Bijlage III – Documentatie-elementen voor eerste benoeming

1.1 Persoonsgegevens, zoals volledige naam, naam bij geboorte indien verschillend, geslacht, geboorteplaats en -datum, adres en contactgegevens, nationaliteit en persoonlijk identificatienummer of kopie van ID-kaart of gelijkwaardig document.

1.2 Gegevens over de functie waarvoor de beoordeling wordt gevraagd, of de functie in het leidinggevend orgaan uitvoerend of niet-uitvoerend is of dat het een medewerker met een sleutelfunctie betreft. Hiertoe dienen onder andere de volgende gegevens te behoren:

• a. de aanstellingsbrief, het contract, het aanbod van de functie of de ontwerpteksten daarvan, al naar gelang van de situatie;
• b. eventueel hiermee verband houdende notulen van bestuursvergaderingen of een verslag/document betreffende de geschiktheidsbeoordeling;
• c. de geplande startdatum en de duur van het mandaat;
• d. de verwachte bestede tijd voor de functie zoals aanvaard door de betreffende persoon;
• e. een beschrijving van de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de persoon;
• f. als de persoon iemand vervangt, de naam van deze persoon.

1.3 Een lijst met referenties met hun contactinformatie, bij voorkeur werkgevers in de bank- of financiële sector, met volledige naam, instelling, functie, telefoonnummer, e-mailadres, aard van de professionele relatie en of er al dan niet een niet-professionele relatie met deze persoon bestaat of heeft bestaan.

2.1 De volgende gegevens dienen te worden verstrekt:

• a. gegevens over de uitkomsten van een eventuele beoordeling van de geschiktheid van de persoon die door de instelling is uitgevoerd, zoals relevante notulen van bestuursvergaderingen of een verslag/documenten betreffende de geschiktheidsbeoordeling waarin de onderbouwing van de uitkomst van de gemaakte beoordeling is opgenomen;
• b. of de instelling al dan niet significant is zoals gedefinieerd in de richtsnoeren; en
• c. de contactpersoon binnen de instelling.

3. Kennis, vaardigheden en ervaring

3.1 Curriculum vitae met gegevens over opleiding en beroepservaring (waaronder beroepservaring, academische kwalificaties en andere relevante opleidingen), de naam en de aard van alle organisaties waarvoor de persoon heeft gewerkt, en de aard en duur van de vervulde functies, waarbij in het bijzonder aandacht wordt besteed aan eventuele activiteiten in het kader van de beoogde functie (bankbedrijf en/of managementervaring).

3.2 De te verstrekken informatie dient een verklaring van de instelling te omvatten waarin wordt aangegeven of de persoon al dan niet is beoordeeld als beschikkend over de vereiste ervaring als aangegeven in deze richtsnoeren en, indien dit niet het geval is, gegevens over het opgelegde opleidingsplan, waaronder de inhoud en de verstrekker van de opleiding en de datum waarop het opleidingsplan geheel zal zijn uitgevoerd.

4. Goede reputatie, eerlijkheid en integriteit

4.1 Strafregisters en relevante informatie over strafrechtelijke onderzoeken en procedures, relevante civielrechtelijke en administratieve zaken en disciplinaire acties, waaronder onbekwaamverklaring als bestuurder van een onderneming, faillissements-, insolventie- en soortgelijke procedures, in het bijzonder in de vorm van een officieel certificaat of een objectief betrouwbare informatiebron betreffende het niet bestaan van een strafrechtelijke veroordeling, onderzoek of procedure (bv. onderzoek door derden, een door een in de EU gevestigde advocaat of notaris opgestelde getuigenverklaring).

4.2 Een verklaring of de betreffende persoon of een organisatie waarover hij of zij de leiding heeft, al dan niet voorwerp is van een lopende strafrechtelijke procedure of als schuldenaar betrokken is geweest bij een insolventie- of vergelijkbare procedure.

4.3 Informatie over het volgende:

• a. onderzoeken, handhavingsprocedures of sancties door een toezichthoudende autoriteit waarbij de persoon direct of indirect betrokken is (geweest);
• b. weigering van registratie, vergunning, lidmaatschap of een licentie voor het uitoefenen van een vak, bedrijf of beroep; intrekking, herroeping of beëindiging van een inschrijving, machtiging, lidmaatschap of vergunning, of uitsluiting door een toezichthouder of overheidsorgaan of door een beroepsorde of -vereniging;
• c. ontslag uit een dienstbetrekking of vertrouwensfunctie, vertrouwensrelatie of soortgelijke situatie of een verzoek om een dergelijke functie neer te leggen (met uitzondering van ontslag wegens boventalligheid);
• d. of er al dan niet reeds een reputatiebeoordeling is uitgevoerd door een andere bevoegde autoriteit betreffende de persoon als verwerver of een persoon die leiding geeft aan de activiteiten van een instelling, met vermelding van de identiteit van die autoriteit, de datum van de beoordeling en bewijs van de uitkomst van deze beoordeling, en de toestemming van de persoon, indien vereist, om die informatie op te vragen en te verwerken en verstrekte informatie te gebruiken voor de geschiktheidsbeoordeling; en
• e. of de betreffende persoon al eerder door een autoriteit van een andere, niet-financiële, sector is beoordeeld (met vermelding van de naam van die autoriteit en bewijs van de uitkomst van deze beoordeling).

5. Financiële en niet-financiële belangen

5.1 Alle financiële en niet-financiële belangen die tot belangenconflicten zouden kunnen leiden, dienen openbaar te worden gemaakt, waaronder, zonder daartoe te zijn beperkt:

• a. een beschrijving van eventuele financiële (bv. leningen, aandelenbezit) en niet-financiële belangen of relaties (bv. nauwe relaties, zoals een echtgenoot, geregistreerd partner, samenwonende partner, kind, ouder of andere relatie met wie de persoon een woning deelt) tussen de persoon en zijn of haar nauwe relaties (of een eventueel bedrijf waarmee de persoon nauw is verbonden) en de instelling, haar moederbedrijf of dochteronderneming of een persoon die een gekwalificeerde deelneming bezit in die instelling, waaronder eventuele leden van die instellingen of medewerkers met een sleutelfunctie;
• b. of de persoon zaken doet of een commerciële relatie heeft (of in de afgelopen twee jaar heeft gehad) met een van de hiervoor genoemde instellingen of personen of betrokken is bij juridische procedures met deze instellingen of personen;
• c. of de persoon en zijn of haar nauwe verwanten belangen hebben die concurreren met de instelling, haar moederbedrijf of haar dochterondernemingen;
• d. of de persoon al dan niet wordt voorgesteld namens een significante aandeelhouder;
• e. eventuele financiële verplichtingen jegens de instelling, haar moederbedrijf of haar dochterondernemingen (met uitzondering van presterende hypotheken die tegen marktconforme voorwaarden zijn afgesloten); en
• f. eventuele functies met (nationale of lokale) politieke invloed die in de voorgaande twee jaar zijn vervuld.

5.2 Als een belangenconflict van betekenis wordt vastgesteld, dient de instelling een verklaring te verstrekken betreffende de wijze waarop dit conflict naar tevredenheid is beperkt of weggenomen, met een verwijzing naar de relevante delen van het beleid van de instelling voor belangenconflicten of eventuele specifieke regelingen voor conflictbeheer of -beperking.

6. Inzet van tijd

6.1 Alle relevante gegevens die nodig zijn om aan te tonen dat de persoon voldoende tijd kan besteden aan zijn mandaat dienen te worden verstrekt, waaronder:

• a. informatie over de minimumtijd die aan de uitoefening van de functies van de betreffende persoon binnen de instelling zal worden besteed (per jaar en per maand);
• b. een lijst van de voornamelijk commerciële mandaten van de persoon, en of de regels voor voorkeurstelling²⁷ van artikel 91, lid 4, van RKV van toepassing zijn;
• c. wanneer de regels voor voorkeurstelling gelden, een toelichting op de synergieën die tussen de ondernemingen bestaan;
• d. een lijst van mandaten die voornamelijk gericht zijn op niet-commerciële activiteiten of uitsluitend zijn opgericht voor het beheren van de economische belangen van de persoon;
• e. de omvang van de bedrijven of organisaties waarbij de persoon die mandaten heeft, bijvoorbeeld de totale activa, of de onderneming beursgenoteerd is, en het aantal werknemers;
• f. een lijst van eventuele aanvullende verantwoordelijkheden in verband met die mandaten (zoals het voorzitterschap van een comité);
• g. de geschatte tijd in dagen per jaar die aan elk mandaat wordt besteed; en
• h. het aantal vergaderingen per jaar dat aan elk mandaat wordt besteed.

7. Collectieve kennis, vaardigheden en ervaring

7.1 De instelling dient een lijst te verstrekken met de namen van de leden van het leidinggevend orgaan met een korte beschrijving van hun respectieve rollen en functies.

7.2 De instelling dient een verklaring te verstrekken betreffende haar totale beoordeling van de collectieve geschiktheid van het leidinggevend orgaan in zijn geheel, waaronder een verklaring over de positie van de persoon in de algehele geschiktheid van het leidinggevend orgaan (d.w.z. na een beoordeling met behulp van de geschiktheidsmatrix van bijlage I of een andere methode die door de instelling is gekozen of door de desbetreffende bevoegde autoriteit wordt geëist). Dit dient een beschrijving te omvatten van hoe de algehele samenstelling van het leidinggevend orgaan een voldoende breed scala aan ervaring vertegenwoordigt, evenals eventuele hiaten of zwakke punten en de genomen maatregelen om deze aan te pakken. 8. Alle andere relevante informatie dient als onderdeel van de aanvraag te worden verstrekt.

²⁷ Dit is wanneer de persoon gebruikmaakt van de mogelijkheid om verscheidene mandaten te hebben binnen dezelfde groep of binnen ondernemingen waarin de instelling een gekwalificeerde deelneming bezit, of in instellingen die deel uitmaken van hetzelfde institutionele protectiestelsel.