Anexo III – Elementos documentais para as nomeações iniciais

1.1 Informações pessoais, incluindo o nome completo, o nome que recebeu à nascença (caso seja diferente), o género, o local e a data de nascimento, a morada e os dados de contacto, a nacionalidade e o número de identificação pessoal ou cópia do documento de identidade ou equivalente.

1.2 Dados sobre o cargo para o qual é pedida a avaliação, identificação do cargo no órgão de administração como sendo de natureza executiva ou não executiva, ou implicando ou não

• o desempenho de funções essenciais. Devem igualmente ser incluídos os dados seguintes:
• a. a carta de nomeação, o contrato, a oferta de emprego ou os correspondentes projetos, consoante aplicável;
• b. atas relevantes da administração ou relatório/documento de avaliação da adequação;
• c. a data de início prevista e a duração do mandato;
• d. o tempo previsto a consagrar ao exercício do cargo aceite pelo indivíduo;
• e. uma descrição dos principais deveres e responsabilidades da pessoa em causa;
• f. caso a pessoa substitua outra, o nome da pessoa substituída.

1.3 Uma lista de pessoas de referência, incluindo os dados de contacto, preferencialmente de empregadores dos setores bancário ou financeiro, designadamente o seu nome completo, a instituição, o cargo, o contacto telefónico, o endereço eletrónico, a natureza da relação profissional e a existência ou inexistência de algum tipo de relação não profissional com o indivíduo em causa.

2.1 Devem ser fornecidos os seguintes dados:

• a. o resultado de todas as avaliações da adequação realizadas ao indivíduo em causa pela instituição, tais como as atas relevantes da administração ou o relatório/documento de avaliação da adequação que inclua a fundamentação para o resultado da avaliação alcançada;
• b. se a instituição é considerada significativa, na aceção das presentes orientações; e
• c. a pessoa de contacto da instituição.

3. Conhecimentos, competências e experiência

3.1 O curriculum vitae , que deve incluir as habilitações e o percurso profissional (incluindo a experiência profissional, as qualificações académicas e outras formações relevantes), designadamente o nome e a natureza de todas as organizações para as quais a pessoa trabalhou e a natureza e a duração das funções exercidas, com especial destaque para as atividades que se inserem no âmbito do cargo a que se candidata (experiência nos setores bancário e/ou financeiro).

3.2 As informações fornecidas devem incluir um documento da instituição que ateste se a avaliação do indivíduo concluiu que este possui o requisito de experiência enunciado nas presentes orientações e, se não for esse o caso, deve incluir informações sobre o plano de formação imposto, incluindo o conteúdo, a entidade formadora e a data de conclusão do plano de formação.

4. Idoneidade, honestidade e integridade

4.1 Registos criminais e informações relevantes sobre investigações e processos penais, processos cíveis e administrativos relevantes e medidas disciplinares (nomeadamente a inibição de exercer o cargo de administrador de empresa, processos de falência, insolvência ou similares), designadamente através de um certificado oficial ou de qualquer fonte de informação fidedigna no que respeita à inexistência de qualquer condenação, investigação e ação penal (tais como investigações de terceiros e depoimentos efetuados por um advogado ou um notário estabelecido na União Europeia).

4.2 Uma declaração da existência ou inexistência de ações penais pendentes ou da participação da pessoa, ou de qualquer organização por si gerida, na qualidade de devedor, em processos de insolvência ou em processos comparáveis.

4.3 Informações relativas a:

• a. investigações, processos de execução ou sanções por parte de uma autoridade de supervisão de que a pessoa tenha sido alvo, direta ou indiretamente;
• b. recusa de registo, autorização, admissão ou licença para o exercício de uma atividade comercial, empresarial ou profissional; ou retirada, revogação ou cessação de tal registo, autorização, admissão ou licença; ou expulsão por uma entidade reguladora ou governamental, ou por um órgão ou associação profissional;
• c. despedimento ou destituição de um cargo de confiança, de uma relação fiduciária ou situação similar, ou convite à renúncia a tal cargo (excluindo despedimentos coletivos);
• d. existência ou inexistência de uma avaliação anterior efetuada por outra autoridade competente acerca da idoneidade da pessoa enquanto adquirente ou enquanto administrador ou gestor da atividade de uma instituição (incluindo a identidade dessa autoridade, a data da avaliação e um comprovativo do resultado dessa avaliação), bem como o consentimento da pessoa, se necessário, para a pesquisa dessas informações, a fim de poder tratar e utilizar as informações fornecidas para efeitos de avaliação da adequação; e
• e. existência ou inexistência de uma avaliação da pessoa efetuada por uma autoridade de outro setor não financeiro (incluindo a identidade dessa autoridade e o comprovativo do resultado dessa avaliação).

5. Interesses financeiros e não financeiros

5.1 Todos os interesses financeiros e não financeiros suscetíveis de resultar em conflitos de interesses devem ser comunicados, incluindo:

• a. a descrição de quaisquer relações ou interesses financeiros (por exemplo, empréstimos, participações) e não financeiros (por exemplo, relações próximas como um cônjuge, parceiro registado, companheiro, filho, pai ou outra pessoa com quem partilhe a habitação) entre a pessoa e os seus familiares próximos (ou qualquer empresa à qual a pessoa esteja estreitamente ligada) com a instituição, a sociedade-mãe ou as filiais, ou com acionistas com uma participação qualificada na referida instituição, incluindo os membros dessas instituições ou os titulares de funções essenciais;
• b. se a pessoa tem (ou teve nos dois últimos anos) qualquer relação de negócio ou relação comercial com qualquer das instituições ou pessoas acima referidas ou se é parte em qualquer processo legal com as referidas instituições ou pessoas;
• c. se a pessoa e os seus familiares próximos têm qualquer conflito de interesses com a instituição, a sociedade-mãe ou suas filiais;
• d. se a pessoa é ou não proposta em representação de um acionista significativo;
• e. quaisquer obrigações financeiras para com a instituição, a sociedade-mãe ou suas filiais (excluindo os créditos hipotecários negociados em condições de mercado); e
• f. quaisquer cargos de influência política (nacional ou local) ocupados nos últimos dois anos.

5.2 Caso seja detetado um conflito de interesses material, a instituição deve emitir uma declaração que descreva a forma como esse conflito foi mitigado ou sanado, incluindo uma referência às partes relevantes da política de conflitos de interesse da instituição ou qualquer medida personalizada de gestão ou mitigação de conflitos. 6. Tempo consagrado ao exercício de funções

6.1 Devem ser fornecidas todas as informações necessárias e relevantes para atestar que a pessoa dispõe de tempo suficiente para consagrar ao exercício do seu cargo, incluindo:

• a. informações sobre o tempo mínimo que será dedicado ao exercício das funções dessa pessoa na instituição (indicações anuais e mensais);
• b. uma lista dos cargos essencialmente comerciais detidos pela pessoa, incluindo se as regras de contagem privilegiadas de cargos previstas no²⁷ artigo 91.º, n.º 4, da Diretiva 2013/36/UE se aplicam;
• c. nos casos em que se aplicam as regras de contagem privilegiada de cargos, uma explicação das eventuais sinergias existentes entre as empresas;
• d. uma lista dos mandatos destinados à execução de atividades essencialmente não comerciais ou criados com a única finalidade de gerir os interesses económicos da pessoa;
• e. a dimensão das empresas ou organizações em que tais mandatos são exercidos, incluindo, por exemplo, os ativos totais, e se a empresa é ou não cotada em bolsa e o número de trabalhadores;
• f. uma lista das eventuais responsabilidades adicionais associadas a tais cargos (como, por exemplo, as do presidente de um comité);
• g. a estimativa de tempo, em dias por ano, dedicados a cada cargo; e
• h. número de reuniões por ano realizadas no âmbito de cada cargo.

7. Conhecimentos, competências e experiência coletivos

7.1 A instituição deve fornecer uma lista dos nomes dos membros do órgão de administração e descrever sucintamente os respetivos papéis e funções.

7.2 A instituição deve emitir uma declaração com a sua avaliação geral da adequação coletiva do órgão de administração no seu todo, incluindo uma declaração sobre o posicionamento do indivíduo na adequação geral do órgão de administração (nomeadamente na sequência de uma avaliação efetuada com a matriz de adequação disponibilizada no Anexo I ou com qualquer outro método escolhido pela instituição ou exigido pela autoridade competente relevante). Tal declaração deve incluir uma descrição do modo como a composição global do órgão de administração reflete um leque suficientemente amplo de experiências e a identificação de eventuais lacunas ou fragilidades, bem como as medidas impostas para as corrigir.

8. Quaisquer outras informações relevantes devem ser também integradas no pedido.

²⁷ Estas são as regras que permitem que o indivíduo beneficie da possibilidade de exercer vários mandatos no mesmo grupo ou em empresas em que a instituição detém uma participação qualificada ou em instituições que fazem parte dos mesmos regimes de proteção institucional.