7.2 Arviointimenettely

Ohjeissa pyritään käsittelemään kaikkia olemassa olevia hallintorakenteita suosimatta mitään erityistä rakennetta. Niissä ei puututa kansallisen yhtiöoikeuden mukaiseen yleisen toimivallan jakautumiseen. Ohjeita tulisikin soveltaa jäsenvaltioissa käytössä olevista hallintorakenteista riippumatta (yksiportainen ja/tai kaksiportainen ja/tai muu rakenne). Ylimmällä hallintoelimellä, siten kuin se on määritelty direktiivin 2013/36/EU 3 artiklan 1 kohdan 7 ja 8 alakohdassa, on katsottava olevan sekä hallinnollisia (liikkeenjohdollisia) että valvontaan liittyviä (muita kuin liikkeenjohdollisia) tehtäviä³³ .

³³ Hallinnosta ja ohjauksesta annettujen EPV:n ohjeiden 8 kohta. Ks. myös direktiivin 2013/36/EU johdanto-osan 56 kappale.

Toimivaltaisten viranomaisten tulisi arvioida hakemus, erityisesti yhtiöjärjestys ja muut vastaavat perustamisasiakirjat³⁴ sekä ylimmän hallintoelimen tehtävänkuvaus³⁵ . Niiden tulisi vakuuttua siitä, että asiakirjoissa käsitellään asianmukaisesti ylimmän hallintoelimen rooleja ja vastuita ja erotetaan toisistaan hallinnollinen (liikkeenjohdollinen) tehtävä ja valvontaan liittyvä (muu kuin liikkeenjohdollinen) tehtävä. Tämän mukaisesti toimivaltaisten viranomaisten tulisi erityisesti

• (a) tarkistaa, että ylin hallintoelin kantaa laitoksesta viimekätisen kokonaisvastuun ja että se määrittelee sellaiset hallinto- ja ohjausjärjestelmät, joilla varmistetaan laitoksen tehokas ja vakaa hoito, valvoo niiden täytäntöönpanoa ja vastaa niistä³⁶
• (b) vakuuttua siitä, että ylimmän hallintoelimen velvollisuuksiin³⁷ kuuluu seuraavien kokonaisuuksien määritteleminen, hyväksyminen ja täytäntöönpanon valvominen: a) laitoksen yleinen liiketoimintastrategia ja keskeiset toimintapolitiikat; b) kokonaisriskistrategia, joka sisältää laitoksen riskinottohalun ja riskienvalvontajärjestelmä ja toimenpiteet, joilla varmistetaan, että ylin hallintoelin käyttää riittävästi aikaa riskeihin liittyvien asioiden käsittelyyn; c) riittävän tasoinen ja tehokas sisäisen hallinnon ja ohjauksen ja sisäisen valvonnan järjestelmä, joka sisältää selkeän organisaatiorakenteen ja hyvin toimivat ja riippumattomat sisäistä riskienvalvontaa, säännösten noudattamisen valvontaa ja sisäistä tarkastusta koskevat toiminnot, joilla on riittävästi toimivaltaa, painoarvoa ja resursseja tehtäviensä suorittamiseen; d) riittävän tasoinen ja tehokas sisäisen hallinnon ja ohjauksen ja sisäisen valvonnan järjestelmä sovellettavien vaatimusten noudattamisen varmistamiseksi myös rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjunnan yhteydessä; e) sisäinen pääoma ja säädetty vähimmäispääomapohja, jotka määränsä, laatunsa ja jakautumisensa puolesta riittävät kattamaan laitokseen liittyvät riskit; f) laitoksen likviditeetinhallinnan tavoitteet; g) 170 ja 171 kohdassa kuvattu palkitsemisjärjestelmä; h) järjestelyt, joiden tarkoituksena on varmistaa, että ylimmän hallintoelimen yksilölliset ja yhteiset sopivuusarvioinnit suoritetaan tehokkaasti, että ylimmän hallintoelimen kokoonpano ja jatkuvuussuunnittelu ovat asianmukaisia ja että ylin hallintoelin suorittaa tehtävänsä tehokkaasti; i) keskeisistä tehtävistä vastaavien henkilöiden valinta ja sopivuuden arviointi³⁸ ; j) järjestelyt, joiden tarkoituksena on varmistaa ylimmän hallintoelimen kunkin valiokunnan sisäinen toiminta, jos sellaisia perustetaan³⁹ ; k) riskikulttuuri, jossa huomioidaan laitoksen riskitietoisuus ja riskinottoon liittyvä toiminta; l) yrityskulttuuri ja arvot, jotka edistävät vastuullista ja eettistä käyttäytymistä ja sisältävät menettelytapaohjeet tai muun vastaavan välineen; m) laitostenvälisen tason eturistiriitoja koskeva menettely ja henkilöstön eturistiriitoja koskeva menettely; ja n) järjestelyt, joiden tavoitteena on varmistaa kirjanpidon ja tilinpäätöstietojen raportointijärjestelmien eheys ja joihin sisältyvät taloudelliset ja toimintaan liittyvät tarkastukset ja lakien ja asianmukaisten standardien noudattaminen.
• (c) vakuuttua siitä, että hakemuksessa edellä b alakohdassa tarkoitettujen tehtävien määrittelemisessä, hyväksymisessä ja täytäntöönpanon valvomisessa ylin hallintoelin pyrkii kestävään liiketoimintamalliin, jossa otetaan huomioon kaikki riskit, myös ympäristöön, yhteiskuntaan ja hallintoon liittyvät
• (d) vakuuttua siitä, että asiaankuuluvissa hakemusasiakirjoissa esitetään järjestelyt, joiden tarkoituksena on varmistaa, että ylimmän hallintoelimen yksilölliset ja yhteiset sopivuusarvioinnit suoritetaan tehokkaasti, että puheenjohtajan roolit ja vastuut määritetään selkeästi, että ylimmän hallintoelimen kokoonpano ja jatkuvuussuunnittelu ovat asianmukaisia ja hallintoelin suorittaa tehtävänsä tehokkaasti hallinnosta ja ohjauksesta annettujen EPV:n ohjeiden ja sopivuuden arvioinnista annettujen EPV:n ohjeiden mukaisesti
• (e) arvioida, että johtotehtäväänsä hoitava ylin hallintoelin on vastuussa ylimmän hallintoelimen asettamien strategioiden täytäntöönpanosta sekä keskusteltava säännöllisesti näiden strategioiden täytäntöönpanosta ja asianmukaisuudesta valvontatehtäväänsä hoitavan ylimmän hallintoelimen kanssa. Käyttäessään harkintavaltaansa ja tehdessään päätöksiä laitoksen strategiasta johtotehtäväänsä hoitavalla ylimmällä hallintoelimellä on myös oltava valtuudet kyseenalaistaa rakentavasti ja arvioida kriittisesti sille toimitettuja arviointiehdotuksia, selvityksiä ja tietoja⁴⁰
• (f) vakuuttua siitä, että sovellettavan kansallisen yhtiöoikeuden mukaisesti annettuja velvollisuuksia rajoittamatta valvontatehtäväänsä hoitavan ylimmän hallintoelimen tulee⁴¹ : a) valvoa ylimmän hallintoelimen päätöksentekoa ja toimia sekä harjoittaa johtotehtäväänsä hoitavan ylimmän hallintoelimen tehokasta seurantaa valvomalla ja tarkastamalla sen suoriutumista yksilötasolla ja kokonaisuutena sekä laitoksen strategian ja tavoitteiden täytäntöönpanoa; b) varmistaa laitoksen sisäisen hallinnon ja ohjauksen kehyksen tehokkuus, arvioida sitä aika ajoin ja ryhtyä tarvittaviin toimiin tunnistettujen puutteiden korjaamiseksi; c) valvoa ja seurata, että laitoksen strategiset tavoitteet, organisaatiorakenne ja riskistrategia, joka sisältää riskinottohalun ja riskienvalvontajärjestelmän, sekä muut järjestelmät (kuten palkitsemisjärjestelmä) ja tietojen julkistamisperiaatteet pannaan täytäntöön johdonmukaisesti; d) valvoa, että laitoksen riskikulttuuria sovelletaan johdonmukaisesti; e) valvoa menettelytapaohjeiden tai vastaavien sekä tehokkaiden periaatteiden täytäntöönpanoa ja ylläpitämistä, jotta voidaan tunnistaa, hallita ja lieventää tosiasiallisia ja mahdollisia eturistiriitoja; f) valvoa taloudellisten tietojen ja tilinpäätösraportoinnin sekä sisäisen valvontajärjestelmän eheyttä, mukaan luettuna tehokasta ja vakaata riskienvalvontajärjestelmää; g) varmistaa, että sisäisten valvontatoimintojen johtajat voivat toimia riippumattomasti ja että riippumatta velvollisuudesta raportoida muille sisäisille elimille, liiketoimintaaloille tai - yksiköille, ne voivat tuoda esille ongelmia ja varoittaa suoraan valvontatehtäväänsä hoitavaa ylintä hallintoelintä tarpeen mukaan, mikäli haitallinen riskikehitys vaikuttaa tai saattaa vaikuttaa laitokseen; ja h) valvoa sisäisen tarkastuksen tarkastussuunnitelman täytäntöönpanoa riski- ja tarkastusvaliokuntien alustavan osallistumisen jälkeen, mikäli tällaiset valiokunnat on perustettu
• (g) todentaa, että perustettaviin valiokuntiin liittyvät asiaankuuluvat hakemusasiakirjat sisältävät niiden koostumuksen, kokoonpanon, aseman ja velvollisuuksien ja tehtävien osoittamisen ylimmän hallintoelimen erikoisvaliokuntien kesken hallinnosta ja ohjauksesta annettujen EPV:n ohjeiden asiaankuuluvien säännösten mukaisesti.

³⁴ Toimitettu toimilupatietoja koskevien teknisten sääntelystandardien mukaisesti.

³⁵ Toimitettu toimilupatietoja koskevien teknisten sääntelystandardien mukaisesti.

³⁶ Hallinnosta ja ohjauksesta annettujen EPV:n ohjeiden 19 kohta.

³⁷ Ks. hallinnosta ja ohjauksesta annettujen EPV:n ohjeiden 22 kohta.

³⁸ Kuten hallinnosta ja ohjauksesta annetuissa EPV:n ohjeissa määritellään, ’keskeisistä toiminnoista vastaavalla henkilöllä’ tarkoitetaan henkilöitä, jotka vaikuttavat merkittävästi laitoksen johtamiseen, mutta jotka eivät ole ylimmän hallintoelimen jäseniä tai toimi toimitusjohtajana. Näitä henkilöitä ovat sisäisten valvontatoimintojen päälliköt ja talousjohtaja, mikäli he eivät ole ylimmän hallintoelimen jäseniä, ja mahdollisesti muut laitoksen riskinoton määrään suhteutetun lähestymistavan mukaisesti tunnistetut keskeisistä toiminnoista vastaavat henkilöt. Keskeisistä toiminnoista vastaavia muita henkilöitä voivat olla muun muassa merkittävien toimialojen, Euroopan talousalueella tai Euroopan vapaakauppa-alueella sijaitsevien sivuliikkeiden, kolmansissa maissa sijaitsevien tytäryritysten sekä muiden sisäisten toimintojen johtajat. Ks. myös ESMAn ja EPV:n yhteiset ohjeet ylimmän hallintoelimen jäsenten ja keskeisistä toiminnoista vastaavien henkilöiden sopivuuden arviointia varten.

³⁹ Hallinnosta ja ohjauksesta annettujen EPV:n ohjeiden 22 kohdan i alakohdan mukaisesti tällaisissa järjestelyissä olisi yksilöitävä ”i. kunkin valiokunnan rooli, kokoonpano ja tehtävät; ii. asianmukainen tiedonkulku, johon kuuluvat suositusten ja päätelmien dokumentointi sekä kunkin valiokunnan ja ylimmän hallintoelimen sekä toimivaltaisten viranomaisten ja muiden osapuolten väliset raportointisuhteet”.

⁴⁰ Ks. hallinnosta ja ohjauksesta annettujen EPV:n ohjeiden 30 kohta.

⁴¹ Ks. hallinnosta ja ohjauksesta annettujen EPV:n ohjeiden 34 kohta.

Direktiivin (EU) 2015/849 (rahanpesunvastainen direktiivi) 46 artiklan 4 kohdan mukaan toimivaltaisten viranomaisten tulisi myös todentaa, että hakemusasiakirjoissa määritetään hallituksen jäsen, joka on vastuussa rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa koskevien vaatimusten noudattamiseksi tarvittavien lakien, asetusten ja hallinnollisten määräysten täytäntöönpanosta.

9.2.2 Ylimmän hallintoelimen jäsenten ja keskeisistä toiminnoista vastaavien henkilöiden sopivuuden arviointi

Vakavaraisuusdirektiivin 13 artiklan 1 kohdan toisen alakohdan mukaan toimivaltaisten viranomaisten on tehtävä ylimmän hallintoelimen jäsenille sopivuuden arviointi ja evättävä toimilupa, jos nämä eivät täytä vakavaraisuusdirektiivin 91 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja vaatimuksia.

Tarvittaessa toimivaltaisten viranomaisten tulisi tehdä sopivuuden arviointi myös keskeisistä toiminnoista vastaaville henkilöille, kuten hallinnosta ja ohjauksesta annetuissa EPV:n ohjeissa määritetään.

Tällainen sopivuuden arviointi tulisi tehdä ylimmän hallintoelimen jäsenten ja keskeisistä toiminnoista vastaavien henkilöiden sopivuuden arvioinnista annettujen EPV:n ja ESMAn ohjeiden mukaisesti.