9.2 Ledningsorgan

Riktlinjerna är avsedda att omfatta alla befintliga ledningsstrukturer, och ingen särskild struktur förespråkas. Riktlinjerna påverkar inte den allmänna fördelningen av befogenheter enligt nationell lagstiftning. De bör följaktligen tillämpas oavsett ledningsstruktur (monistisk och/eller dualistisk ledningsstruktur och/eller annan struktur) i alla medlemsstater. Ledningsorganet, enligt definitionen i artiklarna 3.1.7 och 3.1.8 i direktiv 2013/36/EU, bör förstås som ett organ med ledningsfunktioner (verkställande funktioner) och tillsynsfunktioner (icke verkställande funktioner)³³ .

³³ Punkt 8 i EBA:s riktlinjer för intern styrning. Se även skäl 56 i direktiv 2013/36/EU.

De behöriga myndigheterna bör granska ansökan, särskilt bolagsordningen eller andra likvärdiga konstituerande handlingar³⁴ och ledningsorganets uppdrag³⁵ , och vara förvissad om att handlingarna på ett adekvat sätt redogör för ledningsorganets roller och ansvarsområden, med åtskillnad mellan ledningens funktion (verkställande funktion) och tillsynsfunktionen (icke verkställande funktion). I linje med detta bör de behöriga myndigheterna särskilt

• (a) kontrollera att ledningsorganet har det övergripande ansvaret för institutet samt definierar, övervakar och är ansvarigt för genomförandet av de styrformer inom institutet som ska säkerställa att det leds på ett effektivt och ansvarsfullt sätt³⁶ ,
• (b) vara förvissad om att de ansvarsområden som åläggs ledningsorganet³⁷ omfattar att fastställa, godkänna och övervaka genomförandet av a) kreditinstitutets övergripande affärsstrategi och viktigaste policyer, b) den övergripande riskstrategin, inbegripet kreditinstitutets riskaptit och dess ramverk för riskhantering och åtgärder för att säkerställa att ledningsorganet ägnar risk- och riskhanteringsfrågorna samt sin funktion tillräcklig tid,
• c) ett tillräckligt och effektivt ramverk för intern styrning och intern kontroll som inkluderar en tydlig organisationsstruktur och välfungerande oberoende interna riskhanterings-, efterlevnads- och revisionsfunktioner som har tillräcklig auktoritet och tyngd samt tillräckliga resurser för att fullgöra sina funktioner, d) ett tillräckligt och effektivt ramverk för intern styrning och intern kontroll för att säkerställa uppfyllande av tillämpliga krav, inbegripet avseende förebyggande av penningtvätt och finansiering av terrorism, e) mängden, typerna och fördelningen av både internt kapital och lagstadgat kapital som krävs för att täcka institutets risker, f) mål för institutets likviditetsförvaltning, g) en ersättningspolicy enligt beskrivningen i punkterna 170 och 171, h) mekanismer för att säkerställa individuell och kollektiv lämplighet, sammansättning, effektivitet och efterträdarplanering hos ledningsorganet, i) en process för urval och lämplighetsbedömning av personer med nyckelfunktioner³⁸ , j) mekanismer som syftar till att säkerställa den interna funktionen hos de kommittéer som inrättas under ledningsorganet³⁹ , k) en riskkultur som omfattar institutets riskmedvetenhet och riskbeteende, l) en företagskultur och värderingar som främjar ett ansvarstagande och etiskt beteende, inklusive en uppförandekod eller ett liknande dokument, m) en policy om intressekonflikter på institutnivå och personalnivå, samt n) mekanismer som säkerställer tillförlitligheten hos systemen för redovisning och finansiell rapportering, inbegripet finansiella och operativa kontroller, och efterlevnaden av lagstiftning och relevanta standarder,
• (c) vara förvissad om att det i ansökan förutses att ledningsorganet, vid bedömning, godkännande och övervakning av genomförandet av de uppgifter som avses i led b ovan, bör sträva efter att säkerställa en hållbar affärsmodell som tar hänsyn till alla risker, inbegripet risker avseende miljö, samhällsansvar och bolagsstyrning,
• (d) vara förvissad om att de relevanta ansökningshandlingarna redogör för mekanismer som syftar till att säkerställa att individuella och kollektiva lämplighetsbedömningar av ledningsorganet genomförs på ett effektivt sätt, att ordförandens roller och ansvarsområden är tydligt definierade, att ledningsorganets sammansättning och efterträdarplanering är lämplig och att ledningsorganet kommer att fullgöra sina funktioner på ett effektivt sätt i enlighet med EBA:s riktlinjer för intern styrning och EBA:s riktlinjer för lämplighetsbedömning,
• (e) bedöma att ledningsorganet i sin ledningsfunktion kommer att ansvara för genomförandet av de strategier som ledningsorganet fastställt och regelbundet diskutera strategiernas genomförande och lämplighet med ledningsorganet i dess tillsynsfunktion. Ledningsorganet i sin ledningsfunktion bör också ha befogenhet att på ett konstruktivt sätt ifrågasätta och kritiskt granska förslag, förklaringar och information som tas emot när ledningsorganet utövar sitt omdöme och fattar beslut om institutets strategi⁴⁰ ,
• (f) vara förvissad om att, utan att det påverkar tilldelade ansvarsområden enligt gällande nationell bolagsrätt, ledningsorganets uppgifter inom ramen för dess tillsynsfunktion bör inbegripa att⁴¹ a) ha uppsikt över och övervaka ledningens beslut och åtgärder och bedriva en effektiv tillsyn av ledningsorganet i dess ledningsfunktion, inbegripet att övervaka och granska såväl dess prestationer på individuell och kollektiv basis som genomförandet av institutets strategi och mål, b) säkerställa och regelbundet utvärdera effektiviteten hos institutets ramverk för intern styrning och vidta lämpliga åtgärder för att avhjälpa eventuella brister, c) ha uppsikt över och övervaka att institutets strategiska mål, organisationsstruktur och riskstrategi, inbegripet dess riskaptit och ramverk för riskhantering, såväl som andra policyer (exempelvis ersättningspolicy) och ramverket för offentliggörande av upplysningar genomförs på ett konsekvent sätt, d) övervaka att institutets riskkultur genomförs på ett konsekvent sätt, e) ha uppsikt över införandet och upprätthållandet av en uppförandekod eller liknande effektiva policyer som syftar till att upptäcka, hantera och minska intressekonflikter, f) ha uppsikt över den finansiella informationens och den finansiella rapporteringens tillförlitlighet samt över ramverket för intern kontroll, inbegripet ett ramverk för effektiv och sund riskhantering, g) säkerställa att cheferna för interna kontrollfunktioner kan agera självständigt och, oaktat ansvaret att rapportera till andra interna organ, affärsområden eller enheter, ge uttryck för oro och varna ledningsorganet i dess tillsynsfunktion direkt när så krävs vid en ogynnsam riskutveckling som påverkar eller kan påverka institutet, samt h) övervaka genomförandet av planen för internrevision, efter det att risk- och revisionskommittéerna, i de fall där sådana inrättats, först har involverats,
• (g) kontrollera att de relevanta ansökningshandlingarna för de kommittéer som kommer att inrättas omfattar deras kombination, sammansättning, roll och fördelning av ansvarsområden och uppgifter mellan specialiserade kommittéer i ledningsorganet, i enlighet med de relevanta bestämmelserna i EBA:s riktlinjer för intern styrning.

³⁴ Lämnas in i enlighet med de tekniska tillsynsstandarderna om information för auktorisation.

³⁵ Lämnas in i enlighet med de tekniska tillsynsstandarderna om information för auktorisation.

³⁶ Punkt 19 i EBA:s riktlinjer för intern styrning.

³⁷ Se punkt 22 i EBA:s riktlinjer för intern styrning.

³⁸ Enligt definitionen i EBA:s riktlinjer för intern styrning avser begreppet person med nyckelfunktion ”personer som har ett betydande inflytande över institutets inriktning, men som varken är ledamöter i ledningsorganet eller vd. Här ingår chefer för interna kontrollfunktioner och finansdirektörer, om dessa inte ingår i ledningsorganet, samt andra personer som innehar nyckelfunktioner när sådana identifieras på riskbasis av instituten. Sådana andra personer som innehar nyckelfunktioner kan vara chefer för viktiga affärsområden, för filialer i EES-/Eftaområdet eller för dotterföretag i tredjeländer, alternativt innehavare av andra interna funktioner”. Se även Esmas och EBA:s gemensamma riktlinjer för lämplighetsbedömningar av ledamöter i ledningsorgan och ledande befattningshavare.

³⁹ Enligt punkt 22 i i EBA:s riktlinjer för intern styrning ska sådana mekanismer inbegripa redogörelser för ”i. varje kommittés roll, sammansättning och uppgifter, ii. ett lämpligt informationsflöde, inbegripet dokumentationen av rekommendationer och slutsatser och rapporteringsvägarna mellan var och en av kommittéerna och ledningsorganet, behöriga myndigheter och andra parter”.

⁴⁰ Se punkt 30 i EBA:s riktlinjer för intern styrning.

⁴¹ Se punkt 34 i EBA:s riktlinjer för intern styrning.

I enlighet med artikel 46.4 i direktiv 2015/849 (penningtvättsdirektivet) bör de behöriga myndigheterna också kontrollera att ansökningshandlingarna innehåller uppgifter om den ledamot i ledningsorganet som ska ansvara för genomförandet av de lagar och andra författningar som är nödvändiga för att uppfylla kraven på bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism.

9.2.2 Lämplighetsbedömning av ledningsorganet och nyckelfunktionsinnehavarna

I enlighet med artikel 13.1 andra stycket i kapitalkravsdirektivet ska de behöriga myndigheterna låta ledamöterna i kreditinstitutets ledningsorgan genomgå en lämplighetsbedömning och neka auktorisation om de inte uppfyller kraven i artikel 91.1 i kapitalkravsdirektivet.

I tillämpliga fall bör de behöriga myndigheterna också göra en lämplighetsbedömning av personer som innehar nyckelfunktioner, enligt definitionen i EBA:s riktlinjer för intern styrning.

En sådan lämplighetsbedömning bör utföras i enlighet med EBA:s och Esmas riktlinjer för lämplighetsbedömningar av ledamöter i ledningsorgan och ledande befattningshavare.