. informacije o preiskavah, izvršilnih postopkih ali sankcijah nadzornega organa, v katerih je bil zadevni posameznik neposredno ali posredno vključen;
• b. informacije o zavrnitvi registracije, dovoljenja, članstva ali licence za trgovanje, izvajanje poslovne dejavnosti ali opravljanje poklica, odvzemu, preklicu ali prenehanju take registracije, dovoljenja, članstva ali licence ali izključitvi s strani regulativnega ali vladnega organa ali strokovnega organa ali združenja;
• c. informacije o odpovedi delovnega razmerja ali odstavitvi z odgovornega položaja, prekinitvi fiduciarnega razmerja ali podobnem primeru oziroma pozivu, naj zadevna oseba v takem položaju odstopi z delovnega mesta (pri čemer niso vključena odpuščanja iz poslovnih razlogov);
• d. informacije o tem, ali je oceno ugleda zadevnega posameznika kot pridobitelja ali osebe, ki vodi poslovanje institucije, izvedel že drug pristojni organ, vključno z identiteto tega organa, datumom ocene in dokazilih o rezultatih ocene, ter soglasju zadevnega posameznika, kadar se to zahteva za pridobitev takih informacij z namenom obdelave in uporabe predloženih informacij za oceno primernosti;
• e. informacije o tem, ali je morebitno predhodno ocenjevanje zadevnega posameznika izvedel že organ iz drugega, nefinančnega sektorja (vključno z identiteto tega organa in dokazili o rezultatih tega ocenjevanja).

5. Finančni in nefinančni interesi

5.1 Razkriti bi bilo treba vse finančne in nefinančne interese, ki bi lahko povzročili morebitna nasprotja interesov, kar med drugim vključuje:

• a. opis kakršnih koli finančnih (npr. posojila, lastniški deleži) in nefinančnih interesov ali razmerij (npr. bližnja razmerja, kot so zakonec, registrirani partner, zunajzakonski partner, otrok, starš ali drug sorodnik, s katerim je zadevni posameznik skupaj nastanjen) med zadevnim posameznikom in njegovimi bližnjimi sorodniki (ali katero koli družbo, s katero je ta posameznik tesno povezan) ter relevantno institucijo, njeno nadrejeno družbo ali podrejenimi družbami ali katero koli osebo, ki ima v taki instituciji ali družbi kvalificirani delež, vključno z vsemi člani teh institucij ali družb ali nosilci ključnih funkcij;
• b. informacije o tem, ali zadevni posameznik opravlja katero koli poslovno dejavnost ali ima (ali je imel v zadnjih dveh letih) poslovne odnose s katero od zgoraj navedenih institucij, družb ali oseb ali je vključen v sodne postopke v zvezi s temi institucijami, družbami ali osebami;
• c. informacije o tem, ali imajo zadevni posameznik in njegovi bližnji sorodniki kakršne koli nasprotujoče si interese z institucijo, njeno nadrejeno družbo ali podrejenimi družbami;
• d. informacije o tem, ali je zadevni posameznik predlagan v imenu katerega koli pomembnega delničarja;
• e. vse finančne obveznosti do institucije, njene nadrejene družbe ali podrejenih družb (razen donosnih hipotekarnih posojil, sklenjenih po običajnih tržnih pogojih), ter
• f. vse funkcije s političnim vplivom (na nacionalni ali lokalni ravni), ki jih je zadevni posameznik zasedal v zadnjih dveh letih.

5.2 Če se ugotovi pomembno nasprotje interesov, bi morala institucija predložiti izjavo o tem, kako je bilo to nasprotje interesov na zadovoljiv način zmanjšano ali odpravljeno, vključno s sklicevanjem na ustrezne dele njene politike glede nasprotij interesov ali morebitne prilagojene ukrepe za obvladovanje ali zmanjšanje teh nasprotij. 6. Čas, potreben za opravljanje nalog

6.1 Za dokazovanje, da je posameznik sposoben opravljanju svojih nalog nameniti dovolj časa, bi bilo treba predložiti vse pomembne in potrebne podrobnosti, vključno z:

• a. informacijami o najmanjšem obsegu časa, ki ga bo ta posameznik namenil opravljanju svojih funkcij v instituciji (letne in mesečne vrednosti);
• b. seznamom večinoma komercialnih funkcij, ki jih ta posameznik opravlja, vključno s tem, ali se upoštevajo priznane ugodnosti pri štetju²⁷ iz člena 91(4) direktive CRD;
• c. kadar se upoštevajo priznane ugodnosti pri štetju, obrazložitvijo morebitnih sinergij, ki obstajajo med zadevnimi družbami;
• d. seznamom funkcij, ki izvajajo večinoma nekomercialne dejavnosti ali so vzpostavljene izključno za upravljanje ekonomskih interesov zadevnega posameznika;
• e. velikostjo družb ali organizacij, v katerih zadevni posameznik opravlja te funkcije (vključno z na primer bilančno vsoto), podatkom, ali je družba uvrščena na borzi, in številom zaposlenih;
• f. seznamom vseh dodatnih odgovornosti, povezanih s temi funkcijami (kot je predsednik odbora ali komisije);
• g. predvidenim časom v dnevih na leto, namenjenim opravljanju vsake funkcije, ter
• h. številom sej na leto, namenjenih vsaki funkciji.

7. Kolektivno znanje, veščine in izkušnje

7.1 Institucija bi morala predložiti seznam z imeni in priimki članov upravljalnega organa ter kratkim opisom njihovih vlog in funkcij.

7.2 Institucija bi morala predložiti izjavo o svoji splošni oceni kolektivne primernosti upravljalnega organa kot celote, vključno s tem, kako bo zadevni posameznik prispeval k splošni primernosti upravljalnega organa (tj. na podlagi ocenjevanja, pri katerem je uporabljena matrika za ocenjevanje primernosti iz Priloge I ali druga metoda, ki jo izbere institucija ali jo zahteva zadevni pristojni organ). To bi moralo vključevati opis, kako splošna sestava upravljalnega organa odraža ustrezno širok razpon izkušenj, opredelitev vseh vrzeli in pomanjkljivosti ter ukrepe za njihovo obravnavo.

8. Vse druge morebitne pomembne informacije bi bilo treba predložiti v okviru vloge.

²⁷ Kadar posameznik izkoristi možnost, da se več funkcij, ki jih opravlja v isti skupini ali v družbah, v katerih ima relevantna institucija kvalificiran delež, ali v institucijah, ki so članice iste institucionalne sheme za zaščito vlog, šteje kot ena funkcija.