Anexa III – Cerințe privind documentele pentru numirile inițiale

1.1 Detalii personale ale persoanei, inclusiv numele complet, numele la naștere, dacă este diferit, sexul, locul și data nașterii, adresa și detalii de contact, naționalitatea, precum și numărul de identificare personală sau copia cărții de identitate sau a unui act echivalent.

1.2 Detalii privind funcția care se urmărește a fi evaluată, dacă funcția din cadrul organului de conducere este executivă sau nu; sau dacă funcția este pentru o persoană care deține funcții cheie. Aici trebuie să fie incluse și următoarele detalii:

• a. actul de nominalizare, contractul, oferta de angajare sau forma de proiect a acestora, după caz;
• b. orice procese - verbale conexe ale consiliului de administrație sau raport/document de evaluare a adecvării;
• c. data prevăzută pentru începerea și durata mandatului;
• d. timpul estimat alocat funcției, astfel cum a fost acceptat de către persoana în cauză;
• e. o descriere a principalelor sarcini și responsabilități ale persoanei respective;
• f. dacă persoana înlocuiește pe cineva, numele acestei persoane.

1.3 O listă a persoanelor de referință, inclusiv informații de contact, de preferat pentru angajatori din sectorul bancar sau financiar, inclusiv numele complet, instituția, funcția, numărul de telefon, adresa de e - mail, natura relației profesionale și dacă există sau a existat o relație neprofesională cu această persoană.

2.1 Se vor furniza următoarele detalii:

• a. detalii despre rezultatul oricărei evaluări a adecvării persoanei, care a fost efectuată de instituție, de exemplu procese - verbale relevante ale consiliului de administrație sau rapoarte/documente care includ justificarea rezultatelor evaluării efectuate;
• b. dacă instituția este semnificativă, în sensul ghidului și
• c. persoana de contact din cadrul instituției.

3. Cunoștințe, aptitudini și experiență

3.1 Un CV care cuprinde detalii despre studii și experiența profesională (inclusiv experiența profesională, calificările academice și alte tipuri de formare relevante), inclusiv numele și natura tuturor organizațiilor pentru care a lucrat persoana, precum și natura și durata funcțiilor îndeplinite, în special cu evidențierea oricăror activități care intră în sfera funcției urmărite (experiență în sectorul bancar și/sau în conducere).

3.2 Informațiile care trebuie furnizate trebuie să includă o declarație din partea instituției din care să reiasă dacă persoana a fost evaluată ca având experiența necesară, astfel cum a fost specificat în ghid și, dacă nu, detalii despre planul de formare impus, inclusiv cuprinsul, furnizorul și data de încheiere a planului de formare.

4. Reputație, onestitate și integritate

4.1 cazierul judiciar și informații relevante despre anchete și acțiuni penale, dosare în materie civilă și administrativă, precum și acțiuni disciplinare, inclusiv demiterea din funcția de director de societate, falimentul, insolvența și proceduri similare, în special printr - un certificat oficial sau obținut dintr - o sursă de informații sigură cu privire la absența de condamnări, cercetări și acțiuni penale (de exemplu, cercetări desfășurate de terți și declarații date de un avocat sau un notar stabilit în UE).

4.2 O declarație din care să reiasă dacă sunt în curs de desfășurare proceduri penale sau dacă persoana sau orice organizație condusă de aceasta a fost implicată ca debitor în proceduri de insolvență sau proceduri similare.

4.3 Informații privind următoarele:

• a. cercetări, proceduri de executare sau sancțiuni aplicate de o autoritate de supraveghere în care persoana respectivă a fost implicată direct sau indirect;
• b. respingerea unei înregistrări, autorizații, calității de membru sau a unei licențe de desfășurare a unei activități comerciale, antreprenoriale sau profesionale sau retragerea, revocarea sau anularea unei înregistrări, a unei autorizații, a calității de membru sau a licenței; sau expulzarea de către un organism de reglementare sau public sau de către un organism sau asociație profesională;
• c. concedierea dintr - o funcție sau un post de administrator, dintr - o relație fiduciară sau situație similară sau dacă i s - a cerut demisia dintr - un astfel de post, excluzând disponibilizarea;
• d. dacă a fost deja efectuată de către o altă autoritate competentă o evaluare a reputației persoanei care acționează în calitate de achizitor sau a unei persoane care conduce activitatea unei instituții, inclusiv identitatea autorității respective, data evaluării și dovada rezultatului acestei evaluări, precum și consimțământul persoanei, dacă este cazul, pentru căutarea unor astfel de informații în vederea asigurării prelucrării și utilizării informațiilor oferite pentru evaluarea caracterului adecvat și
• e. dacă a fost deja efectuată o evaluare anterioară a persoanei de către o autoritate din alt sector, nefinanciar (inclusiv identitatea respectivei autorități și dovezi ale rezultatului acestei evaluări).

5. Interese financiare și nefinanciare

5.1 Trebuie divulgate toate interesele financiare și nefinanciare care ar putea genera conflicte de interese, inclusiv, dar fără a se limita la:

• a. descrierea oricăror interese financiare (de exemplu, împrumuturi, participații) și nefinanciare sau relații (de exemplu, relații apropiate precum soț/soție, partener înregistrat, concubin, copil, părinte sau alte rude cu care persoana împarte spațiul de locuit) dintre persoana respectivă și rudele sale apropiate (sau orice companie cu care persoana se află într - o strânsă legătură) și instituția, întreprinderea - mamă sau filialele acesteia, sau orice persoană care are o deținere calificată într - o astfel de instituție, inclusiv orice membri ai instituțiilor respective sau persoane care dețin funcții cheie;
• b. dacă persoana desfășoară o activitate sau are (sau a avut în ultimii doi ani) o relație comercială cu una dintre instituțiile sau persoanele menționate anterior sau dacă este implicată în orice proceduri judiciare cu instituțiile sau persoanele respective;
• c. dacă persoana și rudele apropiate ale acesteia au interese concurente cu instituția, întreprinderea - mamă sau filialele acesteia;
• d. dacă persoana este propusă în numele oricărui acționar semnificativ;
• e. orice obligații financiare pentru instituție, întreprinderea - mamă și filialele acesteia (excluzând ipotecile performante negociate în condiții obiective) și
• f. orice funcții de influență politică (la nivel național sau local) deținute în ultimii doi ani.

5.2 Dacă se identifică un conflict de interese semnificativ, instituția trebuie să prezinte o declarație cu privire la modul în care acest conflict a fost atenuat sau remediat în mod satisfăcător, incluzând o trimitere la părțile relevante din politica instituției privind conflictele de interese sau la orice măsuri specifice de atenuare și gestionare a conflictelor.

6. Timp alocat

6.1 Trebuie menționate toate detaliile relevante și necesare pentru a demonstra că persoana alocă suficient timp pentru mandat, și anume:

• a. informații despre durata minimă alocată exercitării funcțiilor persoanei respective în cadrul instituției (indicatori anuali și lunari);
• b. o listă a mandatelor preponderent economice pe care le deține persoana, inclusiv dacă se aplică normele privind contabilizarea privilegiată²⁷ prevăzute la articolul 91 alineatul (4) din CRD;
• c. în cazul în care se aplică normele privind contabilizarea privilegiată, o explicație a oricăror sinergii care există între societăți;
• d. o listă a mandatelor în cadrul cărora sunt desfășurate activități preponderent necomerciale sau care sunt concepute în unicul scop de a administra interesele economice ale persoanei;
• e. mărimea societăților sau a organizațiilor în care sunt deținute respectivele mandate, inclusiv, de exemplu, activele totale, dacă societatea este cotată și numărul de angajați;
• f. o listă a oricăror responsabilități suplimentare asociate mandatelor respective (de exemplu, funcția de președinte al unui comitet);
• g. timpul estimat în zile pe an dedicat fiecărui mandat și
• h. numărul de ședințe pe an dedicate fiecărui mandat.

7. Cunoștințe, aptitudini și experiență la nivel colectiv

7.1 Instituția trebuie să prezinte o listă cu numele membrilor organului de conducere, precum și cu rolurile și funcțiile lor respective pe scurt.

7.2 Instituția trebuie să prezinte o declarație cu privire la evaluarea globală a adecvării colective a organului de conducere în ansamblu, inclusiv o declarație cu privire la încadrarea persoanei în adecvarea globală a organului de conducere (mai exact, în urma unei evaluări pe baza matricei privind adecvarea din anexa I sau prin altă metodă aleasă de instituție sau solicitată de autoritatea competentă relevantă). Aici trebuie inclusă o descriere a modului în care componența generală a organului de conducere arată un nivel de experiență suficient de vast și identificarea oricăror lacune sau deficiențe, precum și a măsurilor impuse pentru remedierea acestora.

8. Orice alte și toate informațiile relevante trebuie prezentate în cerere.

²⁷ În acest punct, persoana beneficiază de posibilitatea de a exercita mai multe mandate care fac parte din același grup sau în întreprinderi în care instituția are o deținere calificată sau în instituții care fac parte din aceleași scheme de protecție instituțională.