Prilog III. – Potrebna dokumentacija za početna imenovanja

1.1 Osobni podatci o pojedincu, uključujući ime i prezime, prezime pri rođenju ako se razlikuje, spol, mjesto i datum rođenja, adresu i podatke za kontakt, državljanstvo te osobni identifikacijski broj ili presliku identifikacijske iskaznice odnosno istovjetne isprave.

1.2 Podatci o poziciji za koju se traži procjena, je li pozicija u upravljačkom tijelu izvršna ili neizvršna ili se odnosi na nositelja ključnih funkcija. Trebaju biti obuhvaćeni sljedeći podatci ili dokumenti:

• a. dopis o imenovanju, ugovor, ponuda zaposlenja ili njezini nacrti, ovisno o slučaju
• b. bilo koji povezani zapisnici odbora ili izvješće/dokument o procjeni primjerenosti
• c. planirani datum početka i trajanje funkcije
• d. očekivano vrijeme koje treba posvetiti obavljanju funkcija za poziciju koju je pojedinac prihvatio
• e. opis ključnih dužnosti i odgovornosti pojedinca
• f. ako osoba zamjenjuje nekoga, ime i prezime te osobe.

1.3 Popis referentnih osoba, uključujući podatke za kontakt, po mogućnosti za poslodavce u bankarskom ili financijskom sektoru, uključujući ime i prezime, instituciju, poziciju, telefonski broj, e - adresu, prirodu profesionalnog odnosa i informaciju postoji li, odnosno je li postojao, bilo kakav neprofesionalan odnos s tim pojedincem.

2.1 Trebaju se pružiti sljedeći podatci:

• a. pojedinosti o rezultatu bilo koje procjene primjerenosti pojedinca koju je provela institucija, kao što su relevantni zapisnici odbora ili izvješće/dokument o procjeni primjerenosti koji uključuju obrazloženje rezultata provedene procjene
• b. informacija o tome je li institucija značajna u skladu sa smjernicama i
• c. osoba za kontakt u instituciji. 3. Znanje, vještine i iskustvo

3.1 Životopis koji sadržava pojedinosti o obrazovanju i stručnom iskustvu (uključujući stručno iskustvo, akademske kvalifikacije i drugo relevantno osposobljavanje), uključujući naziv i vrstu svih organizacija za koje je osoba radila te vrstu i trajanje funkcija koje je obnašala, s posebnim naglaskom na bilo kakvim aktivnostima u okviru tražene pozicije (bankarsko i/ili rukovoditeljsko iskustvo).

3.2 Informacije koje je potrebno pružiti trebaju uključivati izjavu institucije o tome je li procijenjeno da pojedinac ima potrebno iskustvo kako je navedeno u ovim smjernicama i, ako ga nema, pojedinosti o utvrđenom planu osposobljavanja, uključujući sadržaj, pružatelja i datum do kojeg će se plan osposobljavanja provesti.

4. Ugled, iskrenost, poštenje

4.1 Izvadak iz kaznene evidencije i relevantni podatci o kaznenim istragama i postupcima, relevantnim građanskim i upravnim predmetima te o disciplinskim mjerama (uključujući zabranu obavljanja funkcije direktora društva, stečajne postupke, postupke u slučaju nesolventnosti i slične postupke), posebno u obliku službene potvrde ili nekog pouzdanog izvora informacija koji se odnosi na nepostojanje osuđujuće presude, kaznenih istraga i postupaka (npr. istraga trećih strana, iskaz odvjetnika ili javnog bilježnika s poslovnim nastanom u EU - u).

4.2 Izjava o tome jesu li kazneni postupci u tijeku odnosno je li osoba ili organizacija kojom upravlja sudjelovala kao dužnik u postupcima u slučaju nesolventnosti ili usporedivim postupcima.

4.3 Informacije koje se odnose na sljedeće:

• a. istrage, postupke provedbe pravila o nadzoru ili sankcije koje provodi nadzorno tijelo u kojima je osoba sudjelovala izravno ili neizravno
• b. negativnu odluku o zahtjevu za registraciju, odobrenje za rad, članstvo ili dozvolu za obavljanje trgovinske, poslovne ili profesionalne djelatnosti; ili o oduzimanju, opozivu ili prekidu registracije, odobrenja za rad, članstva ili dozvole; ili o isključenju koje je provodi regulatorno ili državno tijelo ili stručno tijelo ili udruga
• c. otkaz ugovora o radu ili smjenjivanje s odgovornog položaja, raskid fiducijarnog odnosa ili slične situacije, ili zahtjev za odstupanje s takva položaja (ne računajući otkaze zbog viška radne snage)
• d. činjenicu je li procjenu ugleda osobe kao stjecatelja ili osobe koja upravlja poslovanjem institucije već provelo drugo nadležno tijelo (uključujući identitet tog tijela, datum procjene i dokaz o ishodu te procjene) te privolu te osobe, ako je potrebna, za traženje takvih informacija radi obrade i upotrebe pribavljenih informacija za procjenu primjerenosti i
• e. činjenicu je li tijelo iz nekog drugog, nefinancijskog sektora već provelo prethodnu procjenu tog pojedinca (uključujući identitet tog tijela i dokaz o ishodu te procjene).

5. Financijski i nefinancijski interesi

5.1 Potrebno je otkriti sve financijske i nefinancijske interese koji bi mogli uzrokovati moguće sukobe interesa, uključujući, među ostalim:

• a. opis svih financijskih (npr. zajmovi, dionički udjeli) i nefinancijskih interesa ili odnosa (npr. osoba u bliskom odnosu kao što su bračni drug, registrirani partner, izvanbračni partner, dijete, roditelj ili neki drugi srodnik s kojim osoba dijeli stambeni prostor) između tog pojedinca i njegovih bliskih srodnika (ili bilo kojeg trgovačkog društva s kojim je pojedinac blisko povezan) i institucije, njezina matičnog društva ili društava kćeri ili bilo koje osobe koja drži kvalificirani udio u toj instituciji, uključujući sve članove tih institucija ili nositelje ključnih funkcija
• b. posluje li osoba na bilo koji način s bilo kojom od prethodno navedenih institucija ili osoba odnosno ima li bilo kakav poslovni odnos s njima (ili ga je imala u protekle dvije godine) odnosno je li uključena u bilo koje sudske postupke s njima
• c. imaju li pojedinac ili njegovi bliski srodnici bilo kakve suprotstavljene interese s institucijom, njezinim matičnim društvom ili društvima kćerima
• d. je li pojedinca predložio bilo koji značajni dioničar
• e. sve financijske obveze prema instituciji, njezinu matičnom društvu ili društvima kćerima (uz iznimku hipoteka dogovorenih po tržišnim uvjetima) i
• f. sve pozicije političkog utjecaja (na nacionalnoj ili lokalnoj razini) koje je osoba obnašala u protekle dvije godine.

5.2 Ako se utvrdi značajni sukob interesa, institucija bi trebala dati izjavu o tome na koji je način navedeni sukob zadovoljavajuće smanjen ili ispravljen, uključujući upućivanje na relevantne dijelove politike upravljanja sukobima interesa institucije ili prilagođene mjere upravljanja sukobima ili njihova smanjenja.

6. Vrijeme koje treba posvetiti obavljanju funkcija

6.1 Potrebno je pružiti sve relevantne i potrebne informacije da bi se pokazalo da pojedinac može posvetiti dovoljno vremena određenoj funkciji, uključujući:

• a. informacije o minimalnom vremenu koje će osoba posvetiti obavljanju funkcija unutar institucije (na godišnjoj i mjesečnoj razini)
• b. popis pretežno komercijalnih funkcija koje osoba ima, uključujući informacije o tome primjenjuju li se pravila o povlaštenom brojanju²⁷ iz članka 91. stavka 4. CRD -a
• c. ako se primjenjuju pravila o povlaštenom brojanju, objašnjenje svih sinergija koje postoje među društvima
• d. popis onih funkcija kojima se pretežno obavljaju nekomercijalne djelatnosti ili su uspostavljene samo u svrhu upravljanja gospodarskim interesima tog pojedinca
• e. pojedinosti o veličini društava ili organizacija u kojima se obnašaju te funkcije, uključujući, na primjer, ukupnu imovinu, činjenicu je li društvo uvršteno na tržište i broj zaposlenika
• f. popis svih dodatnih odgovornosti povezanih s tim funkcijama (kao što je predsjedanje odborom)
• g. procijenjeno vrijeme u danima koje se godišnje posvećuje svakoj funkciji i
• h. broj sastanaka godišnje koji su posvećeni svakoj funkciji.

7. Kolektivno znanje, vještine i iskustvo

7.1 Institucija bi trebala pružiti popis imena i prezimena članova upravljačkog tijela te kratak opis njihovih uloga i funkcija.

7.2 Institucija bi trebala dati izjavu o svojoj ukupnoj procjeni kolektivne primjerenosti upravljačkog tijela kao cjeline, uključujući izjavu o načinu na koji se pojedinac treba uklopiti u ukupnu primjerenost upravljačkog tijela (tj. nakon procjene s pomoću matrice primjerenosti iz Priloga I. ili neke druge metode koju odabere institucija ili zatraži relevantno nadležno tijelo). Navedeno bi trebalo uključivati opis načina na koji ukupni sastav upravljačkog tijela odražava odgovarajuće širok raspon iskustava te svih utvrđenih nedostataka ili slabosti i mjera koje su uvedene za njihovo rješavanje.

8. U okviru zahtjeva trebaju se dostaviti sve ostale relevantne informacije.

²⁷ U tom se slučaju pojedinac koristi mogućnošću da ima nekoliko funkcija koje su dio iste grupe ili unutar društava u kojima institucija ima kvalificirani udio ili u institucijama koje su dio istih institucionalnih sustava zaštite.