10.2 Διοικητικό όργανο

Οι κατευθυντήριες γραμμές έχουν σκοπό να καλύψουν όλες τις υφιστάμενες δομές οργάνωσης του διοικητικού συμβουλίου και δεν προκρίνουν κάποια συγκεκριμένη δομή. Δεν θίγουν τη γενική κατανομή αρμοδιοτήτων σύμφωνα με το εθνικό εταιρικό δίκαιο. Κατά συνέπεια, θα πρέπει να εφαρμόζονται ανεξάρτητα από τη δομή οργάνωσης του συμβουλίου που χρησιμοποιείται (μονιστική και / ή δυαδική δομή συμβουλίου και/ή άλλη δομή) στα διάφορα κράτη μέλη. Το διοικητικό όργανο, όπως ορίζεται στο άρθρο 3 παράγραφος 1 σημεία 7 και 8 της οδηγίας 2013/36/ΕΕ, θα πρέπει να νοείται ότι έχει διοικητικά (εκτελεστικά) και εποπτικά (μη εκτελεστικά) καθήκοντα³³ .

³³ Παράγραφος 8 των κατευθυντήριων γραμμών της ΕΑΤ για την εσωτερική διακυβέρνηση . Βλ. επίσης αιτιολογική σκέψη 56 της οδηγίας 2013/36/ΕΕ.

Οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να εξετάζουν την αίτηση, ιδίως το καταστατικό ή άλλα ισοδύναμα καταστατικά έγγραφα³⁴ και τον κανονισμό λειτουργίας του διοικητικού οργάνου³⁵ , και να βεβαιώνονται ότι τα έγγραφα καλύπτουν επαρκώς τους ρόλους και τις αρμοδιότητες του διοικητικού οργάνου, κάνοντας διάκριση μεταξύ των διοικητικών (εκτελεστικών) καθηκόντων και των εποπτικών (μη εκτελεστικών) καθηκόντων. Βάσει των ανωτέρω, οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει ιδίως:

• (α) να επαληθεύουν ότι το διοικητικό όργανο έχει την τελική και γενική ευθύνη του ιδρύματος και ορίζει, επιβλέπει και λογοδοτεί για την υλοποίηση των ρυθμίσεων διακυβέρνησης εντός του ιδρύματος που διασφαλίζουν την αποτελεσματική και συνετή διοίκηση του ιδρύματος³⁶ ·
• (β) να βεβαιώνονται ότι οι αρμοδιότητες που ανατίθενται στο διοικητικό όργανο³⁷ περιλαμβάνουν τον καθορισμό, την έγκριση και την επίβλεψη της εφαρμογής: α) της συνολικής επιχειρηματικής στρατηγικής και των βασικών πολιτικών του πιστωτικού ιδρύματος· β) της συνολικής στρατηγικής κινδύνου, συμπεριλαμβανομένης της διάθεσης ανάληψης κινδύνων του πιστωτικού ιδρύματος, του πλαισίου διαχείρισης κινδύνων και των μέτρων που διασφαλίζουν ότι το διοικητικό όργανο αφιερώνει επαρκή χρόνο σε θέματα κινδύνων και στην εκτέλεση των καθηκόντων του· γ) επαρκούς και αποτελεσματικού πλαισίου εσωτερικής διακυβέρνησης και εσωτερικού ελέγχου που περιλαμβάνει σαφή οργανωτική δομή και εύρυθμη λειτουργία ανεξάρτητων λειτουργιών διαχείρισης κινδύνων, κανονιστικής συμμόρφωσης και εσωτερικής επιθεώρησης που διαθέτουν επαρκείς εξουσίες, κύρος και πόρους για την εκτέλεση των καθηκόντων τους·
• δ) επαρκούς και αποτελεσματικού πλαισίου εσωτερικής διακυβέρνησης και εσωτερικού ελέγχου, για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τις ισχύουσες απαιτήσεις, μεταξύ άλλων στο πλαίσιο της πρόληψης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας· ε) των ποσών, των κατηγοριών και της κατανομής τόσο του εσωτερικού κεφαλαίου όσο και του εποπτικού κεφαλαίου για την επαρκή κάλυψη των κινδύνων του ιδρύματος· στ) των στόχων για τη διαχείριση της ρευστότητας του ιδρύματος· ζ) της πολιτικής αποδοχών όπως περιγράφεται στις παραγράφους 170 και 171 · η) ρυθμίσεων για την ατομική και συλλογική καταλληλότητα, τη σύνθεση, την αποτελεσματικότητα και τον σχεδιασμό διαδοχής του διοικητικού οργάνου· θ) της διαδικασίας επιλογής και αξιολόγησης της καταλληλότητας για τα πρόσωπα που κατέχουν καίριες θέσεις³⁸ · ι) ρυθμίσεων που αποσκοπούν στη διασφάλιση της εσωτερικής λειτουργίας καθεμίας από τις επιτροπές του διοικητικού οργάνου, εφόσον έχουν συσταθεί³⁹ · ια) μιας νοοτροπίας αντιμετώπισης των κινδύνων που περιλαμβάνει την επίγνωση κινδύνου και τη συμπεριφορά ανάληψης κινδύνων εκ μέρους του ιδρύματος·
• ιβ) μιας εταιρικής νοοτροπίας και εταιρικών αξιών που προάγουν την υπεύθυνη και δεοντολογική συμπεριφορά, συμπεριλαμβανομένου ενός κώδικα δεοντολογίας ή παρόμοιου μέσου· ιγ) πολιτικής σύγκρουσης συμφερόντων σε επίπεδο ιδρύματος και για το προσωπικό και ιδ) των ρυθμίσεων που αποσκοπούν στη διασφάλιση της αρτιότητας των συστημάτων λογιστικής και χρηματοοικονομικής αναφοράς, συμπεριλαμβανομένων των χρηματοοικονομικών και επιχειρησιακών ελέγχων και της συμμόρφωσης με τη νομοθεσία και τα συναφή πρότυπα·
• (γ) να βεβαιώνονται ότι η αίτηση προβλέπει ότι, κατά τον καθορισμό, την έγκριση και την εποπτεία της εκτέλεσης των καθηκόντων που αναφέρονται στο στοιχείο β) ανωτέρω, το διοικητικό όργανο θα πρέπει να στοχεύει στη διασφάλιση ενός βιώσιμου επιχειρηματικού μοντέλου που λαμβάνει υπόψη όλους τους κινδύνους, συμπεριλαμβανομένων των περιβαλλοντικών, των κοινωνικών και των σχετικών με τη διακυβέρνηση κινδύνων·
• (δ) να βεβαιώνονται ότι τα σχετικά έγγραφα της αίτησης προβλέπουν ρυθμίσεις που αποσκοπούν στη διασφάλιση της αποτελεσματικής διενέργειας των αξιολογήσεων της καταλληλότητας του διοικητικού οργάνου σε ατομικό και συλλογικό επίπεδο, ότι οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες του προέδρου είναι σαφώς καθορισμένοι, ότι η σύνθεση και ο σχεδιασμός διαδοχής του διοικητικού οργάνου είναι κατάλληλοι και ότι το διοικητικό όργανο θα ασκεί αποτελεσματικά τα καθήκοντά του, σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ για την εσωτερική διακυβέρνηση και τις κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ για την αξιολόγηση της καταλληλότητας ·
• (ε) να αξιολογούν ότι το διοικητικό όργανο υπό την εκτελεστική του αρμοδιότητα θα είναι υπεύθυνο για την εφαρμογή των στρατηγικών που καθορίζονται από το διοικητικό όργανο και να συζητά ανά τακτά χρονικά διαστήματα την εφαρμογή και την καταλληλότητα των εν λόγω στρατηγικών με το διοικητικό όργανο υπό την εποπτική του αρμοδιότητα. Το διοικητικό όργανο υπό την εκτελεστική του αρμοδιότητα θα πρέπει επίσης να είναι εξουσιοδοτημένο να επανεξετάζει κατά τρόπο εποικοδομητικό και να αξιολογεί με κριτικό πνεύμα τις προτάσεις, τις επεξηγήσεις και την πληροφόρηση που λαμβάνει κατά την άσκηση της κρίσης του και τη λήψη αποφάσεων για τη στρατηγική του ιδρύματος⁴⁰ ·
• (στ) να βεβαιώνονται, με την επιφύλαξη των ευθυνών που ανατίθενται βάσει του ισχύοντος εθνικού εταιρικού δικαίου, ότι τα καθήκοντα του διοικητικού οργάνου υπό την εποπτική του αρμοδιότητα θα πρέπει να περιλαμβάνουν⁴¹ : α) την επίβλεψη και παρακολούθηση της λήψης αποφάσεων και των ενεργειών της διοίκησης και τη διασφάλιση αποτελεσματικής εποπτείας του διοικητικού οργάνου υπό την εκτελεστική του αρμοδιότητα, συμπεριλαμβανομένης της παρακολούθησης και του ελέγχου των επιδόσεών του σε ατομικό και συλλογικό επίπεδο, καθώς και της υλοποίησης της στρατηγικής και των στόχων του ιδρύματος· β) τη διασφάλιση και την περιοδική αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας του πλαισίου εσωτερικής διακυβέρνησης του πιστωτικού ιδρύματος και τη λήψη κατάλληλων μέτρων για την αντιμετώπιση τυχόν ανεπαρκειών που διαπιστώνονται· γ) την επίβλεψη και την παρακολούθηση της συνεπούς υλοποίησης των στρατηγικών στόχων, της οργανωτικής δομής και της στρατηγικής κινδύνου του ιδρύματος, συμπεριλαμβανομένης της διάθεσης ανάληψης κινδύνων και του πλαισίου διαχείρισης κινδύνων του ιδρύματος, καθώς και άλλων πολιτικών (π.χ. πολιτική αποδοχών) και του πλαισίου δημοσιοποίησης· δ) την παρακολούθηση της συνεπούς εφαρμογής της νοοτροπίας αντιμετώπισης των κινδύνων του ιδρύματος· ε) την επίβλεψη της εφαρμογής και της διατήρησης ενός κώδικα δεοντολογίας ή παρόμοιων και αποτελεσματικών πολιτικών για τον εντοπισμό, τη διαχείριση και τον περιορισμό των πραγματικών και των δυνητικών συγκρούσεων συμφερόντων· στ) την επίβλεψη της αρτιότητας της χρηματοοικονομικής πληροφόρησης και αναφοράς, καθώς και του πλαισίου εσωτερικού ελέγχου, συμπεριλαμβανομένου ενός πλαισίου αποτελεσματικής και χρηστής διαχείρισης κινδύνων· ζ) τη διασφάλιση ότι οι επικεφαλής των λειτουργιών του συστήματος εσωτερικού ελέγχου είναι σε θέση να ενεργούν και ενεργούν ανεξάρτητα και, ασχέτως της ευθύνης υποβολής αναφορών σε άλλα εσωτερικά όργανα, επιχειρηματικούς τομείς ή μονάδες, μπορούν να διατυπώνουν προβληματισμούς και να προειδοποιούν απευθείας το διοικητικό όργανο υπό την εποπτική του αρμοδιότητα, εφόσον κρίνεται αναγκαίο, σε περίπτωση που το ίδρυμα επηρεάζεται ή ενδέχεται να επηρεαστεί από δυσμενείς εξελίξεις όσον αφορά τους κινδύνους· και η) την παρακολούθηση της εφαρμογής του σχεδίου εσωτερικής επιθεώρησης, έπειτα από την προκαταρκτική συμμετοχή των επιτροπών κινδύνου και ελέγχου, εφόσον έχουν συσταθεί οι εν λόγω επιτροπές·
• (ζ) να επαληθεύουν ότι τα σχετικά έγγραφα της αίτησης που αφορούν τις επιτροπές που θα συσταθούν περιλαμβάνουν τον συνδυασμό, τη σύνθεση, τον ρόλο και την κατανομή των καθηκόντων και αρμοδιοτήτων μεταξύ των εξειδικευμένων επιτροπών του διοικητικού οργάνου, σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις των κατευθυντήριων γραμμών της ΕΑΤ για την εσωτερική διακυβέρνηση .

³⁴ Υποβάλλονται σύμφωνα με τα ΡΤΠ σχετικά με τις πληροφορίες για τη χορήγηση άδειας λειτουργίας.

³⁵ Υποβάλλονται σύμφωνα με τα ΡΤΠ σχετικά με τις πληροφορίες για τη χορήγηση άδειας λειτουργίας.

³⁶ Παράγραφος 19 των κατευθυντήριων γραμμών της ΕΑΤ για την εσωτερική διακυβέρνηση.

³⁷ Βλ. παράγραφο 22 των κατευθυντήριων γραμμών της ΕΑΤ για την εσωτερική διακυβέρνηση.

³⁸ Όπως ορίζεται στις κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ για την εσωτερική διακυβέρνηση , η έκφραση «πρόσωπα που κατέχουν καίριες θέσεις» σημαίνει «τα πρόσωπα τα οποία ασκούν σημαντική επιρροή στη διοίκηση του ιδρύματος αλλά δεν είναι μέλη του διοικητικού οργάνου ούτε ο διευθύνων σύμβουλος». Στα πρόσωπα αυτά περιλαμβάνονται οι επικεφαλής των λειτουργιών του συστήματος εσωτερικού ελέγχου και ο ανώτερος οικονομικός διευθυντής, εφόσον αυτοί δεν είναι μέλη του διοικητικού οργάνου και, άλλα πρόσωπα που κατέχουν καίριες θέσεις, σε περίπτωση που αυτά προσδιορίζονται από τα ιδρύματα σύμφωνα με μια προσέγγιση βάσει κινδύνου. Άλλα πρόσωπα που κατέχουν καίριες θέσεις μπορούν να περιλαμβάνουν τους επικεφαλής σημαντικών επιχειρηματικών τομέων, υποκαταστημάτων εντός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου / της Ευρωπαϊκής Ζώνης Ελεύθερων Συναλλαγών, θυγατρικών τρίτων χωρών και άλλων εσωτερικών λειτουργιών. Βλ. επίσης τις κοινές κατευθυντήριες γραμμές της ESMA και της ΕΑΤ σχετικά με την αξιολόγηση της καταλληλότητας των μελών του διοικητικού οργάνου και των προσώπων που κατέχουν καίριες θέσεις.

³⁹ Σύμφωνα με την παράγραφο 22 στοιχείο θ) των κατευθυντήριων γραμμών της ΕΑΤ για την εσωτερική διακυβέρνηση , οι ρυθμίσεις αυτές θα πρέπει να αναφέρουν λεπτομερώς «i. τον ρόλο, τη σύνθεση και τα καθήκοντα κάθε επιτροπής· ii. την κατάλληλη ροή πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένων των εγγράφων τεκμηρίωσης των συστάσεων και των συμπερασμάτων, και τις γραμμές αναφοράς μεταξύ κάθε επιτροπής και του διοικητικού οργάνου, των αρμόδιων αρχών και άλλων μερών».

⁴⁰ Βλ. παράγραφο 30 των κατευθυντήριων γραμμών της ΕΑΤ για την εσωτερική διακυβέρνηση.

⁴¹ Βλ. παράγραφο 34 των κατευθυντήριων γραμμών της ΕΑΤ για την εσωτερική διακυβέρνηση.

Σύμφωνα με το άρθρο 46 παράγραφος 4 της οδηγίας 2015/849 (AMLD), οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει επίσης να επαληθεύουν ότι τα έγγραφα της αίτησης προβλέπουν τον προσδιορισμό του μέλους του διοικητικού οργάνου που είναι υπεύθυνο για την εφαρμογή των νομοθετικών, κανονιστικών και διοικητικών διατάξεων, οι οποίες είναι απαραίτητες για τους σκοπούς της συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες/ της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας.

10.2.2 Αξιολόγηση καταλληλότητας του διοικητικού οργάνου και των προσώπων που κατέχουν καίριες θέσεις

Σύμφωνα με το άρθρο 13 παράγραφος 1 δεύτερο εδάφιο της ΟΚΑ , οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να υποβάλλουν τα μέλη του διοικητικού οργάνου του πιστωτικού ιδρύματος σε αξιολόγηση καταλληλότητας και να αρνούνται τη χορήγηση της άδειας λειτουργίας όταν δεν πληρούν τις απαιτήσεις που ορίζονται στο άρθρο 91 παράγραφος 1 της ΟΚΑ.

Οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει επίσης, κατά περίπτωση, να υποβάλλουν σε αξιολόγηση καταλληλότητας τα πρόσωπα που κατέχουν καίριες θέσεις, όπως ορίζεται στις κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ για την εσωτερική διακυβέρνηση .

Μια τέτοια αξιολόγηση καταλληλότητας θα πρέπει να διενεργείται σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ και της ESMA σχετικά με την αξιολόγηση της καταλληλότητας του διοικητικού οργάνου και των προσώπων που κατέχουν καίριες θέσεις .