9.2 Organ zarządzający

Celem wytycznych jest uwzględnienie wszystkich istniejących struktur zarządzania bez opowiadania się za jakąkolwiek konkretną strukturą. Wytyczne nie wpływają na ogólny podział kompetencji w myśl krajowego prawa spółek. W związku z tym powinny one być stosowane niezależnie od zastosowanej struktury zarządzania (monistycznej, dualistycznej lub innej) we wszystkich państwach członkowskich. Organ zarządzający określony w art. 3 ust. 1 pkt 7 i 8 dyrektywy 2013/36/U E będzie rozumiany jako posiadający funkcje kierownicze (wykonawcze) i nadzorcze (niewykonawcze)³³ .

³³ Punkt 8 wytycznych EUNB w sprawie zarządzania wewnętrznego . Zobacz też motyw 56 dyrektywy 2013/36/UE.

Właściwe organy powinny dokonać przeglądu wniosku, w szczególności umowy spółki lub innych równoważnych dokumentów założycielskich³⁴ i zakresu zadań organu zarządzającego³⁵ , oraz upewnić się, że dokumenty te odpowiednio obejmują role i obowiązki organu zarządzającego, z rozróżnieniem na obowiązki związane z funkcją zarządczą (wykonawczą) i funkcją nadzorczą (niewykonawczą). W związku z tym właściwe organy powinny w szczególności:

• a) sprawdzić, czy organ zarządzający ponosi ostateczną i ogólną odpowiedzialność za instytucję oraz określa zasady zarządzania w obrębie instytucji, które zapewniają skuteczne i ostrożne zarządzanie instytucją, nadzoruje wdroże nie tych zasad i jest za to wdrożenie odpowiedzialny36 ;
• b) upewnić się, że obowiązki powierzone organowi zarządzającemu³⁷ obejmują ustalanie, zatwierdzanie i nadzorowanie wdrażania: a) ogólnej strategii biznesowej instytucji kredytowej i jej najważniejszej polityki; b) ogólnej strategii w zakresie ryzyka, w tym gotowości instytucji do podejmowania ryzyka oraz jej ram zarządzania ryzykiem, a także środków zapewniających, aby organ zarządzający poświęcał wystarczająco dużo czasu na zagadnienia związane z ryzykie m oraz na wykonywanie swojej funkcji; c) odpowiednich i skutecznych ram zarządzania wewnętrznego oraz kontroli wewnętrznej, obejmujących jasną strukturę organizacyjną i dobrze funkcjonujące, niezależne wewnętrzne komórki ds. zarządzania ryzykiem, ds. nadzoru zgodności z prawem i audytu, które dysponują wystarczającymi uprawnieniami, statusem i zasobami, aby móc wykonywać swoje funkcje;
• d) odpowiedniego i skutecznego zarządzania wewnętrznego oraz ram kontroli wewnętrznej w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi wymogami, w tym w kontekście przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu; e) wielkości, rodzajów oraz struktury kapitału wewnętrznego i funduszy własnych wystarczających do odpowiedniego pokrycia ryzyka podejmowanego przez instytuc ję; f) celów zarządzania płynnością instytucji; g) polityki wynagrodzeń opisanej w pkt 170 i 171 ; h) zasad dotyczących indywidualnych i zbiorowych ocen odpowiedniości organu zarządzającego, odpowiedniego składu organu zarządzającego, jego skuteczności i planowania sukcesji w jego obrębie; i) procesu wyboru i oceny odpowiedniości osób pełniących najważniejsze funkcje³⁸ ; j) zasad mających na celu zapewnienie wewnętrznego funkcjonowania każdego ustanowionego komitetu organu zarządzającego³⁹ ; k) kultury ryzyka odnoszącej się do świadomości ryz yka i zachowań związanych z podejmowaniem ryzyka w instytucji;
• l) kultury korporacyjnej i wartości, które powinny promować odpowiedzialne i etyczne postępowanie, w tym kodeksu postępowania lub podobnego dokumentu; m) polityki przeciwdziałania konfliktom in teresów na poziomie instytucjonalnym oraz dla pracowników; oraz n) zasad mających na celu zapewnienie rzetelności systemów rachunkowości i sprawozdawczości finansowej, w tym finansowych i operacyjnych mechanizmów kontrolnych, a także zgodności z przepisami i odpowiednimi standardami;
• c) upewnić się, że wniosek przewiduje, iż przy ustalaniu, zatwierdzaniu i nadzorowaniu realizacji zadań, o których mowa w lit. b) powyżej, organ zarządzający powinien dążyć do zapewnienia trwałego modelu biznesowego uwzględniającego wszystkie rodzaje ryzyka, w tym ryzyko środowiskowe, społeczne i związane z zarządzaniem;
• d) upewnić się, że w odpowiedniej dokumentacji wniosku przewidziano zasady mające na celu zapewnienie skutecznego przeprowadzenia indywidualnych i zbiorowych ocen odp owiedniości organu zarządzającego, jasnego określenia ról i obowiązków przewodniczącego, odpowiedniego składu i planowania sukcesji w organie zarządzającym oraz skutecznego wykonywania funkcji przez organ zarządzający, zgodnie z wytycznymi EUNB w sprawie z arządzania wewnętrznego i wytycznymi EUNB w sprawie oceny odpowiedniości ;
• e) ocenić, czy organ zarządzający pełniący funkcję zarządczą będzie ponosić odpowiedzialność za wdrażanie strategii określonych przez organ zarządzający oraz regularnie omawiać wdrażani e i odpowiedniość tych strategii z organem zarządzającym pełniącym funkcję nadzorczą. Dokonując osądu i podejmując decyzje w sprawie strategii instytucji, organ zarządzający pełniący funkcję zarządczą powinien konstruktywnie kwestionować oraz krytycznie oc eniać przedstawiane mu propozycje, wyjaśnienia i informacje⁴⁰ ;
• f) upewnić się, że bez uszczerbku dla zadań przydzielonych mu na mocy stosownego krajowego prawa spółek organ zarządzający pełniący funkcję nadzorczą powinien⁴¹ :
• a) nadzorować i monitorować proces podejmowania decyzji przez kierownictwo oraz jego działania, jak też zapewnić skuteczny nadzór nad organem zarządzającym pełniącym funkcję zarządczą, w tym monitorowanie oraz kontrolę jego indywidualnych i zbiorowych wyników, jak też realizacji strategii i celów instytucji; b) zapewnić i okresowo oceniać skuteczność ram zarządzania wewnętrznego instytucji kredytowej oraz podejmować odpowiednie kroki w celu usunięcia wszelkich stwierdzonych uchybień; c) nadzorować i monitorować konsekwentne wdrażanie celów strategicznych instytucji kredytowej, jej struktury organizacyjnej i strategii w zakresie ryzyka, w tym jej gotowości do podejmowania ryzyka oraz ram zarządzania ryzykiem i innych obszarów polityki (np. polityki wynagrodzeń), a także zasad ujawniania informacji; d) monitorować konsekwentne wdrażanie kultury ryzyka w instytucji kredytowej; e) nadzorować wdrażanie i utrzymywanie kodeksu postępowania lub podobnych skutecznych zasad w celu określenia faktycznych i potencjalnych konfliktów interesów, zarządzania nimi oraz ich minimalizacji;
• f) nadzorować rzetelność informacji finansowych i sprawozdawczości finansowej oraz ram kontroli wewnętrznej, w tym skutecznych i prawidłowych ram zarządzania ryzykiem;
• g) zapewnić, aby kierownicy komórek kontroli wewnętrznej mogli działać w sposób niezależny, działali w taki sposób oraz aby w razie potrzeby mogli oni niezależnie od relacji podległości służbowej łączących te komórki z innymi wewnętrznymi organami, liniami biznesowymi lub jednostkami bezpośrednio zgłaszać organowi zarządzającemu pełniącemu funkcję nadzorczą wszelkie obawy i ostrzeżenia w przypadku wystąpienia niekorzystnych tendencji dotyczących ryzyka wpływających lub mogących wpływać na instytucję; oraz
• h) monitorować wdrożenie planu audytu wewnętrznego po uprzednim zaangażowaniu komitetów ds. ryzyka i ds. audytu w przypadku, gdy takie komitety zostały ustanowione;
• g) sprawdzić, czy odpowiednia dokumentacja wniosku dotycząca komitetów, które zostaną ustanowione, zawiera ich połączenie, skład, rolę oraz przydział obowiązków i zadań oraz ich podział między wyspecjalizowanymi komitetami organu zarządzającego, zgodnie z odpowiednimi postanowieniami wytycznych EUNB w sprawie zarządzania wewnętrznego .

³⁴ Przekazanych zgodnie z regulacyjnymi standardami technicznymi dotyczącymi informacji w zakresie zezwoleń.

³⁵ Przekazanych zgodnie z regulacyjnymi standardami technicznymi dotyczącymi informacji w zakresie zezwoleń.

³⁷ Zobacz pkt 22 wytycznych EUNB w sprawie zarządzania wewnętrznego .

³⁸ Zgodnie z definicją zawartą w wytycznych EUNB w sprawie zarządzania wewnętrznego wyrażenie „osoba pełniąca najważniejszą funkcję” „oznacza osoby mające znaczący wpływ na kierunek instytucji, ale niebędące członkami organu zarządzającego ani dyrektorem generalnym. Należą do nich kierownicy komórek kontroli wewnętrznej i dyrektor finansowy, w przypadku gdy nie są oni członkami organu zarządzającego, a tak że inne osoby pełniące najważniejsze funkcje, jeżeli zostały one zidentyfikowane przez instytucje w wyniku analizy ryzyka. Inne osoby pełniące najważniejsze funkcje mogą być dyrektorami znaczących linii biznesowych, oddziałów na terenie Europejskiego Obsza ru Gospodarczego / Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu, jednostek zależnych w państwach trzecich bądź innych komórek wewnętrznych”. Zobacz także wspólne wytyczne ESMA i EUNB w sprawie oceny odpowiedniości członków organu zarządzającego i osób pełniących najważniejsze funkcje.

³⁹ Zgodnie z pkt 22 lit. i) wytycznych EUNB w sprawie zarządzania wewnętrznego zasady takie powinny szczegółowo określać „(i) rolę, skład i zadania każdego z tych komitetów; (ii) odpowiedni przepływ informacji, w tym dokumentacji zaleceń i wniosków, oraz zasad raportowania między każdym komitetem a organem zarządzającym, właściwymi organami i innymi stronami”.

⁴⁰ Zobacz pkt 30 wytycznych EUNB w sprawie zarządzania wewnętrznego .

⁴¹ Zobacz pkt 34 wytycznych EUNB w sprawie zarządzania wewnętrznego .

Zgodnie z art. 46 ust. 4 dyrektywy 2015/849 (dyrektywa w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy) właściwe organy powinny również sprawdzić, czy dokumentacja wniosku przewiduje wyznaczenie członka organu zarządzającego odpowiedzialnego za wdrażanie przep isów ustawowych, wykonawczych i administracyjnych niezbędnych do spełnienia wymogów przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

9.2.2 Ocena odpowiedniości organu zarządzającego i osób pełniących najważniejsze funkcje

Zgodnie z art. 13 ust. 1 aka pit drugi CRD właściwe organy powinny poddawać członków organu zarządzającego instytucji kredytowej ocenie odpowiedniości i odmawiać udzielenia zezwolenia, jeśli członkowie organu zarządzającego nie spełniają wymogów, o których mowa w art. 91 ust. 1 CRD.

W stosownych przypadkach właściwe organy powinny również poddać ocenie odpowiedniości osoby pełniące najważniejsze funkcje, zgodnie z definicją zawartą w wytycznych EUNB w sprawie zarządzania wewnętrznego .

Taka ocena odpowiedniości powinna być przeprowadzan a zgodnie z wytycznymi EUNB i ESMA w sprawie oceny odpowiedniości organu zarządzającego i osób pełniących najważniejsze funkcje .