Příloha III – Požadavky na dokumentaci pro první jmenování

1.1 Osobní údaje, včetně celého jména, rodného příjmení, pokud se liší, pohlaví, místa a data narození, adresy a kontaktních údajů, státní příslušnosti a osobního identifikačního čísla nebo kopie průkazu totožnosti či obdobného dokladu.

1.2 Podrobnosti o pozici, u níž je vyžadováno posouzení, ohledně toho, zda je daná pozice v rámci vedoucího orgánu výkonná či nevýkonná, nebo zda se jedná o pozici pro osobu v klíčové funkci. Měly by mimo jiné zahrnovat toto:

• a. jmenovací listinu, smlouvu, nabídku pracovního místa, případně jejich návrhy;
• b. všechny související zápisy ze zasedání představenstva nebo zprávu/dokument
• o posouzení vhodnosti;
• c. plánované datum začátku mandátu a doba jeho trvání;
• d. závazek ohledně času, který se očekává, že bude věnovat výkonu dané funkce, který dotčená osoba akceptovala;
• e. popis klíčových úkolů a povinností dané osoby;
• f. pokud daná osoba nahrazuje někoho jiného, jméno nahrazované osoby.

1.3 Seznam referenčních osob, včetně kontaktních údajů, pokud možno zaměstnanců v bankovním nebo finančním sektoru, včetně celého jména, instituce, pozice, telefonního čísla, e - mailové adresy, povahy profesního vztahu a toho, zda s touto osobou existuje nebo existoval jakýkoli vztah na neprofesionální úrovni.

2.1 Měly by být poskytnuty tyto údaje:

• a. podrobnosti o výsledku posouzení vhodnosti dané osoby provedeného institucí, například příslušné zápisy ze zasedání představenstva nebo zpráva/dokumenty
• o posouzení vhodnosti, které obsahují odůvodnění výsledku provedeného posouzení;
• b. zda je instituce významná ve smyslu těchto obecných pokynů a
• c. kontaktní osoba v rámci instituce.

3. Znalosti, dovednosti a zkušenosti

3.1 Životopis obsahující údaje o vzdělání a odborných zkušenostech (jako jsou odborná praxe, vysokoškolské vzdělání a jiná související odborná příprava), včetně názvu a povahy všech organizací, pro které daná osoba pracovala, a povaha a doba trvání vykonávaných funkcí, zejména s důrazem na jakékoli činnosti v rámci obsazované pozice (zkušenosti z oblasti bankovnictví a/nebo řízení).

3.2 Poskytované informace by měly obsahovat prohlášení instituce o tom, zda daná osoba byla vyhodnocena jako osoba se zkušenostmi požadovanými podle těchto obecných pokynů, a pokud tomu tak není, podrobnosti o stanoveném plánu odborné přípravy, včetně jeho obsahu, poskytovateli a datu, ke kterému bude tento plán odborné přípravy splněn.

4. Pověst, čestnost, bezúhonnost

4.1 Rejstřík trestů a relevantní informace o vyšetřování trestných činů a trestních řízeních, příslušných občanskoprávních a správních věcech a disciplinárních opatřeních (včetně sesazení z funkce ředitele společnosti, konkurzního, úpadkového a podobného řízení), doložené zejména úředním osvědčením nebo jiným spolehlivým zdrojem informací dokládajícím, že daná osoba nebyla odsouzena za trestný čin ani nebyla zapojena do vyšetřování či řízení (například vyšetřování třetích osob, svědectví advokáta nebo notáře se sídlem v EU).

4.2 Prohlášení o tom, zda jsou vedena trestní řízení nebo zda daná osoba či organizace, kterou řídí, se v postavení dlužníka účastnila úpadkového nebo srovnatelného řízení.

4.3 informace týkající se:

• a. vyšetřování, vykonávacího řízení nebo sankcí udělených orgánem dohledu, do kterých byla daná osoba přímo nebo nepřímo zapojena;
• b. zamítnutí registrace, povolení, členství nebo licence k provozování živnosti, obchodní činnosti nebo výkonu profese, odnětí, zrušení nebo zánik takové registrace, povolení, členství nebo licence a vyloučení regulačním orgánem nebo orgánem státní správy nebo profesním subjektem nebo sdružením;
• c. propuštění z pracovního poměru nebo odvolání ze zodpovědné funkce, ukončení fiduciárního vztahu či podobná situace nebo situace, kdy byla daná osoba požádána
• o rozvázání pracovního poměru v takové pracovní pozici (kromě propuštění z důvodu nadbytečnosti);
• d. zda posouzení dobré pověsti dané osoby coby nabyvatele nebo osoby, která obchodní činnost instituce řídí, již bylo provedeno jiným příslušným orgánem, včetně toho,
• o jaký orgán se jednalo, data provedení tohoto posouzení a dokladu o výsledku posouzení a případného souhlasu dané osoby se získáváním takových informaci ke zpracování a využívání poskytnutých informací pro účely posouzení vhodnosti;
• e. zda již bylo provedeno předchozí posouzení dané osoby orgánem z jiného, nefinančního sektoru, včetně toho, o jaký orgán se jednalo, a dokladu o výsledku tohoto posouzení.

5. Finanční a nefinanční zájmy

5.1 Měly by být zveřejněny všechny finanční a nefinanční zájmy, které by mohly vést k potenciálním střetům zájmů, včetně například:

• a. popisu všech finančních (např. úvěrů, obchodních podílů) a nefinančních zájmů nebo vztahů (např. blízkých příbuzných, jako je manželka, registrovaný partner, spolubydlící, dítě, rodič nebo jiný příbuzný, s nímž daná osoba žije ve společné domácnosti) mezi danou osobou a jejími blízkými příbuznými (nebo jakoukoli společností, s níž je osoba v úzkém spojení) a institucí, její mateřskou společností nebo dceřinými společnostmi nebo jakoukoli osobou s kvalifikovanou účastí v této instituci, včetně jakýchkoli členů těchto institucí nebo osob v klíčových funkcích;
• b. toho, zda daná osoba podniká nebo má (nebo v uplynulých dvou letech měla) jakýkoli obchodní vztah s některou výše uvedenou institucí nebo osobami nebo je účastníkem jakéhokoli soudního řízení s těmito institucemi nebo osobami;
• c. toho, zda daná osoba nebo její blízcí příbuzní mají protichůdné zájmy oproti zájmům instituce či její mateřské společnosti nebo dceřiných společností;
• d. toho, zda je daná osoba navrhována jménem některého významného akcionáře;
• e. jakýchkoli finančních závazků vůči instituci, její mateřské společnosti nebo jejím dceřiným společnostem (vyjma splácení hypoték sjednaných za obvyklých tržních podmínek) a
• f. jakýchkoli pozic s politickým vlivem (na vnitrostátní nebo místní úrovni) vykonávaných během uplynulých dvou let.

5.2 Pokud je zjištěn závažný střet zájmů, měla by instituce poskytnout prohlášení o tom, jak byl tento střet zájmů uspokojivě zmírněn nebo napraven, včetně odkazu na příslušné části zásad instituce týkajících se střetu zájmů nebo jakákoli konkrétní ujednání o řízení nebo zmírňování střetů zájmů.

6. Čas věnovaný výkonu funkcí

6.1 Měly by být poskytnuty všechny příslušné a nezbytné údaje s cílem prokázat, že dotčená osoba má dostatek času, aby se věnovala svému mandátu, včetně:

• a. informací o minimálním čase, který bude věnovat výkonu funkcí v rámci instituce (ročně a měsíčně);
• b. seznamu převážně komerčních mandátů, které daná osoba vykonává, včetně toho, zda platí pravidla o stanovení počtu funkcí člena ve vedoucím orgánu²⁷ uvedená v čl. 91 odst. 4 směrnice CRD;
• c. pokud se uplatňují pravidla o stanovení počtu funkcí člena ve vedoucím orgánu, vysvětlení všech synergií, které mezi společnostmi existují;
• d. seznamu mandátů, které sledují převážně nekomerční činnosti nebo jsou zřízeny výhradně pro účely správy ekonomických zájmů dané osoby;
• e. velikosti společností nebo organizací, ve kterých jsou tyto mandáty vykonávány, včetně například celkových aktiv, skutečnosti, zda je společnost kotovaná, a počtu zaměstnanců;
• f. seznamu dalších povinností souvisejících s těmito mandáty (jako je předsedání výboru);
• g. odhadovaného času ve dnech za rok věnovaného jednotlivým mandátům a
• h. počtu zasedání za rok věnovaných jednotlivým mandátům.

7. Kolektivní znalosti, dovednosti a zkušenosti

7.1 Instituce by měla poskytnout seznam jmen členů vedoucího orgánu a stručný přehled jejich příslušných úloh a funkcí.

7.2 Instituce by měla poskytnout prohlášení týkající se celkového posouzení kolektivní vhodnosti vedoucího orgánu jako celku, včetně prohlášení o tom, jakou roli má daná osoba v rámci vhodnosti vedoucího orgánu jako celku (tj. na základě posouzení s využitím matice vhodnosti uvedené v příloze I nebo jiné metody zvolené institucí nebo požadované relevantním příslušným orgánem). To by mělo zahrnovat popis toho, jak celkové složení vedoucího orgánu odráží dostatečně širokou škálu zkušeností, a určení případných mezer nebo nedostatků a opatření uložených k jejich odstranění.

8. V rámci žádosti by měly být předloženy také veškeré další relevantní informace.

²⁷ To se týká případů, kdy daná osoba využívá možnosti, že několik mandátů je vykonáváno v rámci stejné skupiny, nebo v rámci společností, ve kterých má instituce kvalifikovanou účast, nebo v institucích, které jsou součástí stejného institucionálního systému ochrany.