6.1 Οργανωτικό πλαίσιο

Το διοικητικό όργανο μιας επιχείρησης επενδύσεων θα πρέπει να διασφαλίζει μια οργανωτική και λειτουργική δομή κατάλληλη και διαφανή για την εκάστοτε επιχείρηση επενδύσεων και να διαθέτει γραπτή περιγραφή της. Η δομή θα πρέπει να προωθεί και να αποδεικνύει την αποτελεσματική και συνετή διαχείριση της επιχείρησης επενδύσεων σε ατομικό και ενοποιημένο επίπεδο.

Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να διασφαλίζει ότι τα τμήματα εσωτερικού ελέγχου διαθέτουν τους κατάλληλους οικονομικούς και ανθρώπινους πόρους καθώς και τις εξουσίες για την αποτελεσματική εκτέλεση του ρόλου τους. Ως ελάχιστη απαίτηση, το τμήμα συμμόρφωσης θα πρέπει να λειτουργεί ανεξάρτητα και να υπάρχει σωστός διαχωρισμός των καθηκόντων. Οι δίαυλοι αναφοράς και η κατανομή των αρμοδιοτήτων, ιδίως μεταξύ των προσώπων που κατέχουν καίριες θέσεις, εντός της επιχείρησης επενδύσεων θα πρέπει να είναι σαφείς, πλήρως οριοθετημένοι, συνεπείς, αναγκαστικού χαρακτήρα και δεόντως τεκμηριωμένοι. Η τεκμηρίωση θα πρέπει να επικαιροποιείται καταλλήλως.

Η δομή της επιχείρησης επενδύσεων δεν θα πρέπει να εμποδίζει την ικανότητα του διοικητικού οργάνου να επιβλέπει και να διαχειρίζεται αποτελεσματικά τους κινδύνους στους οποίους εκτίθεται η επιχείρηση επενδύσεων ή ο όμιλος ούτε την ικανότητα της αρμόδιας αρχής να ασκεί αποτελεσματικά την εποπτεία της επί της επιχείρησης επενδύσεων.

Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να αξιολογεί τις πιθανές συνέπειες που συνεπάγονται οι σημαντικές αλλαγές στη δομή του ομίλου (π.χ. σύσταση νέων θυγατρικών, συγχωνεύσεις και εξαγορές, πώληση ή εκκαθάριση μερών του ομίλου ή εξωτερικές εξελίξεις) όσον αφορά την ευρωστία του οργανωτικού πλαισίου της επιχείρησης επενδύσεων. Σε περίπτωση που διαπιστώνονται αδυναμίες, το διοικητικό όργανο θα πρέπει να προβαίνει αμέσως σε όλες τις αναγκαίες προσαρμογές.