6.1 Organisatorischer Rahmen

Das Leitungsorgan einer Wertpapierfirma sollte sicherstellen, dass die Wertpapierfirma über eine geeignete und transparente organisatorische und operative Struktur für die betreffende Wertpapierfirma verfügt, und sollte eine schriftliche Beschreibung über diese vorlegen können. Die Struktur sollte eine wirksame und umsichtige Führung einer Wertpapierfirma auf Ebene des einzelnen Unternehmens und auf konsolidierter Ebene fördern und belegen.

Das Leitungsorgan sollte sicherstellen, dass die internen Kontrollfunktionen über die angemessenen finanziellen und personellen Ressourcen sowie über Befugnisse zur wirksamen Wahrnehmung ihrer Funktion verfügen. Mindestens die Compliance-Funktion sollte unabhängig tätig sein, was einschließt, dass eine geeignete Aufgabentrennung vorhanden ist. Die Berichtswege sowie die Zuordnung von Verantwortlichkeiten, insbesondere unter Inhabern von Schlüsselfunktionen, innerhalb einer Wertpapierfirma sollten klar, genau abgegrenzt, stimmig, durchsetzbar und ordnungsgemäß dokumentiert sein. Die Dokumentation sollte, soweit angemessen, aktualisiert werden.

Durch die Struktur der Wertpapierfirma sollten die Fähigkeit des Leitungsorgans, die Risiken, denen die Wertpapierfirma oder die Gruppe ausgesetzt ist, effektiv zu überwachen und zu steuern, sowie die Fähigkeit der zuständigen Behörde, die Wertpapierfirma wirksam zu beaufsichtigen, nicht beeinträchtigt werden.

Das Leitungsorgan sollte bewerten, ob und wie sich wesentliche Änderungen an der Struktur der Gruppe (z. B. Gründung neuer Tochterunternehmen, Fusionen und Übernahmen, Verkauf oder Auflösung von Teilen der Gruppe oder externe Entwicklungen) auf die Belastbarkeit des organisatorischen Rahmens der Wertpapierfirma auswirken. Sofern Schwachstellen ermittelt werden, sollte das Leitungsorgan etwaige erforderliche Anpassungen unverzüglich vornehmen.