Liite III – Ensimmäiseen nimitykseen liittyvät asiakirjavaatimukset

1.1 Henkilötiedot, kuten koko nimi, syntymänimi (jos poikkeaa nykyisestä sukunimestä), sukupuoli, syntymäpaikka ja -aika, osoite, yhteystiedot, kansalaisuus ja henkilötunnus tai kopio henkilökortista tai vastaavasta asiakirjasta.

1.2 Yksityiskohtaiset tiedot toimesta, jonka osalta henkilö arvioidaan, ja tieto siitä, kuuluuko ylimmän hallintoelimen toimi liikkeenjohtoon vai ei, tai tieto siitä, että kyseessä on keskeisistä toiminnoista vastaavan henkilön toimi. Myös seuraavat yksityiskohtaiset tiedot tarvitaan:

• a. nimityskirje, työsopimus, työpaikkatarjous tai tarvittaessa niiden luonnokset
• b. tähän liittyvät hallituksen kokouspöytäkirjat tai sopivuusarviointia koskeva raportti/asiakirja
• c. toimikauden arvioitu alkamispäivä ja kesto
• d. odotettu toimen edellyttämä ajankäyttö, jonka henkilö on hyväksynyt
• e. kuvaus henkilön pääasiallisista tehtävistä ja velvollisuuksista
• f. tieto siitä, korvaako henkilö jonkin toisen henkilön, ja tämän nimi.

1.3 Suosittelijaluettelo yhteystietoineen mieluiten pankki- tai rahoitusalan työnantajilta. Yhteystiedoissa on mainittava koko nimi, laitos, asema, puhelinnumero, sähköpostiosoite, työsuhteen luonne ja tieto siitä, onko kyseiseen henkilöön nykyisin tai aiemmin ollut muita kuin ammatillisia suhteita.

2.1 Laitoksen tulisi toimittaa seuraavat tiedot:

• a. yksityiskohtaiset tiedot laitoksen jo tekemän henkilön sopivuusarvioinnin tuloksesta, kuten asiaa koskevat hallituksen pöytäkirjat tai sopivuusarviointia koskeva raportti/asiakirjat, jotka sisältävät tehdyn arvioinnin tuloksen perustelut
• b. tieto siitä, onko laitos ohjeissa annetun määritelmän mukaan merkittävä, ja
• c. yhteyshenkilö laitoksessa. 3. Tietämys, taito ja kokemus

3.1 Ansioluettelo, joka sisältää yksityiskohtaiset tiedot koulutuksesta ja työkokemuksesta (kuten työtodistukset, akateemiset tutkinnot tai muu asiaankuuluva koulutus). Tiedoissa on mainittava kaikkien niiden organisaatioiden nimet ja tyypit, joissa henkilö on työskennellyt, sekä työtehtävien luonne ja kesto keskittyen erityisesti haettuun toimeen liittyviin toimintoihin (kokemus pankkialalta ja/tai liikkeenjohdosta).

3.2 Toimitettaviin tietoihin tulisi sisältyä laitoksen antama selvitys siitä, onko henkilöllä arvioitu olevan näissä ohjeissa edellytettyä kokemusta, ja jos ei, hänelle määrätty koulutussuunnitelma, joka sisältää tiedot koulutuksen sisällöstä ja tarjoajasta sekä päivästä, jolloin koulutuksen on suunnitelman mukaisesti määrä päättyä.

4. Maine, rehellisyys ja lahjomattomuus

4.1 Rikosrekisteri ja asiaankuuluvat tiedot rikostutkinnoista ja rikosoikeudenkäynneistä, asiaankuuluvista siviili- ja hallinto-oikeudellisista menettelyistä ja kurinpitotoimista (myös yhtiön johtotehtävistä erottamisesta, konkurssista, maksukyvyttömyysmenettelyistä ja vastaavista menettelyistä) erityisesti virallisen todistuksen muodossa tai muun luotettavan lähteen todistuksena siitä, että henkilöä ei ole tuomittu rikoksesta ja että häntä vastaan ei ole meneillään tutkintaa eikä oikeudenkäyntiä (esim. Euroopan unioniin sijoittautuneen lakimiehen tai notaarin tekemien riippumattomien tutkintojen ja lausuntojen kautta saatu tieto).

4.2 Selvitys siitä, onko rikosoikeudenkäyntiä vireillä tai onko henkilö tai hänen johtamansa organisaatio velallisena maksukyvyttömyysmenettelyssä tai vastaavassa menettelyssä.

4.3 Tiedot seuraavista asioista:

• a. valvontaviranomaisen toteuttamat tutkinnat tai täytäntöönpanomenettelyt tai sen määräämät rangaistukset, joissa henkilö on ollut suoraan tai välillisesti osallisena
• b. elinkeinon, liiketoiminnan tai ammatin harjoittamisen edellyttämän rekisteröinnin, toimiluvan, jäsenyyden tai luvan epääminen; rekisteröinnin, toimiluvan, jäsenyyden tai luvan peruuttaminen, kumoaminen tai päättäminen tai sääntely- tai hallintoelimen taikka ammatillisen elimen tai järjestön määräämä henkilön erottaminen
• c. irtisanominen työsuhteesta tai erottaminen luottamustoimesta tai luottamussuhteesta tai vastaava tilanne, tai tieto siitä, että henkilöä on pyydetty eroamaan tällaisesta toimesta (joukkoirtisanomiset pois lukien)
• d. tieto siitä, onko muu toimivaltainen viranomainen tehnyt arvioinnin hakijana toimivan tai laitoksen liiketoimintaa johtavan henkilön maineesta (mukaan lukien viranomaisen nimi, arvioinnin päivämäärä ja arvioinnin tuloksen osoittava asiakirja) ja tarvittaessa henkilön suostumus tällaisten tietojen hankkimiseen niiden käsittelemiseksi ja käyttämiseksi sopivuusarvioinnissa, ja
• e. tieto siitä, onko muu kuin rahoitusalan viranomainen tehnyt henkilöstä aiemmin arvioinnin (mukaan lukien kyseisen viranomaisen nimi ja arvioinnin tuloksen osoittava asiakirja).

5. Taloudelliset ja muut intressit

5.1 Kaikki taloudelliset ja muut intressit, jotka voivat luoda mahdollisia eturistiriitoja, tulisi tuoda esiin. Tässä yhteydessä tulisi esittää muun muassa seuraavat:

• a. kuvaus henkilön ja hänen lähisukulaistensa (tai yrityksen, johon kyseisillä henkilöllä on tiiviit suhteet) taloudellisista intresseistä (esim. lainoista ja osakeomistuksista) ja muista intresseistä tai suhteista (esim. läheiset suhteet, kuten aviopuoliso, rekisteröity kumppani, avopuoliso, lapsi, vanhempi tai muu sukulainen, jonka kanssa henkilö asuu) laitokseen, sen emoyhtiöön tai tytäryrityksiin tai huomattavia omistusosuuksia tällaisesta laitoksesta omistaviin henkilöihin, tällaisten laitosten ylimmän hallintoelimen jäsenet tai keskeisistä toiminnoista vastaavat henkilöt mukaan lukien
• b. tieto siitä, onko henkilöllä tai onko hänellä ollut liiketoimintaa jonkin edellä luetellun laitoksen tai henkilön kanssa tai onko hän (tai onko hän kahden viime vuoden aikana ollut) liikesuhteessa tällaisiin laitoksiin tai henkilöihin tai onko hän osallisena oikeudenkäynnissä tällaisten laitosten tai henkilöiden kanssa
• c. tieto siitä, onko henkilöllä ja hänen lähisukulaisillaan kilpailevia intressejä laitoksen, sen emoyhtiön tai sen tytäryritysten kanssa
• d. tieto siitä, ehdottaako henkilöä jokin merkittävä osakkeenomistaja tai tämän lukuun toimiva taho
• e. henkilön maksusitoumukset laitokselle tai sen emoyhtiölle tai tytäryrityksille (tavanomaisin markkinaehdoin hankitut ongelmattomat asuntolainat pois lukien) ja
• f. tieto siitä, onko henkilö hoitanut poliittisesti vaikutusvaltaista (kansallista tai paikallista) tointa kahden viime vuoden aikana.

5.2 Jos henkilöllä havaitaan olevan olennainen eturistiriita, laitoksen tulisi antaa selvitys siitä, miten ristiriitaa on riittävästi vähennetty tai miten se on poistettu. Selvitykseen tulisi sisältyä viittaus laitoksen eturistiriitapolitiikan asiaankuuluviin osiin tai kyseisen eturistiriidan hallinta- tai vähentämisjärjestelyihin.

6. Ajankäyttö

6.1 Henkilön mahdollisuudesta käyttää riittävästi aikaa toimen hoitamiseen tulisi toimittaa kaikki asiaankuuluvat ja tarvittavat tiedot, kuten seuraavat:

• a. tieto vähimmäisajasta, jonka henkilö käyttää tehtäviensä hoitoon laitoksessa (vuosittain ja kuukausittain)
• b. luettelo pääasiallisesti kaupallisista toimista, joita henkilö hoitaa, myös tieto siitä, sovelletaanko neljännen vakavaraisuusdirektiivin 91 artiklan 4 kohdassa olevia erityisiä laskentasääntöjä²⁷ ;
• c. jos erityisiä laskentasääntöjä sovelletaan, tulisi antaa selvitys yhtiöiden välisistä mahdollisista synergiaeduista
• d. luettelo toimista organisaatioissa, joissa harjoitetaan pääasiallisesti muita kuin kaupallisia toimintoja, tai toimista, jotka perustetaan yksinomaan henkilön taloudellisten intressien hoitamiseksi
• e. niiden yhtiöiden tai organisaatioiden koko, joissa tällaisia toimia hoidetaan, mukaan lukien tiedot esimerkiksi taseen loppusummasta, onko kyseessä listayhtiö vai ei, ja työntekijöiden lukumäärä
• f. luettelo tällaisiin toimiin liittyvistä lisätehtävistä (esim. valiokunnan puheenjohtajuus)
• g. arvio siitä, kuinka monta päivää vuodessa kuhunkin toimeen käytetään, ja
• h. kuhunkin toimeen sisältyvien kokousten määrä vuodessa.

7. Tietämys kokonaisuutena, taidot ja kokemus

7.1 Laitoksen tulisi toimittaa ylimmän hallintoelimen jäsenten nimiluettelo sekä tiivistelmä kunkin jäsenen asemasta ja tehtävistä.

7.2 Laitoksen tulisi toimittaa selvitys yleisarvioinnista, joka koskee sen ylimmän hallintoelimen sopivuutta kokonaisuuden kannalta, mukaan lukien selvitys henkilön sijoittumisesta ylimmän hallintoelimen yleisessä sopivuudessa (esim. käyttäen liitteessä I olevaa sopivuuden arviointimatriisia tai jotakin muuta laitoksen valitsemaa tai asianomaisen toimivaltaisen viranomaisen edellyttämää menetelmää). Tämän tulisi sisältää kuvaus siitä, onko ylimmän hallintoelimen kokoonpanossa kokonaisuudessaan riittävän monipuolista kokemusta, ja siinä tulisi määrittää kaikki puutteet tai heikkoudet ja niiden korjaamiseksi määrätyt toimenpiteet.

8. Kaikki mahdollinen muu asiaankuuluva tieto tulisi toimittaa toimilupahakemuksen osana.

²⁷ Jos laskentasääntöjä ei sovelleta, henkilö voi hyödyntää mahdollisuutta, että hänellä on useita toimia, jotka kuuluvat samaan ryhmään, tai useita toimia yrityksissä, joissa laitoksella on huomattava omistusosuus, tai laitoksissa, jotka kuuluvat saman laitosten suojajärjestelmän piiriin.