Allegato III. Documentazione per le nomine iniziali

1.1 Dettagli individuali personali: nome completo, nome alla nascita se diverso, genere, luogo e data di nascita, indirizzo e dettagli di contatto, cittadinanza, numero di identificazione personale o copia della carta d’identità o documento equivalente.

1.2 Dettagli concernenti la posizione per la quale la valutazione è richiesta nonché l’indicazione della posizione, esecutiva o meno, o se la posizione è per il personale che riveste ruoli chiave. Dovrebbero essere altresì incluse le seguenti informazioni:

• a. lettera di nomina, contratto, offerta di lavoro o, se del caso, le relative bozze;
• b. qualsivoglia verbale del consiglio o rapporto/documento di valutazione dell’idoneità che sia correlato;
• c. la data di inizio programmata e la durata del mandato;
• d. l’impegno in termini di tempo previsto per la posizione accettata dalla persona;
• e. una descrizione delle funzioni e delle responsabilità principali;
• f. se una persona ne sostituisce un’altra, il nome di tale persona.

1.3 Un elenco delle persone di riferimento, comprese le informazioni di contatto, preferibilmente per i datori di lavoro nel settore bancario o finanziario, ivi compreso nome completo, ente, posizione, numero di telefono, indirizzo e-mail, natura del rapporto professionale e se sussistano o sono sussistite relazioni di natura non professionale con la persona.

2.1 È necessario fornire i seguenti dettagli:

• a. dettagli sull’esito di qualsivoglia valutazione dell’idoneità del soggetto svolta dall’ente quali i verbali del consiglio pertinenti o il rapporto/documento di valutazione dell’idoneità che include la motivazione del risultato della valutazione effettuata;
• b. se l’ente è significativo o meno in base alla definizione di cui agli orientamenti;
• c. la persona di contatto all’interno dell’ente.

3. Conoscenze, competenze ed esperienza

3.1 Curriculum vitae contenente i dettagli dell’esperienza formativa e professionale (compresi l’esperienza professionale, i titoli di studio e altre attività di formazione pertinenti), ivi compresi il nome e la natura di tutte le organizzazioni per cui il soggetto ha lavorato, così come la natura e la durata degli incarichi ricoperti, evidenziando in particolare le attività nell’ambito della posizione richiesta (esperienza bancaria e/o gestionale).

3.2 Le informazioni da fornire dovrebbero includere una dichiarazione dell’ente volta a stabilire se l’individuo sia stato ritenuto o meno in possesso dell’esperienza necessaria, conformemente ai presenti orientamenti e, in caso contrario, i dettagli del piano di formazione previsto, incluso il contenuto, il fornitore e la data prevista per il completamento del programma di formazione.

4. Reputazione, onestà e integrità

4.1 Casellari giudiziali e informazioni di rilievo su indagini e procedimenti penali, procedimenti civili e amministrativi pertinenti e azioni disciplinari (tra cui l’interdizione dalla funzione di amministratore della società, fallimento, insolvenza e procedure analoghe), in particolare mediante un certificato ufficiale o qualsiasi fonte di informazione attendibile riguardante l’assenza di condanne penali, indagini e procedimenti (ad es. indagini di terzi e testimonianze rese da un avvocato o da un notaio con sede nell’UE).

4.2 Certificato dal quale risulti se sono pendenti procedimenti penali o se il soggetto o le organizzazioni gestite da quest’ultimo hanno avuto un coinvolgimento sotto il profilo debitorio in procedure di insolvenza o comparabili.

4.3 Informazioni in merito a:

• a. indagini, sanzioni o procedimenti esecutivi emessi da un’autorità di vigilanza in cui il soggetto è stato direttamente o indirettamente coinvolto;
• b. rifiuto di registrazione, autorizzazione, iscrizione in qualità di membro o licenza per svolgere un’attività commerciale, imprenditoriale o professionale; la revoca, il ritiro o la cancellazione di registrazioni, autorizzazioni, iscrizioni in qualità di membro o licenze, nonché l’espulsione da un organo di regolamentazione o governativo o da un organo o da un’associazione professionale;
• c. rimozione da un impiego o da una posizione di fiducia, da un rapporto fiduciario o analogo, nonché l’invito a rassegnare le proprie dimissioni da una di tali posizioni (con esclusione degli esuberi);
• d. eventualità che la valutazione della reputazione del soggetto in qualità di acquirente
• o soggetto che dirige l’istituto sia stata già condotta da un’altra autorità competente, con indicazione dell’identità di detta autorità, la data e le prove dei risultati della valutazione, nonché, ove richiesto, il consenso del soggetto, ove necessario, per la richiesta delle informazioni e trattamento e uso di queste ultime per la valutazione dell’idoneità;
• e. eventuale esistenza di precedenti valutazioni sul soggetto svolte da un’autorità di altro settore non finanziario (con l’indicazione della denominazione dell’autorità e delle prove dell’esito della valutazione).

5. Interessi finanziari e non finanziari

5.1 Tutti gli interessi finanziari e non finanziari che potrebbero generare potenziali conflitti di interesse dovrebbero essere segnalati, ivi compreso e a titolo esemplificativo:

• a. descrizione di eventuali interessi di natura finanziaria (ad es. prestiti, partecipazioni) e non finanziaria o di relazioni (ad es. relazioni strette quali un coniuge, un partner registrato, un convivente, un figlio, un genitore o una relazione di altra natura che porta la persona a condividere l’alloggio), tra il soggetto e i propri parenti stretti (o qualsiasi società con cui l’individuo sia strettamente collegato) e l’ente, la relativa impresa madre e filiazioni, o qualsiasi soggetto che detenga una partecipazione qualificata nell’ente, ivi compresi i membri di tali enti o personale che riveste ruoli chiave;
• b. indipendentemente dal fatto che il soggetto svolga un’attività commerciale o abbia rapporti commerciali (o ne abbia avuti negli ultimi due anni), con uno degli enti o dei soggetti di cui sopra o è coinvolto in un procedimento giudiziario con tali enti o soggetti;
• c. se l’individuo e i suoi parenti stretti hanno o meno interessi concorrenti con l’ente, con la relativa impresa madre e filiazioni;
• d. se l’individuo è stato proposto o meno per conto di un azionista significativo;
• e. obblighi di natura finanziaria nei confronti dell’ente, della relativa impresa madre e filiazioni (ad esclusione di mutui ipotecari negoziati in maniera autonoma);
• f. posizioni di influenza politica (a livello nazionale o locale) ricoperte negli ultimi due anni.

5.2 Nel caso di individuazione di un conflitto di interesse sostanziale, l’ente dovrebbe fornire una dichiarazione su come il conflitto sia stato mitigato o risolto in modo soddisfacente, incluso un riferimento alle parti rilevanti della politica del conflitto di interesse dell’ente

• o qualsiasi gestione del conflitto ad hoc o accordi di mitigazione. 6. Impegno in termini di tempo

6.1 È necessario fornire tutti i dati necessari e pertinenti che dimostrino che il soggetto dispone di tempo sufficiente per impegnarsi ai fini del mandato, tra cui:

• a. informazioni sui tempi minimi che saranno dedicati allo svolgimento delle funzioni della persona nell’ente (previsioni annuali e mensili);
• b. un elenco dei mandati prevalentemente commerciali ricoperti dall’individuo, anche se si applicano le regole di conteggio privilegiate (²⁷ ) di cui all’articolo 91, paragrafo 4, della direttiva sui requisiti patrimoniali (CRD) ;
• c. laddove le regole di conteggio privilegiate siano di applicazione, una spiegazione di eventuali sinergie tra le società;
• d. un elenco dei mandati che perseguono attività di carattere prevalentemente non commerciale o che sono istituiti ai soli fini di gestire gli interessi economici del soggetto;
• e. la dimensione delle società o delle organizzazioni in cui detti mandati sono detenuti, comprese, ad esempio, le attività totali, se la società è quotata o meno, e il numero di dipendenti;
• f. un elenco di eventuali responsabilità supplementari associate a tali mandati (come la presidenza di un comitato);
• g. il tempo stimato in giorni all’anno dedicato a ciascun mandato;
• h. il numero di riunioni annuali dedicate a ciascun mandato.

7. Conoscenze, competenze ed esperienza collettive

7.1 L’ente dovrebbe fornire un elenco dei nomi dei membri dell’organo di gestione e dei rispettivi ruoli e funzioni in breve.

7.2 L’ente dovrebbe fornire una dichiarazione relativa alla propria valutazione generale dell’idoneità collettiva dell’organo di gestione nell’insieme, inclusa una dichiarazione su come collocare il soggetto nell’idoneità collettiva dell’organo di gestione (ovvero a seguito di una valutazione usando la matrice di idoneità di cui all’allegato I o un altro metodo scelto dall’ente o richiesto dall’autorità competente pertinente). Ciò dovrebbe comprendere una descrizione del modo in cui la composizione complessiva dell’organo di gestione riflette un’ampia gamma di esperienze, nonché l’individuazione di eventuali lacune o carenze e le misure imposte per porvi rimedio.

8. Qualsivoglia informazione pertinente di altra natura dovrebbe essere presentata nell’ambito della domanda.

(²⁷ ) È qui che l’individuo si avvale della facoltà di ricoprire diversi mandati, che sono parte del medesimo gruppo, o all’interno di imprese in cui l’ente detiene una partecipazione qualificata o presso enti parte dei medesimi sistemi di tutela istituzionale.