Anness III – Elementi tad-dokumentazzjoni għal ħatriet inizjali

1.1 Id- dettalji personali individwali inklużi l - isem sħiħ, l - isem tat - twelid jekk differenti, il - ġeneru, il - post u d -data tat- twelid, l -indirizz u d- dettalji ta’ kuntatt, in - nazzjonalità, u n - numru tal- identifikazzjoni personali jew kopja tal -karta tal-identità jew ekwivalenti.

1.2 Dettalji tal- pożizzjoni li għaliha qed tintalab il - valutazzjoni, u jekk il - pożizzjoni tal -korp ta’ ġestjoni hijiex eżekuttiva jew mhux eżekuttiva, jew jekk il - pożizzjoni hijiex għal titolari ta’ funzjonijiet ewlenin. Dan għandu jinkludi wkoll id- dettalji li ġejjin:

• a. l-ittra tal- ħatra, il - kuntratt, l - offerta ta’ impjieg jew abbozzi tagħhom, kif applikabbli;
• b. kwalunkwe minuti assoċjati tal -bord jew ir-rapport/id-dokument tal-valutazzjoni tal- idoneità;
• c. id-data ta’ bidu ppjanata u t-terminu tal- mandat;
• d. l- impenn taż - żmien mistenni għall - pożizzjoni kif aċċettata mill - individwu;
• e. deskrizzjoni tal -kompiti u r- responsabbiltajiet ewlenin tal - individwu;
• f. jekk il- persuna tkun qiegħda tissostitwixxi lil xi ħadd, l - isem ta’ din il - persuna.

1.3 Lista ta’ persuni ta’ referenza inkluża l - informazzjoni ta’ kuntatt, preferibbilment għall - impjegaturi fis - settur bankarju jew finanzjarju, inklużi l - isem sħiħ, l - istituzzjoni, il - pożizzjoni, in -numru tat- telefon, l -indirizz tal- email, in -natura tar-relazz joni professjonali u jekk teżistix jew kinitx teżisti xi relazzjoni mhux professjonali ma’ dan l -individwu.

2.1 Għandhom jingħataw id - dettalji li ġejjin:

• a. id-dettalji tar- riżultat ta’ kwalunkwe valutazzjoni ta l-adegwatezza tal-individwu mwettqa mill - istituzzjoni, bħall -minuti rilevanti tal-bord jew ir-rapport/id-dokumenti tal-valutazzjoni tal-adegwatezza li jinkludu r- raġunament għar - riżultat tal- valutazzjoni li tkun saret;
• b. jekk l- istituzzjoni hijiex sinifikant i kif definit fil- Linji Gwida; u
• c. l- persuna ta’ kuntatt fi ħdan l - istituzzjoni.

3. Għarfien, ħiliet u esperjenza

3.1 Curriculum vitae li jkun fih dettalji tal -edukazzjoni u l- esperjenza professjonali (inklużi l - esperjenza professjonali, il -kwalifiki akkademiċi u taħriġ rilevanti ieħor), inklużi l - isem u n - natura tal- organizzazzjonijiet kollha li ħadem għalihom l -individwu u n-natura u t-terminu tal- funzjonijiet imwettqa, b’enfasi partikolari fuq kwalunkwe attività fil -kamp ta’ applikazzjoni tal- pożizzjoni mixtieqa (esperjenza bankarja u/jew maniġerjali);

3.2 L- informazzjoni li għandha tingħata għandha tinkludi dikjarazzjoni mill - istituzzjoni dwar jekk l- individwu ġiex ivvalutat li għandu l - esperjenza meħtieġa kif imsemmi f’dawn il -Linji Gwida u, jekk le, d ettalji tal- pjan ta’ taħriġ impost, inklużi l - kontenut, il -fornitur u d-data sa meta l - pjan ta’ taħriġ se jitlesta.

4. Reputazzjoni, onestà, integrità

4.1 Rekords kriminali u informazzjoni rilevanti dwar investigazzjonijiet u proċedimenti kriminali, kawżi ċivili u amministrattivi rilevanti, u azzjonijiet dixxiplinari (inkluż l-iskwalifika minn direttur ta’ kumpanija, falliment, insolvenza u proċeduri simili) speċjalment permezz ta’ ċertifikat uffiċjali jew kwalunkwe sors ta’ informazzjoni affidabbli dwar in- nuqqas ta’ kundanna, investigazzjonijiet u proċedimenti kriminali (pereżempju investigazzjonijiet minn parti terza, xhieda ta’ xi avukat jew nutar stabbil it fl- UE).

4.2 Dikjarazzjoni dwar jekk hemmx proċedimenti kriminali pendenti jew jekk il - persuna jew kwalunkwe organizzazzjoni mmexxija minnha kinux involuti bħala debitur fi proċedimenti ta’ insolvenza jew proċedimenti simili;

4.3 Informazzjoni dwar dan li ġej:

• a. investigazzjonijiet, proċedimenti ta’ infurzar jew sanzjonijiet minn awtorità superviżorja li l - individwu kien direttament jew indirettament involut fihom;
• b. rifjut ta’ reġistrazzjoni, awtorizzazzjoni, sħubija jew liċenzja biex jitwettaq kummerċ, negozju jew professjoni; jew l - irtirar, ir -revoka jew it- terminazzjoni ta’ reġistrazzjoni, l- awtorizzazzjoni, is - sħubija jew il - liċenzja; jew tkeċċija minn korp regolatorju jew governattiv jew minn korp professjonali jew assoċjazzjoni;
• c. tkeċċija minn impjieg jew pożizzjoni ta’ fiduċja, relazzjoni fiduċjarja jew sitwazzjoni simili, jew jekk il - persuna ntalbet tirriżenja minn impjieg f’pożizzjoni bħal din (bl - esklużjoni ta’ sensji);
• d. jekk diġà saritx jew le valutazzjoni tar -reputazzjoni tal- individwu bħala akkwirent jew persuna li tmexxi n - negozju ta’ istituzzjoni minn awtorità kompetenti oħra (inkluża l - identità ta’ dik l- awtorità, id -data tal-valutazzjoni u l-evidenza tal- eżitu ta’ din il - valutazzjoni) u l - kunsens tal - individwu, fejn meħtieġ, sabiex ifittex tali in formazzjoni biex ikun jista’ jipproċessa u juża l - informazzjoni pprovduta għall -valutazzjoni tal-idoneità; u
• e. jekk diġà saritx xi valutazzjoni oħra tal - individwu minn awtorità minn settur ieħor mhux finanzjarju (inklużi l -identità ta’ dik l-awtorità u l-evidenza tal- eżitu ta’ din il - valutazzjoni).

5. Interessi finanzjarji u mhux finanzjarji

5.1 L- interessi finanzjarji u mhux finanzjarji kollha li jistgħu joħolqu kunflitti ta’ interess potenzjali, għandhom jiġu żvelati, fosthom, iżda mhux biss:

• a. deskrizzjoni ta’ kwalunkwe interess jew relazzjoni finanzjarja (eż. self, parteċipazzjoni azzjonarja) u mhux finanzjarja (eż. relazzjonijiet mill - qrib bħal konjuġi, sieħeb reġistrat, konkubin, wild, ġenitur jew relazzjoni oħra li magħha l - persuna tikkondiv idi akkomodazzjonijiet tal- għajxien) bejn l -individwu u l- qraba mill - viċin tiegħu (jew kwalunkwe kumpanija li l- individwu huwa marbut mill - qrib magħha) u l - istituzzjoni, l - istituzzjoni prinċipali jew is - sussidjarji tagħha jew kwalunkwe persuna li għandha p arteċipazzjoni kwalifikanti f’tali istituzzjoni, inkluż kwalunkwe membru ta’ dawk l - istituzzjonijiet jew titolari ta’ funzjonijiet ewlenin;
• b. jekk l- individwu jwettaqx kwalunkwe negozju jew le jew għandu kwalunkwe relazzjoni kummerċjali (jew kellu matul l- aħħar sentejn) ma’ kwalunkwe istituzzjoni jew persuna elenkata hawn fuq jew huwiex involut fi kwalunkwe proċediment legali ma’ dawk l - istituzzjonijiet jew persuni;
• c. jekk l-individwu u l- qraba mill - viċin tiegħu għandhomx kwalunkwe interess kunfliġġen ti jew le mal- istituzzjoni, l - istituzzjoni prinċipali jew is - sussidjarji tagħha;
• d. jekk l- individwu huwiex qiegħed jiġi propost jew le f’isem kwalunkwe azzjonist sinifikanti wieħed;
• e. kwalunkwe obbligu finanzjarju għall - istituzzjoni, l - istituzzjoni prinċipali jew is - sussidjarji tagħha (bl - esklużjoni tat - twettiq ta’ ipoteki negozjati f’kondizzjonijiet ta’ kompetizzjoni ġusta); u
• f. kwalunkwe pożizzjoni ta’ influwenza politika (nazzjonali jew lokali) miżmuma matul dawn l- aħħar sentejn.

5.2 Jekk jiġi identifikat kunflitt ta’ interess materjali, l - istituzzjoni għandha tipprovdi dikjarazzjoni dwar kif dan il- kunflitt ġie mitigat jew rimedjat b’mod sodisfaċenti inkluża referenza għall -partijiet rilevanti tal-politika tal- istituzzjoni dwar il - kunflitt ta’ interess jew kwalu nkwe arranġament personalizzat għall - ġestjoni jew il -mitigazzjoni tal-kunflitti.

6. Impenn ta’ ħin

6.1 Għandhom jingħataw id - dettalji rilevanti u meħtieġa kollha biex jintwera li l -individwu għandu biżżejjed ħin x’jiddedika għall - mandat inkluża:

• a. informazzjoni dwar iż - żmien minimu li se jkun iddedikat għall - prestazzjoni tal - funzjonijiet tal- persuna fi ħdan l - istituzzjoni (indikazzjonijiet annwali u ta’ kull xahar);
• b. lista tal - mandati kummerċjali predominanti li għandu l - individwu inkluż jekk japplikawx jew le r -regoli tal- għadd privileġġjat²⁷ fl- Artikolu 91(4) tas - CRD;
• c. fejn ir-regoli tal- għadd privileġġjat japplikaw, spjegazzjoni ta’ kwalunkwe sinerġija li teżisti bejn il - kumpaniji;
• d. lista ta’ dawk il - mandati li qegħdin iwettqu attivitajiet mhux kummerċjali predomi nanti jew huma stabbiliti għall - iskop uniku li jamministraw l - interessi ekonomiċi tal - individwu;
• e. id- daqs tal -kumpaniji jew l-organizzazzjoni fejn dawk il- mandati huma miżmuma inkluż pereżempju, assi totali, jekk il - kumpanija hijiex elenkata u l- għadd ta’ impjegati;
• f. lista ta’ kwalunkwe responsabbiltà addizzjonali assoċjata ma’ dawk il -mandati (bħall - presidenti ta’ kumitat);
• g. stima taż - żmien f’jiem kull sena ddedikat għal kull mandat; u
• h. għadd ta’ laqgħat kull sena ddedikati għal kull mandat.

7. Għarfien, ħiliet u esperjenza kollettivi

7.1 L- istituzzjoni għandha tipprovdi lista tal - ismijiet tal -membri tal- korp ta’ ġestjoni u r -rwoli u l- funzjonijiet rispettivi tagħhom fil - qosor.

7.2 L- istituzzjoni għandha tipprovdi dikjarazzjoni dwar il -valutazzjoni globali tagħha tal - idoneità kollettiva tal- korp ta’ ġestjoni kollu kemm hu, inkluża dikjarazzjoni dwar il - pożizzjoni tal -individwu fl-idoneità globali tal- korp ta’ ġestjoni (jiġifieri wara valutazzjoni bl- użu tal - matriċi tal -idoneità fl- Anness I jew metodu ieħor magħżul mill - istituzzjoni jew meħtieġ mill - awtorità kompetenti rilevanti). Dan għandu jinkludi deskrizzjoni ta’ kif il - kompożizzjoni ġenerali tal - korp ta’ ġestjoni tirrifletti firxa wiesgħa biżżejjed ta’ esperjenza u l-identifikazzjoni ta’ kwalunkwe lakuna jew dgħufija u l - miżuri imposti biex jindirizzawhom.

8. Kwalunkwe informazzjoni oħra jew kull informazzjoni oħra rilevanti għandha tiġi sottomessa bħala parti mill -applikazzjoni.

²⁷ Dan huwa fejn l - individwu jagħmel użu mill - possibbiltà li jkollu diversi mandati li huma parti mill - istess grupp, jew f’impriżi fejn l - istituzzjoni jkollha parteċipazzjoni azzjonarja kwalifikanti jew f’istituzzjonijiet li huma parti mill - istess skemi ta’ protezzjoni istituzzjonali.