Bilaga III – Dokumentationsdelar för inledande utnämningar

1.1 Enskilda personuppgifter inklusive fullständigt namn, namn vid födseln (om annat än nuvarande), kön, födelseort, födelsedatum, adress och kontaktuppgifter, nationalitet samt personligt identifikationsnummer eller kopia av id-kort eller motsvarande.

1.2 Uppgifter om den befattning för vilken bedömningen eftersöks, huruvida befattningen i ledningsorganet är verkställande eller inte eller om befattningen är avsedd för en ledande befattningshavare. Följande uppgifter bör också ingå:

• a. Skrivelse om utnämning, avtal, anställningserbjudande eller utkast till detta, beroende på vad som är tillämpligt.
• b. Eventuella tillhörande styrelseprotokoll eller rapporter/handlingar avseende lämplighetsbedömning.
• c. Planerat startdatum och varaktighet för mandatet.
• d. Den förväntade tidsinsatsen för befattningen som godtas av den enskilda personen.
• e. Beskrivning av den enskilda personens huvudsakliga arbetsuppgifter och ansvarsområden.
• f. Om personen ersätter någon, namnet på denna person.

1.3 En förteckning över referenspersoner, inbegripet kontaktuppgifter, helst för arbetsgivare i bank- eller finanssektorn, inbegripet fullständigt namn, institut, befattning, telefonnummer, e-postadress, typ av yrkesmässigt förhållande och huruvida icke yrkesmässiga förhållanden har förekommit eller inte med denna enskilda person.

2.1 Följande uppgifter ska tillhandahållas:

• a. Uppgifter om resultaten från alla lämplighetsbedömningar av den enskilda personen som utförts av institutet, såsom relevanta styrelseprotokoll eller rapporter/handlingar avseende lämplighetsbedömning som innehåller skälen till resultatet av den bedömning som gjorts.
• b. Huruvida institutet är betydande enligt definitionen i riktlinjerna.
• c. Kontaktperson inom institutet.

3. Kunskaper, färdigheter och erfarenheter

3.1 Meritförteckningar med uppgifter om utbildning och yrkeserfarenhet (inklusive yrkeserfarenhet, akademiska kvalifikationer och annan relevant utbildning), inklusive namn och karaktär för alla organisationer som den enskilda personen har arbetat för och arten och varaktigheten av de funktioner som utförts, i synnerhet med betoning på eventuell verksamhet inom ramen för den befattning som söks (bank- och/eller ledningserfarenhet).

3.2 Den information som ska tillhandahållas bör omfatta en förklaring från institutet om huruvida den enskilda personen har bedömts ha den erfarenhet som krävs enligt dessa riktlinjer och, om så inte är fallet, uppgifter om den föreskrivna utbildningsplanen, inklusive innehåll, leverantör och datum då utbildningsplanen kommer att slutföras.

4. Anseende, ärlighet och integritet

4.1 Utdrag ur brottsregister och relevant information om brottsutredningar och rättsliga förfaranden, relevanta civilrättsliga och administrativa ärenden samt disciplinära åtgärder (däribland förbud att fungera som företagsledare, konkurs, insolvens och liknande förfaranden), särskilt i form av officiella intyg eller en tillförlitlig informationskälla om att personen inte har dömts i brottmål eller varit föremål för brottsutredning eller rättsliga förfaranden (t.ex. tredjepartsutredningar och vittnesmål från jurister eller notarier som är etablerade i EU).

4.2 Uppgift om huruvida straffrättsliga förfaranden pågår eller huruvida personen eller någon organisation denne leder har deltagit som gäldenär i insolvensförfaranden eller ett motsvarande förfarande.

4.3 Uppgifter om följande:

• a. Utredningar, verkställighetsförfaranden eller sanktioner från en tillsynsmyndighets sida som den enskilda personen direkt eller indirekt har varit föremål för.
• b. Avslag på ansökningar om registrering, auktorisation, medlemskap eller tillstånd att bedriva en närings- eller yrkesverksamhet, eller återkallande, indragning eller upphävande av registrering, auktorisation, medlemskap eller tillstånd, eller uteslutningsbeslut från ett tillsynsorgan eller ett offentligt organ eller från en yrkesorganisation eller branschorganisation.
• c. Avskedande från anställning, förtroendeställning, förvaltarförhållanden eller liknande situation, eller att ha ombetts att avgå från anställning i en sådan ställning (exklusive uppsägningar).
• d. Huruvida en bedömning av den enskilda personens anseende i egenskap av förvärvare eller person som leder ett instituts verksamhet redan har genomförts av en annan behörig myndighet (inbegripet denna myndighets identitet, datum för bedömningen och bevis på resultatet av denna bedömning) samt den enskilda personens samtycke, om det krävs, till att söka sådan information för att kunna behandla och använda den tillhandahållna informationen för lämplighetsbedömningen.
• e. Huruvida en tidigare bedömning av den enskilda personen redan har genomförts av en myndighet från en annan, icke-finansiell, sektor (inbegripet myndighetens identitet och bevis på resultatet av bedömningen).

5. Finansiella och icke-finansiella intressen

5.1 Alla finansiella och icke-finansiella intressen som skulle kunna skapa potentiella intressekonflikter bör redovisas, inbegripet men inte begränsat till följande:

• a. Beskrivning av alla finansiella (t.ex. lån, aktieinnehav) och icke-finansiella intressen eller förhållanden (t.ex. nära förhållanden såsom make eller maka, registrerad partner, sambo, barn, förälder eller annan släkting som personen delar bostad med) mellan personen och dennes nära släktingar (eller företag som den enskilda personen är nära sammankopplad med) och institutet, dess moder- eller dotterföretag eller eventuella personer som innehar ett kvalificerat innehav i ett sådant institut, inbegripet eventuella medlemmar i dessa institut eller ledande befattningshavare.
• b. Huruvida den enskilda personen bedriver verksamhet eller har något kommersiellt förhållande (eller har haft detta under de två senaste åren) med något av de ovannämnda instituten eller någon av de ovannämnda personerna eller är inblandad i rättsliga förfaranden med dessa institut eller personer.
• c. Huruvida den enskilda personen eller dennes nära släktingar har några konkurrerande intressen med institutet eller dess moder- eller dotterföretag.
• d. Huruvida den enskilda personen föreslås på en betydande aktieägares vägnar eller inte.
• e. Eventuella finansiella skyldigheter gentemot institutet eller dess moder- eller dotterföretag (exklusive fungerande hypotekslån som förhandlas på affärsmässiga grunder).
• f. Alla befattningar med politiskt inflytande (nationellt eller lokalt) som innehafts under de två senaste åren.

5.2 Om en betydande intressekonflikt identifieras bör institutet lämna en redogörelse för hur denna konflikt har lindrats eller avhjälpts på ett tillfredsställande sätt, inbegripet en hänvisning till de relevanta delarna i institutets policy om intressekonflikter eller till särskilda arrangemang för hantering och lindring av konflikter.

6. Tidsinsatser

6.1 Alla relevanta och nödvändiga uppgifter bör tillhandahållas för att påvisa att den enskilda personen har tillräckligt med tid att avsätta för mandatet, inbegripet följande:

• a. Information om den minimitid som kommer att ägnas åt att utföra personens uppgifter inom institutet (årliga och månatliga uppgifter).
• b. En förteckning över de i huvudsak kommersiella mandat som den enskilda personen innehar, inbegripet huruvida de privilegierade beräkningsreglerna²⁷ i artikel 91.4 i det fjärde kapitalkravsdirektivet (CRD) är tillämpliga.
• c. En förklaring av eventuella synergieffekter som föreligger mellan företagen, om de privilegierade beräkningsreglerna är tillämpliga.
• d. En förteckning över de mandat genom vilka övervägande icke-kommersiell verksamhet bedrivs eller som endast upprättas i syfte att förvalta den enskilda personens ekonomiska intressen.
• e. Storleken på de företag eller organisationer där dessa mandat innehas, t.ex. totala tillgångar, huruvida företaget är börsnoterat eller inte och antalet anställda.
• f. En förteckning över eventuella ytterligare ansvarsområden med koppling till dessa mandat (t.ex. ordföranden i en kommitté).
• g. Uppskattad tid i dagar per år som ägnas åt varje mandat.
• h. Antal möten per år som ägnas åt varje mandat.

7. Gemensamma kunskaper, färdigheter och erfarenheter

7.1 Institutet bör tillhandahålla en förteckning över namnen på ledamöterna i ledningsorganet och deras respektive roller och funktioner i korthet.

7.2 Institutet bör lämna en redogörelse för sin övergripande bedömning av lämpligheten hos ledningsorganet som helhet, inbegripet en redogörelse för hur den enskilda personen kommer att inordnas i ledningsorganets övergripande lämplighet (dvs. efter en bedömning som görs med hjälp av lämplighetsmatrisen i bilaga I eller annan metod som valts av institutet eller som krävs av den relevanta behöriga myndigheten). Detta bör omfatta en beskrivning av hur ledningsorganets övergripande sammansättning återspeglar ett tillräckligt brett spektrum av erfarenheter samt identifiering av eventuella luckor eller brister samt de åtgärder som vidtagits för att åtgärda dessa. 8. Alla andra relevanta uppgifter bör lämnas in som en del av ansökan.

²⁷ Detta är när den enskilda personen utnyttjar möjligheten att inneha flera mandat som utgör en del av samma koncern, eller inom företag där institutet innehar ett kvalificerat innehav eller i institut som ingår i samma institutionella skyddssystem.