9.2 Leidinggevend orgaan

De richtsnoeren zijn bedoeld voor alle bestaande bestuursmodellen en niet om een bepaalde structuur te bepleiten. Zij laten de algemene bevoegdheidsverdeling overeenkomstig nationaal vennootschapsrecht onverlet. Zij moeten dan ook ongeacht het gebruikte bestuursmodel (monistisch en/of dualistisch bestuursmodel en/of een ander model) in alle lidstaten worden gevolgd. Het leidinggevend orgaan, als gedefinieerd in artikel 3, lid 1, punten 7 en 8, van Richtlijn 2013/36/EU, moet worden opgevat als een orgaan met een leidinggevende (uitvoerende) en toezichthoudende (niet-uitvoerende) functie³³ .

³³ Lid 8 van de EBA-richtsnoeren inzake interne governance. Zie ook overweging 56 van Richtlijn 2013/36/EU.

De bevoegde autoriteiten moeten de aanvraag onderzoeken, in het bijzonder de statuten of andere gelijkwaardige oprichtingsdocumenten³⁴ en het mandaat van het leidinggevend orgaan³⁵ , en kunnen vaststellen dat de taken en verantwoordelijkheden van het leidinggevend orgaan in de documenten adequaat zijn beschreven, en dat daarin een onderscheid wordt gemaakt tussen de taken van de leidinggevende (uitvoerende) functie en die van de toezichthoudende (niet-uitvoerende) functie. In het verlengde hiervan moeten de bevoegde autoriteiten met name:

• a) nagaan of het leidinggevend orgaan de uiteindelijke en algemene verantwoordelijkheid voor de instelling draagt en de governanceregelingen binnen de instelling opstelt, daar toezicht op houdt en verantwoording over aflegt³⁶ , waarmee doeltreffend en prudent beheer van de instelling wordt gewaarborgd.
• b) kunnen vaststellen dat de aan het leidinggevend orgaan toevertrouwde verantwoordelijkheden³⁷ de vaststelling, goedkeuring en controle van de uitvoering omvatten van a) de algemene bedrijfsstrategie en de voornaamste beleidsmaatregelen van de kredietinstelling; b) de algemene risicostrategie, waaronder de risicobereidheid van de kredietinstelling, haar kader voor risicobeheer en maatregelen om ervoor te zorgen dat het leidinggevend orgaan voldoende tijd besteedt aan risicokwesties en aan de uitoefening van zijn functie; c) een adequaat en effectief kader voor interne governance en interne controle, dat een duidelijke organisatiestructuur en goed functionerende onafhankelijke functies voor interne risicobeheersing, compliance en audit omvat die over voldoende gezag, status en middelen beschikken om hun functies uit te oefenen; d) een adequaat en doeltreffend kader voor interne governance en interne controle, om naleving van de toepasselijke voorschriften te waarborgen, ook in de context van het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme; e) de bedragen, soorten en verdeling van zowel het interne kapitaal als het toetsingsvermogen om de risico’s van de instelling op adequate wijze af te dekken; f) doelstellingen voor het liquiditeitsbeheer van de instelling; g) een beloningsbeleid zoals beschreven in de paragrafen 170 en 171; h) regelingen inzake de individuele en collectieve geschiktheid, samenstelling, doeltreffendheid en opvolgingsplanning van het leidinggevend orgaan; i) een selectie- en geschiktheidsbeoordelingsprocedure voor medewerkers met een sleutelfunctie³⁸ ; j) regelingen die erop gericht zijn de interne werking van elk comité van het leidinggevend orgaan te waarborgen, voor zover er comités zijn ingesteld³⁹ ; k) een risicocultuur die gericht is op het risicobewustzijn en het risicogedrag van de instelling; l) een bedrijfscultuur en bedrijfswaarden die bevorderlijk zijn voor verantwoordelijk en ethisch gedrag, en ook een gedragscode of een soortgelijk instrument omvatten; m) een beleid inzake belangenconflicten op institutioneel en personeelsniveau; en n) regelingen die erop gericht zijn de integriteit van de systemen voor boekhoudkundige en financiële verslaglegging te waarborgen, waaronder financiële en operationele controles en naleving van de wet en relevante normen;
• c) kunnen vaststellen dat in de aanvraag is bepaald dat het leidinggevend orgaan bij de vaststelling, goedkeuring en controle op de uitvoering van de punt b) genoemde taken moet streven naar een duurzaam bedrijfsmodel dat rekening houdt met alle risico’s, waaronder milieu-, sociale en bestuursrisico’s;
• d) kunnen vaststellen dat de relevante aanvraagdocumenten regelingen bevatten die tot doel hebben te waarborgen dat de individuele en collectieve geschiktheidsbeoordelingen van het leidinggevend orgaan doeltreffend worden uitgevoerd, dat de taken en verantwoordelijkheden van de voorzitter duidelijk zijn omschreven, dat de samenstelling en de opvolgingsplanning van het leidinggevend orgaan passend zijn, en dat het leidinggevend orgaan zijn functies doeltreffend zal uitoefenen, een en ander in overeenstemming met de EBA-richtsnoeren inzake interne governance en de EBA-richtsnoeren voor het beoordelen van de geschiktheid;
• e) vaststellen dat het leidinggevend orgaan in zijn uitvoerende functie verantwoordelijk is voor de tenuitvoerlegging van de strategieën die het leidinggevend orgaan heeft vastgesteld, en de tenuitvoerlegging en passendheid van die strategieën regelmatig bespreekt met het leidinggevend orgaan in zijn toezichthoudende functie. Het leidinggevend orgaan moet in zijn uitvoerende functie ook gemachtigd zijn om ontvangen voorstellen, toelichtingen en informatie op constructieve wijze ter discussie te stellen en deze kritisch te onderzoeken wanneer het een oordeel velt en besluiten neemt over de strategie van de instelling⁴⁰ ;
• f) kunnen vaststellen dat tot de taken van het leidinggevend orgaan in zijn toezichthoudende functie behoren, onverminderd de verantwoordelijkheden ingevolge het toepasselijke nationale vennootschapsrecht⁴¹ : a) toezien en controle uitoefenen op de besluitvorming door en maatregelen van het leidinggevend orgaan en het uitoefenen van effectief toezicht op het leidinggevend orgaan in zijn uitvoerende functie, waaronder het toezien op en toetsen van zijn individuele en collectieve prestaties en de uitvoering van de strategie en doelstellingen van de instelling; b) het waarborgen en periodiek beoordelen van de doeltreffendheid van het interne governancekader van de kredietinstelling en het nemen van passende maatregelen om eventuele geconstateerde tekortkomingen te verhelpen; c) erop toezien en monitoren dat de strategische doelstellingen, de organisatiestructuur en de risicostrategie van de kredietinstelling, waaronder haar risicobereidheid en risicobeheersingskader, alsook andere gedragslijnen (bijvoorbeeld beloningsbeleid) en het openbaarmakingskader consistent worden toegepast; d) erop toezien dat de risicocultuur van de kredietinstelling consistent wordt toegepast; e) toezien op de toepassing en handhaving van een gedragscode of effectieve soortgelijke maatregelen om feitelijke en potentiële belangenconflicten te onderkennen, te beheersen en te beperken; f) toezien op de integriteit van de financiële informatie en de verslaglegging en op het interne controlekader, waaronder een doeltreffend en solide risicobeheersingskader; g) waarborgen dat de hoofden van de interne controlefuncties onafhankelijk kunnen handelen en dit ook daadwerkelijk doen, en dat zij, ongeacht de verantwoordelijkheid om aan andere interne organen, bedrijfsactiviteiten of -afdelingen te rapporteren, hun bezorgdheid kunnen uiten en het leidinggevend orgaan in zijn toezichthoudende functie zo nodig rechtstreeks kunnen waarschuwen wanneer ongunstige risico-ontwikkelingen de instelling schaden of mogelijk schaden; en h) het monitoren van de uitvoering van het interne-auditplan, na voorafgaande betrokkenheid van de risico- en auditcomités voor zover deze zijn ingesteld;
• g) nagaan of in de relevante aanvraagdocumenten met betrekking tot de op te richten comités wordt ingegaan op de combinatie, samenstelling, rol en verdeling van taken en plichten tussen gespecialiseerde comités van het leidinggevend orgaan, overeenkomstig de relevante bepalingen van de EBA-richtsnoeren inzake interne governance.

³⁴ Ingediend overeenkomstig de RTS betreffende informatie voor het toekennen van een vergunning.

³⁵ Ingediend overeenkomstig de RTS betreffende informatie voor het toekennen van een vergunning.

³⁶ Lid 19 van de EBA-richtsnoeren inzake interne governance.

³⁷ Zie lid 22 van de EBA-richtsnoeren inzake interne governance.

³⁸ Zoals gedefinieerd in de EBA-richtsnoeren inzake interne governance, wordt onder “medewerker met een sleutelfunctie” verstaan de “persoon die aanzienlijke invloed heeft op het beleid van de instelling, maar die geen lid is van het leidinggevend orgaan en niet de CEO is. Daartoe behoren onder meer de hoofden van interne controlefuncties en de CFO, als die geen lid van het leidinggevend orgaan zijn, en andere medewerkers met een sleutelfunctie, wanneer die door instellingen met behulp van een op risico gebaseerde aanpak zijn aangewezen. Andere medewerkers met een sleutelfunctie kunnen zijn: hoofden van belangrijke bedrijfsonderdelen, van vestigingen in de Europese Economische Ruimte/Europese Vrijhandelsassociatie en van dochterondernemingen in derde landen, en andere interne functies.” Zie ook de gezamenlijk ESMA- en EBA-richtsnoeren voor het beoordelen van de geschiktheid van leden van het leidinggevend orgaan en medewerkers met een sleutelfunctie.

³⁹ Overeenkomstig punt 22, i), van de EBA-richtsnoeren inzake interne governance moet in dergelijke regelingen zijn opgenomen: “i. de rol, samenstelling en taken van elk comité; ii. een passende informatiestroom, met inbegrip van de documentatie van aanbevelingen en conclusies, en rapportagelijnen tussen elk comité en het leidinggevend orgaan, bevoegde autoriteiten en andere partijen”.

⁴⁰ Zie lid 30 van de EBA-richtsnoeren inzake interne governance.

⁴¹ Zie lid 34 van de EBA-richtsnoeren inzake interne governance.

Overeenkomstig artikel 46, lid 4, van Richtlijn 2015/849 (antiwitwasrichtlijn) moeten de bevoegde autoriteiten ook nagaan of de aanvraagdocumenten aangeven wie het lid van het leidinggevend orgaan is dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van de wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen die nodig is om aan de AML/CTF-vereisten te voldoen.

9.2.2 Beoordeling van de geschiktheid van het leidinggevend orgaan en van de medewerkers met een sleutelfunctie

Overeenkomstig artikel 13, lid 1, tweede alinea, van de CRD moeten de bevoegde autoriteiten de leden van het leidinggevend orgaan van de kredietinstelling aan een geschiktheidsbeoordeling onderwerpen, en weigeren zij de vergunning toe te kennen wanneer zij niet aan de in artikel 91, lid 1, van de CRD gestelde eisen voldoen.

Waar van toepassing moeten de bevoegde autoriteiten ook de geschiktheid beoordelen van de medewerkers met een sleutelfunctie, als omschreven in de EBA-richtsnoeren inzake interne governance.

Een dergelijke geschiktheidsbeoordeling moet worden uitgevoerd in overeenstemming met de EBA- en ESMA-richtsnoeren inzake de geschiktheidsbeoordeling van het leidinggevend orgaan en medewerkers met een sleutelfunctie.