Bilag III — Elementer i dokumentationen vedrørende nyudnævnelser

1.1 Personlige oplysninger, herunder fulde navn, evt. fødenavn, køn, fødselssted og -dato, adresse og kontaktoplysninger, nationalitet og personligt ID-nummer eller kopi af ID-kort eller tilsvarende.

1.2 En detaljeret beskrivelse af den stilling, vurderingen vedrører, om stillingen i ledelsesorganet er en ledelses- eller bestyrelsespost, eller om det er en stilling som en person med nøglefunktioner. Dette bør også omfatte følgende oplysninger:

• a. udnævnelsesbrev, kontrakt, ansættelsestilbud eller eventuelle relevante udkast
• b. eventuelt bestyrelsesmødereferat med tilknytning dertil eller rapport/dokument om egnethedsvurderingen
• c. den planlagte startdato og stillingens varighed
• d. den forventede afsættelse af tilstrækkelig tid til stillingen, accepteret af den pågældende
• e. en beskrivelse af personens nøgleopgaver og ansvarsområder
• f. navnet på den person, som denne person eventuelt erstatter.

1.3 En liste over referencepersoner og deres kontaktoplysninger, fortrinsvis hos arbejdsgivere i bank- eller finanssektoren, herunder fulde navn, institut, stilling, telefonnummer, e-mailadresse og arten af den professionelle relation, og hvorvidt vedkommende har eller har haft ikkeprofessionelle relationer til denne person.

2.1 Der bør gives følgende oplysninger:

• a. en beskrivelse af resultatet af enhver vurdering, som instituttet har foretaget af personens egnethed, f.eks. relevante bestyrelsesmødereferater eller en rapport eller dokumenter vedrørende egnetheden, der indeholder begrundelsen for resultatet af den foretagne vurdering
• b. om instituttet er signifikant som defineret i retningslinjerne
• c. kontaktpersonen i instituttet.

3. Viden, faglig kompetence og erfaring

3.1 Curriculum vitae med oplysninger om uddannelse og erhvervserfaring (herunder erhvervserfaring, akademisk uddannelse og anden relevant uddannelse), navn og type på alle virksomheder, som den pågældende har arbejdet for, og art og varighed af de opgaver, vedkommende har udført, navnlig med særlig fremhævelse af aktiviteter, der er omfattet af den søgte stilling (erfaring inden for bankvirksomhed og/eller ledelse).

3.2 Oplysningerne bør omfatte en erklæring fra instituttet om, hvorvidt personen anses for at have den nødvendige erfaring i henhold til disse retningslinjer, og i modsat fald en beskrivelse af den opstillede efteruddannelsesplan, herunder indhold, kursusudbyder og datoen for gennemførelsen af efteruddannelsesplanen.

4. Omdømme, hæderlighed og integritet

4.1 Straffeattester og relevante oplysninger om strafferetlige efterforskninger og straffesager, relevante civilretlige og administrative sager, samt disciplinærsager (herunder diskvalifikation som selskabsdirektør, konkurs, insolvens og lignende procedurer, navnlig i form af et officielt certifikat eller oplysninger fra en pålidelig kilde om fravær af straffedomme eller strafferetlige efterforskninger, f.eks. tredjepartsefterforskninger og vidneudsagn fra en advokat eller en notar i EU).

4.2 En erklæring om, hvorvidt der verserer straffesager eller ej, eller hvorvidt den pågældende person eller enhver virksomhed, der ledes af vedkommende, har været involveret som skyldner i insolvensprocedurer eller tilsvarende procedurer.

4.3 Oplysninger vedrørende følgende:

• a. efterforskninger, fuldbyrdelsesprocedurer eller sanktioner fra en tilsynsmyndighed, som den pågældende har været direkte eller indirekte involveret i
• b. afvisning af registrering, tilladelse, medlemskab eller licens til at udøve et fag, en virksomhed eller et erhverv, eller tilbagekaldelse, inddragelse eller ophævelse af registrering, tilladelse, medlemskab eller licens, eller udelukkelse foretaget af en tilsynsmyndighed eller offentlig myndighed, et fagligt organ eller en faglig sammenslutning
• c. afskedigelse fra en stilling eller en tillidspost, et betroet forhold eller en tilsvarende situation, eller at vedkommende er blevet anmodet om at fratræde en sådan post, undtaget afskedigelser grundet nedlæggelse af stillingen
• d. hvorvidt en anden kompetent myndighed allerede har foretaget en vurdering af den pågældendes omdømme som erhverver eller som leder af aktiviteterne i et institut (herunder denne myndigheds identitet, datoen for vurderingen og dokumentation for resultatet af vurderingen) og i givet fald den pågældendes samtykke til at søge efter sådanne oplysninger for at kunne behandle og bruge de fremskaffede oplysninger til en egnethedsvurdering
• e. hvorvidt en myndighed fra en anden, ikkefinansiel sektor allerede tidligere har foretaget en vurdering, herunder identiteten af denne myndighed, og dokumentation for resultatet af denne vurdering.

5. Finansielle og ikke-finansielle interesser

5.1 Alle finansielle og ikke-finansielle interesser, der kan skabe potentielle interessekonflikter, bør fremlægges, herunder, men ikke begrænset til:

• a. en beskrivelse af eventuelle finansielle interesser (f.eks. lån og aktiebesiddelser) og ikkefinansielle interesser eller relationer (f.eks. tætte pårørende som ægtefælle, registreret partner, samlever, børn, forældre eller en anden pårørende, som den pågældende bor sammen med), mellem personen eller dennes nære pårørende (eller et selskab, vedkommende har nære relationer til) og instituttet, dets moderselskab eller datterselskaber eller en person med en kvalificeret andel i et sådant institut, herunder medlemmer af de pågældende institutter og personer med nøglefunktioner
• b. om personen driver forretninger med, har eller inden for de sidste to år har haft en kommerciel relation til et af ovennævnte institutter eller en af ovennævnte personer eller er involveret i retssager med disse institutter eller personer
• c. om personen og vedkommendes tætte pårørende har konkurrerende interesser i forhold til instituttet, dets moderselskab eller dets datterselskaber
• d. om personen opstilles på vegne af en signifikant aktionær
• e. instituttets, dets moderselskabs eller datterselskabers finansielle forpligtelser (eksklusive pantebreve forhandlet efter armslængdeprincippet)
• f. stillinger med politisk indflydelse (nationalt eller lokalt), som personen har haft i de sidste to år.

5.2 Hvis der konstateres en væsentlig interessekonflikt, bør instituttet afgive erklæring om, hvordan denne konflikt er blevet tilfredsstillende afbødet eller afhjulpet, med en henvisning til de relevante dele af instituttets politik for interessekonflikter eller særlige ordninger for håndtering og afbødning af interessekonflikter.

6. Afsættelse af tid

6.1 Der gives alle relevante og nødvendige oplysninger for at påvise, at personen kan afsætte tilstrækkelig tid til stillingen, herunder:

• a. den tid, der mindst vil blive anvendt på udøvelsen af personens funktioner i instituttet (årligt og månedligt)
• b. en liste over de overvejende kommercielle mandater, som personen varetager, herunder om de er omfattet af bestemmelserne om antal ledelses- og bestyrelsesposter²⁷ i artikel 91, stk. 4, i kapitalkravsdirektivet (CRD)
• c. en beskrivelse af synergien mellem selskaberne, hvis bestemmelserne om antallet af ledelsesposter finder anvendelse
• d. en liste over de stillinger, der forfølger overvejende ikkekommercielle aktiviteter eller er etableret alene med henblik på at forvalte personens private økonomiske interesser
• e. størrelsen af de selskaber eller organisationer, hvor disse stillinger varetages, herunder f.eks. samlede aktiver, om selskabet er børsnoteret, og antallet af medarbejdere
• f. en liste over de yderligere ansvarsområder, der er knyttet til disse stillinger (f.eks. udvalgsformand)
• g. anslået tid i dage pr. år, der er afsat til hver stilling
• h. antal møder pr. år, der er afsat til hver stilling.

7. Kollektiv viden, faglig kompetence og erfaring

7.1 Instituttet bør fremlægge en liste over navnene på ledelsesorganets medlemmer og en kort beskrivelse af deres roller og funktioner.

7.2 Instituttet bør fremlægge en erklæring vedrørende dets samlede vurdering af ledelsesorganets kollektive egnethed som helhed, herunder en erklæring om, hvordan personen forventes at bidrage til ledelsesorganets kollektive egnethed (dvs. efter en vurdering baseret på egnethedsmatricen i bilag I eller en anden metode, der vælges af instituttet eller kræves af den relevante kompetente myndighed). Denne bør indeholde en beskrivelse af, hvordan ledelsesorganets generelle sammensætning afspejler en tilstrækkelig bred vifte af erfaringer og fastlægge eventuelle mangler eller svagheder og de foranstaltninger, der er pålagt for at afhjælpe dem.

8. Eventuelle og alle øvrige relevante oplysninger bør indgives sammen med ansøgningen. 60

²⁷ Dvs. hvor personen udnytter muligheden for at varetage flere stillinger i enheder, som er en del af samme koncern, eller inden for virksomheder, hvori instituttet har en kvalificeret andel, eller i institutter, som er medlem af samme institutsikringsordning.