Приложение III — Изисквания относно документацията при първоначално назначаване

1.1 Лични данни на лицето, включително пълното име, име по рождение, ако е различно, пол, място и дата на раждане, адрес и данни за контакт, националност и личен идентификационен номер или копие от документ за самоличност или еквивалентен документ.

1.2 Информация за позицията, за която се изисква оценката, и информация дали позицията в ръководния орган е с изпълнителни или неизпълнителни функции или дали позицията е за лице, заемащо ключова позиция. Това трябва да включва също следното:

• а. писмото за назначаване, договора, предложението за работа или проекти на тези документи, ако е приложимо;
• б. всички относими протоколи на съвета или доклад/документ за оценка на пригодността;
• в. планираната начална дата и продължителност на мандата;
• г. очакваното време, което трябва да се отделя за всяка позиция, с което лицето се съгласява;
• д. описание на основните задължения и отговорности на лицето;
• е. ако лицето заменя друго лице, името на въпросното лице.

1.3 Списък с лица, които са дали препоръки, съдържащ информация за контакт, за предпочитане от работодатели в банковия или финансовия сектор, включващ пълно име, институция, длъжност, телефонен номер, адрес на електронна поща, естество на професионалното взаимоотношение и дали съществуват или са съществували взаимоотношения с непрофесионален характер с това лице.

2.1 Следва да бъдат представени следните данни:

• а. данни за резултата от всяка оценка на пригодността на лицето, извършена от институцията, като например съответните протоколи от заседания на съвета или доклад/документ от оценката на пригодността, които включват обосновката на резултата от извършената оценка;
• б. дали институцията е значима в съответствие с определеното в насоките; както и
• в. лицето за контакт с институцията.

3. Знания, умения и опит

3.1 Автобиография, съдържаща данни за образованието и професионалния опит (вкл. професионален опит, академични квалификации и друго обучение в областта), включително името и характера на всички организации, за които е работило лицето, както и естеството и продължителността на изпълняваните функции, като по - специално се посочат дейностите, свързани с обхвата на исканата позиция (банков и/или управленски опит).

3.2 Предоставяната информация следва да включва справка от институцията дали е преценено, че лицето притежава изисквания опит в съответствие с предвиденото в настоящите насоки и ако това не е така, информация относно наложения план за обучение, включващи съдържанието, доставчика и датата, до която ще бъде изпълнен планът за обучение.

4. Репутация, честност, почтеност

4.1 Свидетелства за съдимост и информация за наказателни разследвания и производства, свързани граждански и административни дела и дисциплинарни действия (вкл. лишаване от правото на упражняване на дейност като директор на предприятие, неплатежоспособност, несъстоятелност и подобни процедури), по - специално чрез официално удостоверение или надежден източник на информация относно липсата на осъдителна присъда, наказателни разследвания и производства (напр. разследване от трети страни, свидетелски показания, дадени от юрист или нотариус, установен в ЕС).

4.2 Справка дали има образувани наказателни производства или дали лицето или организация, управлявана от него или нея, е участвало/а като длъжник в производства по несъстоятелност или в сходни производства.

4.3 Информация за следното:

• а. разследвания, изпълнителни производства или санкции от страна на надзорен орган, в които лицето е участвало пряко или непряко;
• б. отказ на регистрация, разрешение, членство или лиценз за осъществяване на търговска дейност, стопанска дейност или професия; или оттегляне, отмяна или прекратяване на регистрация, разрешение, членство или лиценз; или изключване от страна на регулаторен или държавен орган или професионална организация или сдружение;
• в. освобождаване от длъжност или ползваща се с доверие позиция, доверително отношение или подобна ситуация, или приканване да подаде оставка от такава позиция (с изключение на уволнения);
• г. дали вече е извършвана оценка на репутацията на лицето в качеството му на приобретател или на лице, което управлява дейността на институция, от друг компетентен орган (вкл. идентификационните данни на този орган, датата на извършване на оценката и доказателство за резултата от тази оценка) и съгласието на лицето, когато това се изисква, за търсене на такава информация, както и за обработване и използване на предоставената информация за оценката на пригодността; както и
• д. дали вече е извършвана предишна оценка на лицето от друг орган от нефинансов сектор (вкл. идентификационните данни на този орган и доказателството за резултата от тази оценка).

5. Финансови и нефинансови интереси

5.1 Следва да бъдат оповестени всички финансови и нефинансови интереси, които биха могли да породят потенциални конфликти на интереси, включително, но не само:

• а. описание на всички финансови (напр. кредити, дялови участия) и нефинансови интереси или взаимоотношения (напр. близки взаимоотношения като съпруг, регистриран партньор, несемеен партньор, дете, родител или друго свързано лице, с което лицето съжителства) между лицето и неговите/нейните близки роднини (или предприятие, с което лицето е тясно свързано) и институцията, нейното предприятие майка или нейните дъщерни предприятия или лице, което притежава квалифицирано дялово участие във въпросната институция, включително всички членове на тези институции или лица, заемащи ключови позиции;
• б. дали лицето осъществява дейност или има някакви търговски взаимоотношения (или е имало през последните две години) с някои от горепосочените институции или лица или участва в съдебно производство с тези институции или лица;
• в. дали лицето и неговите/нейните близки роднини имат конкурентни интереси с институцията, нейното предприятие майка или нейните дъщерни предприятия;
• г. дали лицето е предложено от името на значим акционер;
• д. всички финансови задължения към институцията, нейното предприятие майка или нейните дъщерни предприятия (с изключение на обслужвани ипотеки, сключени при справедливи пазарни условия между независими страни); както и
• е. всички позиции с политическо влияние (на национално или местно ниво), заемани през последните две години.

5.2 Ако бъде установен съществен конфликт на интереси, институцията следва да представи справка за начина, по който този конфликт е бил редуциран или отстранен в задоволителна степен, включително препратка към съответните части от политиката на институцията по отношение на конфликтите на интереси или специално изготвени правила за управление или редуциране на конфликти.

6. Отделяне на време

6.1 Следва да бъдат предоставени всички свързани и необходими данни, за да се покаже, че лицето разполага с достатъчно време, което да отдели на изпълнението на мандата, включително:

• а. информация относно минималното време, което лицето ще отдели на изпълнението на функциите си в институцията (годишни и месечни стойности);
• б. списък с предимно търговски мандати, които лицето изпълнява, включително дали са приложими правилата за привилегировано броене²⁷ съгласно член 91, параграф 4 от ДКИ;
• в. когато се прилагат правилата за привилегировано броене, обяснение на съществуващите синергии между предприятията;
• г. списък с мандатите, изпълняващи предимно нетърговски дейности или създадени единствено с цел управление на икономическите интереси на лицето;
• д. големината на предприятията или организациите, в които се изпълняват въпросните мандати, включително например общ размер на активите, дали предприятието е предприятие, регистрирано на фондова борса и брой на служителите;
• е. списък с всички допълнителни отговорности, свързани с тези мандати (напр. председател на комитет);
• ж. приблизителен брой дни годишно, които се отделят на всеки мандат; както и
• з. брой заседания годишно, свързани с всеки мандат.

7. Колективни знания, умения и опит на ръководния орган

7.1 Институцията следва да представи списък с имената на членовете на ръководния орган и кратко описание на съответните им роли и функции.

7.2 Институцията следва да представи справка относно своята цялостна оценка на колективната пригодност на ръководния орган, включително справка относно мястото на лицето в рамките на общата пригодност на ръководния орган (т.е. въз основа на оценка, направена с помощта на образеца за пригодност от приложение I или друг метод, избран от институцията или изискан от съответния компетентен орган). Справката следва да включва описание на начина, по който пълният състав на ръководния орган притежава достатъчно широкообхватен опит, както и на начина, по който са установени пропуските или слабостите, както и мерките, които са взети за преодоляването им.

8. Към заявлението следва да се приложи всяка друга относима информация.

²⁷ Отнася се за случаите, в които лицето се ползва от възможността да изпълнява няколко мандата в рамките на една и съща група или в рамките на предприятия, в които институцията притежава квалифицирано дялово участие, или в институции, които са част от една и съща институционална защитна схема.