Załącznik III – Wymagania dotyczące dokumentacji w przypadku wyznaczenia po raz pierwszy

1.1 Dane osobowe, w tym imię i nazwisko, nazwisko rodowe, jeśli inne, płeć, miejsce i data urodzenia, adres i dane do kontaktu, narodowość oraz osobisty numer identyfikacyjny lub kopia dowodu osobistego lub jego odpowiednika.

1.2 Szcz egóły dotyczące stanowiska, w związku z którym dokonywana jest ocena, czy stanowisko w organie zarządzającym jest wykonawcze czy niewykonawcze oraz czy jest to stanowisko osoby pełniącej najważniejsze funkcje. Powinny również zawierać:

• a. pisemną nominację, umowę, ofertę zatrudnienia lub projekty takich dokumentów, jeśli dotyczy;
• b. stosowny protokół zarządu lub raport/dokument dotyczący oceny odpowiedniości;
• c. planowaną datę rozpoczęcia i okres sprawowania funkcji;
• d. przewidywany czas, jaki należy poświęcić, pracując na danym stanowisku, zaakceptowany przez osobę;
• e. opis kluczowych zadań i obowiązków osoby;
• f. jeśli osoba zastępuje inną osobę, imię i nazwisko tej osoby.

1.3 Wykaz osób udzielających referencji wraz z danymi kontaktowymi, najlepiej pracodawców z sektora bankowego lub finansowego, w tym imię i nazwisko, instytucja, stanowisko, numer telefonu, adres e - mail, charakter powiązania zawodowego oraz czy istnieje lub istniało niezawodowe powiązanie z tą osobą.

2.1 Należy przekazać następujące dane:

• a. dane o wyniku oceny odpowiedniości osoby dokonanej przez instytucję, takie jak stosowny protokół zarządu lub raport/dokument dotyczący oceny odpowiedniości, które zawierają uzasadnienie wyników przeprowadzonej oceny;
• b. czy instytucja jest znacząca, zgodnie z definicją podaną w wytycznych; oraz
• c. osobę kontaktową z instytucji.

3. Wiedza, umiejętności i doświadczenie

3.1 Życiorys zawierający informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym (w tym doświadczeniu zawodowym, kwalifikacjach akademickich i innych stosownych szkoleniach), w tym nazwę i charakter wszystkich organizacji, dla których osoba pracowała, oraz charakter wykonywanych funkcji i okresu ich wykonywania, ze szczególnym naciskiem na działania w zakresie przedmiotowego stanowiska (doświadczenie w bankowości lub zarządzaniu).

3.2 Informacje, które zostaną przekazane, powinny zawiera ć oświadczenie instytucji potwierdzające, czy osoba została oceniona jako posiadająca wymagane doświadczenie określone w niniejszych wytycznych, a jeśli nie, informacje o wprowadzonym planie szkoleniowym, w tym treść, jednostkę szkoleniową oraz termin zakończenia realizacji planu szkoleniowego.

4. Reputacja, uczciwość i etyczność

4.1 Odpisy z rejestru karnego i stosowne informacje dotyczące dochodzeń i postępowań w sprawach karnych, stosownych spraw cywilnych i administracyjnych oraz postępowań dyscyplinarnych (w tym zakazu pełnienia funkcji dyrektora spółki, upadłości, niewypłacalności i podobnych postępowań), w szczególności za pomocą zaświadczeń urzędowych lub wiarygodnych źródeł informacji dotyczących braku skazania i prowadzenia dochodzeń i postępowań w sprawach karnych (np. dochodzenie prowadzone przez osoby trzecie, zeznanie złożone przez prawnika lub notariusza w UE).

4.2 Oświadczenie potwierdzające, czy prowadzone jest postępowanie w sprawie karnej lub czy osoba lub organizacja przez nią kierowana uczestniczyła jako dłużnik w postępowaniu upadłościowym lub porównywalnym.

4.3 Informacje dotyczące następujących kwestii:

• a. dochodzeń lub postępowań wykonawczych prowadzonych przez organ nadzoru lub nałożonych przez niego sankcji, któr e w sposób pośredni lub bezpośredni dotyczyły danej osoby;
• b. odmowy rejestracji, udzielenia zezwolenia, nadania członkostwa lub udzielenia licencji na prowadzenie działalności handlowej, gospodarczej lub zawodowej; cofnięcia, unieważnienia lub zakończenia okresu rejestracji, zezwolenia, członkostwa lub licencji; lub wydalenia przez organ regulacyjny lub rządowy czy też organ zawodowy lub stowarzyszenie zawodowe;
• c. zwolnienia z pracy lub zakończenia stosunku zaufania lub powierniczego lub podobnej sytuacji albo żądania rezygnacji z pracy na takim stanowisku, wyłączając redukcję etatów;
• d. czy ocena reputacji osoby fizycznej jako nabywającego lub osoby, która kieruje działalnością instytucji, została już dokonana przez inny właściwy organ (w tym określeni e tego organu, daty dokonania oceny oraz dowodu potwierdzającego wynik oceny ), jak również zgody osoby fizycznej, jeśli jest wymagana, na wyszukiwanie takich informacji w celu przetwarzania i używania udzielonych informacji do oceny kompetencji; oraz
• e. czy przeprowadzona została już ocena osoby przez organ z innego, niefinansowego sektora, (w tym określenie tego organu oraz dowodu potwierdzającego wynik takiej oceny).

5. Interesy finansowe i niefinansowe

5.1 Ujawnione powinny zostać wszystkie interesy finansowe i niefinansowe mogące przyczynić się do potencjalnego konfliktu interesów, w szczególności:

• a. opis wszelkich finansowych (np. kredyty, posiadanie akcji) i niefinansowych interesów lub powiązań (np. bliskie relacje takie jak współmałżonek, zarejestrowany partner, konkubent, dziecko, rodzic lub inna osoba, z którą dzielone są pomieszczenia mieszkalne) pomiędzy osobą a jej bliskimi krewnymi (lub spółką, z którą osoba jest blisko powiązana) oraz instytucją, przedsiębiorstwem dominującym lub zależnym lub osobą posiadającą znaczny pakiet akcji w takiej instytucji, w tym członkami tych instytucji lub osobami pełniącymi najważniejsze funkcje;
• b. czy osoba prowadzi działalność gospodarczą lub czy posiada powiązania handlowe (lub posiadała w ciągu ostatnich dwóch lat) z którąkolwiek z wyżej wymienionych instytucji lub osób, lub uczestniczy w postępowaniu prawnym prowadzonym przeciwko takim instytucjom lub osobom;
• c. czy osoba i jej bliscy krewni posiadają jakiekolwiek sprzeczne interesy z instytucją, jej przedsiębiorstwem dominującym lub przedsiębiorstwami zależnymi;
• d. czy osobie złożono propozycję w imieniu któregokolwiek znacznego akcjonariusza;
• e. jakiekolwiek zobowiązania finansowe wobec instytucji, jej przedsiębiorstwa dominującego lub przedsiębiorstw zależnych (nie licząc hipoteki negocjowanej na warunkach rynkowych); oraz
• f. jakiekolwiek stanowiska pozostające pod wpływem politycznym (krajowym lub lokalnym) zajmowane przez ostatnie dwa lata.

5.2 Jeśli zidentyfikowany został istotny konflikt interesów, instytucja powinna przekazać oświadczenie odnośnie do tego, jak konflikt został w sposób zadowalający zminimalizowany lub zlikwidowany, w tym odniesienie do stosownych części stosowanej przez instytucję polityki dotyczącej konfliktu interesów lub określone ustalenia w zakresie zarządzania konfliktem lub jego minimalizacji.

6. Poświęcanie czasu

6.1 Przekazane powinny zost ać wszys tkie stosowne i konieczne dane wskazujące na to, że osoba posiada wystarczająco dużo czasu, aby poświęcić go na wykonywanie swojej funkcji, w tym:

• a. informacje o minimalnej ilości czasu, jaki zostanie poświęcony na wykonywanie przez osobę funkcji w ramach instytucji (wymiar roczny i miesięczny);
• b. wykaz funkcji głównie komercyjnych, które osoba pełni, w tym czy zastosowanie mają zasady uprzywilejowanego sposobu liczenia²⁷ określone w art. 91 ust. 4 dyrektywy CRD;
• c. w przypadku gdy stosowane są zasady uprzywilejowanego sposobu liczenia, wyjaśnienie istniejących pomiędzy spółkami synergii;
• d. wykaz funkcji, w związku z którymi wykonywane są czynności głównie niekomercyjne lub które zostały utworzone jedynie dla celów zarządzania interesami ekonomicznymi osoby;
• e. wielkość spółek lub organizacji, w których funkcje te są zajmowane, w tym na przykład wartość wszystkich aktywów, czy spółka jest notowana oraz liczbę pracowników;
• f. wykaz dodatkowych obowiązków związanych z tymi funkcjami (takich jak przewodniczącego komitetu);
• g. szacowany okres wyrażony w dniach w ciągu roku poświęcany na pełnienie każdej funkcji; oraz
• h. liczba posiedzeń w ciągu roku związanych z pełnieniem każdej funkcji.

7. Poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia w ujęciu zbiorowym

7.1 Instytucja powinna p rzekazać wykaz nazwisk członków organu zarządzającego oraz krótką informację o ich rolach i funkcjach.

7.2 Instytucja powinna przekazać oświadczenie dotyczące ogólnej oceny odpowiedniości organu zarządzającego jako całości, w tym oświadczenie odnośnie do tego, gdzie sytuowana jest dana osoba w ogólnej ocenie odpowiedniości organu zarządzającego (tj. na podstawie oceny dokonanej przy użyciu matrycy odpowiedniości określonej w załączniku I lub innej metody wybranej przez instytucję lub wymaganej przez stosowny w łaściwy organ). Powinno ono obejmować opis tego, w jaki sposób ogólny skład organu zarządzającego odzwierciedla odpowiednio szeroki zakres doświadczeń, a także identyfikację wszelkich luk lub słabości oraz środków wprowadzonych w celu ich wyeliminowania.

8. W ramach składanego wniosku należy przekazać wszelkie inne stosowne informacje.

²⁷ Dotyczy to przypadku korzystania przez osobę z możliwości, w której kilka funkcji jest pełnionych w ramach tej samej grupy lub w ramach przedsiębiorstw, w których instytucja posiada znaczny pakiet akcji lub instytucji należących do tego samego instytucjonalnego systemu ochrony.